06:45
TED@State Street Boston

David Grady: How to save the world (or at least yourself) from bad meetings

David Grady: Jak zachránit svět (nebo přinejmenším sebe) před špatně vedenými poradami

Filmed:

Epidemie špatných, neefektivních porad, se spoustou účastníků, sužuje společnosti všude na světě a způsobuje, že se zaměstnanci kvůli ztracenému času cítí mizerně. David Grady má pár nápadů, jak to zastavit.

- Information security manager
David Grady is on a crusade to help you take back your calendar. Full bio

Představte si tu situaci:
Je pondělní ráno,
00:13
Picture this:
00:14
It's Monday morning,
jste v kanceláři,
chystáte se strávit den v práci,
00:15
you're at the office,
00:16
you're settling in for the day at work,
00:18
and this guy that you sort of
recognize from down the hall,
a člověk, se kterým jste se
letmo potkali dole v hale,
vkráčí přímo do vaší kóje
a ukradne vám vaši židli.
00:21
walks right into your cubicle
00:23
and he steals your chair.
00:24
Doesn't say a word —
Neřekne ani slovo ‒
prostě s ní odjede.
00:25
just rolls away with it.
00:27
Doesn't give you any information
about why he took your chair
Nezmíní se ani slovem o tom,
proč si z těch všech židlí kolem
00:29
out of all the other chairs
that are out there.
vybral zrovna tu vaši.
Vůbec si nepřipouští,
že byste tu židli mohli potřebovat,
00:31
Doesn't acknowledge the fact
that you might need your chair
00:34
to get some work done today.
abyste dnes odvedli nějakou práci.
00:35
You wouldn't stand for
it. You'd make a stink.
Nestrpěli byste to.
Ztropili byste povyk.
00:37
You'd follow that guy
back to his cubicle
Šli byste za ním do jeho kóje
00:39
and you'd say, "Why my chair?"
a zeptali se: „Proč zrovna moji židli?“
OK, takže teď je úterý ráno
a vy jste v kanceláři
00:43
Okay, so now it's Tuesday morning
and you're at the office,
a v kalendáři vám vyskočí
pozvánka na poradu.
00:47
and a meeting invitation pops
up in your calendar.
(Smích)
00:50
(Laughter)
00:51
And it's from this woman who you
kind of know from down the hall,
A je od ženy, kterou
znáte od vidění z haly
00:54
and the subject line references some
project that you heard a little bit about.
a předmět se týká projektu,
o kterém jste trochu slyšeli.
Ale není tam program.
00:58
But there's no agenda.
01:00
There's no information about why
you were invited to the meeting.
A žádná informace o tom,
proč jste pozváni na poradu.
01:03
And yet you accept the
meeting invitation, and you go.
A přesto pozvánku přijímáte
a na poradu jdete.
A když je tento vysoce
neproduktivní sedánek za vámi,
01:07
And when this highly
unproductive session is over,
01:10
you go back to your desk,
vracíte se ke svému stolu,
stojíte tam a říkáte si:
01:12
and you stand at your
desk and you say,
01:14
"Boy, I wish I had those two hours back,
„Kéž bych tak měl ty dvě hodiny zpátky,
a kéž bych měl zpátky svou židli.“
01:16
like I wish I had my chair back."
(Smích)
01:18
(Laughter)
01:20
Every day, we allow our coworkers,
Každý den dovolujeme
svým spolupracovníkům,
01:22
who are otherwise very,
very nice people,
kteří jsou jinak velmi příjemnými lidmi,
aby nás okrádali.
01:24
to steal from us.
01:26
And I'm talking about something far
more valuable than office furniture.
Hovořím o něčem daleko cennějším,
než je kancelářský nábytek.
Hovořím o čase. Vašem čase.
01:30
I'm talking about time. Your time.
01:33
In fact, I believe that
Vlastně si myslím,
že jsme uprostřed globální epidemie
01:36
we are in the middle
of a global epidemic
01:38
of a terrible new illness
known as MAS:
nové příšerné nemoci, známé jako MAS:
(Mindless Accept Syndrome)
Syndrom bezmyšlenkovitého přijímání.
01:43
Mindless Accept Syndrome.
01:46
(Laughter)
(Smích)
Prvotním symptomem nemoci
01:48
The primary symptom of
Mindless Accept Syndrome
je přijímání pozvánek na porady
ve chvíli, kdy vám vyskočí v kalendáři.
01:50
is just accepting a meeting invitation
the minute it pops up in your calendar.
(Smích)
01:54
(Laughter)
Je to mimovolný reflex ‒ ding, klik, bang ‒
a je to ve vašem kalendáři:
01:55
It's an involuntary reflex — ding,
click, bing — it's in your calendar,
„Musím jít, už jdu pozdě na poradu.“
01:59
"Gotta go, I'm already late
for a meeting." (Laughter)
(Smích)
02:02
Meetings are important, right?
Porady jsou důležité, že?
A spolupráce je klíčem
k úspěchu každého podniku.
02:05
And collaboration is key to
the success of any enterprise.
A dobře vedená porada může přinést
opravdu pozitivní, praktické výsledky.
02:08
And a well-run meeting can yield
really positive, actionable results.
Ale mezi globalizací
02:11
But between globalization
a všudypřítomnými
informačními technologiemi
02:13
and pervasive information technology,
02:15
the way that we work
se způsob, jakým pracujeme,
02:17
has really changed dramatically
over the last few years.
za posledních pár let
opravdu dramaticky změnil.
02:20
And we're miserable. (Laughter)
A my jsme na tom bídně.
(Smích)
02:23
And we're miserable not because the
other guy can't run a good meeting,
A nejsme na tom mizerně proto,
že někdo jiný neumí vést poradu,
ale kvůli MAS, kvůli vlastnímu
Syndromu bezmyšlenkovitého přijímání,
02:27
it's because of MAS, our
Mindless Accept Syndrome,
02:30
which is a self-inflicted wound.
kterým se sami poškozujeme.
Vlastně mám důkazy o tom,
že MAS je globální epidemií.
02:33
Actually, I have evidence to prove
that MAS is a global epidemic.
02:39
Let me tell you why.
Dovolte mi, abych to vysvětlil.
02:40
A couple of years ago, I put a video
on Youtube, and in the video,
Před pár lety jsem dal na Youtube video
a v tom videu jsem přehrál nejhrůznější
konferenční hovor, který byste kdy zažili.
02:45
I acted out every terrible
conference call you've ever been on.
02:48
It goes on for about five minutes,
Trvá tak pět minut
02:49
and it has all the things that we
hate about really bad meetings.
a je charakteristický vším tím, co na
opravdu špatných poradách nenávidíte.
02:53
There's the moderator who has
no idea how to run the meeting.
Je tam moderátor, který nemá
ani páru o tom, jak vést poradu.
02:56
There are the participants who
have no idea why they're there.
Někteří účastníci vůbec
netuší, proč tam jsou.
02:58
The whole thing kind of collapses
into this collaborative train wreck.
Celé se to tak nějak sesypalo v chaos,
na kterém se všichni podílí.
A každý odchází velmi naštvaný.
03:02
And everybody leaves very angry.
Je to trochu legrační.
03:05
It's kind of funny.
(Smích)
03:06
(Laughter)
03:08
Let's take a quick look.
Koukněme se na kousek.
(Video) Naším cílem je dnes dosáhnout
shody ohledně důležitého návrhu.
03:10
(Video) Our goal today is to come to an
agreement on a very important proposal.
Potřebujeme se kolektivně
rozhodnout, jestli ‒
03:14
As a group, we need to decide if —
03:16
bloop bloop —
blop blop ‒
(Smích)
03:19
Hi, who just joined?
Ahoj, kdo se to připojil?
(Smích)
03:22
Hi, it's Joe. I'm working from home today.
Ahoj, tady je Joe. Dneska dělám z domu.
03:25
(Laughter)
(Smích)
03:27
Hi, Joe. Thanks for
joining us today, great.
Ahoj, Joe. Díky, že ses k nám
dnes přidal, skvělé.
03:30
I was just saying, we have a lot of people
on the call we'd like to get through,
Právě jsem říkal, že bychom se rádi
spojili se spoustou lidí po telefonu,
03:33
so let's skip the roll call
takže přeskočme prezenci
a já se do toho hned pustím. (Smích)
03:35
and I'm gonna dive right in.
03:37
Our goal today is to come to an
agreement on a very important proposal.
Dnes je naším cílem se dohodnout
na velmi důležitém návrhu.
Potřebujeme se kolektivně
rozhodnout, zda ‒
03:41
As a group, we need to decide if —
blop blop ‒
(Smích)
03:44
bloop bloop —
03:45
(Laughter)
03:47
Hi, who just joined?
Ahoj, kdo se připojil?
03:49
No? I thought I heard a beep. (Laughter)
Ne? Myslel jsem, že slyším zvonění.
(Smích)
Neznělo vám to povědomě?
03:53
Sound familiar?
Jo, mně to taky zní povědomě.
03:55
Yeah, it sounds familiar
to me, too.
Po pár týdnech, co jsem ho dal na web,
03:57
A couple of weeks after I put that online,
vidělo toto video půl milionu lidí
03:59
500,000 people in dozens of countries,
ze spousty zemí, opravdu spousty zemí.
04:02
I mean dozens of countries,
04:04
watched this video.
I teď po třech letech má to video
stále tisíce shlédnutí každý měsíc.
04:05
And three years later, it's still getting
thousands of views every month.
Blíží se to milionu.
04:08
It's close to about a million right now.
A některé z největších firem světa,
04:10
And in fact, some of the biggest
companies in the world,
04:12
companies that you've
heard of but I won't name,
znáte je, ale nebudu jmenovat,
04:14
have asked for my permission to use
this video in their new-hire training
mně vlastně požádaly o svolení používat ho
při školení svých nových zaměstnanců,
aby je naučily, jak se u nich
nemají vést porady.
04:18
to teach their new employees how
not to run a meeting at their company.
04:22
And if the numbers —
A pokud ta čísla ‒
viděli ho miliony lidí a používají
ho všechny tyhle společnosti ‒
04:24
there are a million views and it's
being used by all these companies —
04:26
aren't enough proof that we have
a global problem with meetings,
nejsou dostatečným důkazem toho,
že máme globální problém s poradami,
04:30
there are the many, many thousands
jsou tu ještě tisíce komentářů
zaslaných po zveřejnění videa on-line.
04:31
of comments posted online
04:33
after the video went up.
04:35
Thousands of people wrote things like,
Tisíce lidí třeba napsaly:
04:37
"OMG, that was my day today!"
„Ježíši, to bylo jako dneska!“
„To zažívám každý den!“
04:39
"That was my day every day!"
„Tohle je můj život.“
04:41
"This is my life."
04:42
One guy wrote,
Jeden člověk napsal:
04:43
"It's funny because it's true.
„Je to legrační, protože to je pravda.
Děsivá, smutná, depresivní pravda.
04:45
Eerily, sadly, depressingly true.
04:46
It made me laugh until I cried.
Rozesmálo mě to až k slzám.
A řval jsem u toho smíchy pořád dokola.“
04:48
And cried. And I cried some more."
(Smích)
04:51
(Laughter)
04:53
This poor guy said,
Tenhle nebohý chlapík řekl:
04:54
"My daily life until
retirement or death, sigh."
„Můj každodenní chleba
až do důchodu anebo smrti, ach jo.“
04:59
These are real quotes
Toto jsou reálné citace
a je to skutečně smutné.
05:01
and it's real sad.
05:02
A common theme running through
all of these comments online
Společným tématem všech těchto komentářů
05:05
is this fundamental belief
that we are powerless
je základní domněka, že nemůžeme dělat
nic jiného než chodit na porady
05:08
to do anything other
than go to meetings
a přetrpět mizerně vedené porady,
05:10
and suffer through these
poorly run meetings
abychom přežili do dalšího dne.
05:12
and live to meet another day.
Pravdou ale je, že nejsme vůbec bezmocní.
05:14
But the truth is, we're
not powerless at all.
Lék na MAS je přímo ve vašich rukou.
05:17
In fact, the cure for MAS
is right here in our hands.
05:20
It's right at our fingertips, literally.
Doslova na konečcích prstů.
Říkám tomu „!No MAS!“
05:22
It's something that I call ¡No MAS!
(Smích)
05:26
(Laughter)
05:28
Which, if I remember my
high school Spanish,
Což, pokud si pamatuji
svou středoškolskou španělštinu,
05:30
means something like,
"Enough already, make it stop!"
znamená něco jako
„Už dost, zastavte to!“
05:33
Here's how No MAS
works. It's very simple.
No MAS funguje následovně.
Je to velmi jednoduché.
05:36
First of all, the next time you
get a meeting invitation
Především, až příště dostanete pozvánku,
která neobsahuje dost informací,
05:39
that doesn't have a lot
of information in it at all,
05:42
click the tentative button!
klikněte na tlačítko „nezávazně ano“!
05:44
It's okay, you're allowed,
that's why it's there.
Je to OK, je to dovolené, proto to tam je.
05:46
It's right next to the accept button.
Je hned vedle tlačítka „přijímám“.
05:48
Or the maybe button, or whatever button
is there for you not to accept immediately.
Nebo stiskněte „možná“ nebo jakékoli
tlačítko, kterým pozvánku hned nepřijmete.
05:51
Then, get in touch with the person
who asked you to the meeting.
Pak kontaktujte člověka,
který vás na poradu pozval.
05:55
Tell them you're very excited
to support their work,
Řekněte mu, že ho při práci
velmi rádi podpoříte,
05:58
ask them what the goal
of the meeting is,
zeptejte se, co je cílem porady
06:00
and tell them you're interested in learning
how you can help them achieve their goal.
a dále mu řekněte, že vás zajímá,
jak mu můžete pomoci dosáhnout cíle.
Pokud to takhle budeme dělat dost často
06:03
And if we do this often enough,
a pokud to uděláme zdvořile,
06:05
and we do it respectfully,
06:07
people might start to be
a little bit more thoughtful
lidé se možná začnou víc zamýšlet nad tím,
06:09
about the way they put together
meeting invitations.
koho na porady pozvou.
A vy se můžete více rozmýšlet,
jestli pozvánku přijmete.
06:11
And you can make more thoughtful
decisions about accepting it.
Lidé možná skutečně začnou zasílat
programy porad. Představte si to!
06:14
People might actually start
sending out agendas. Imagine!
Nebo možná nebudou pořádat konferenční
hovor s 12 lidmi kvůli zjišťování stavu,
06:17
Or they might not have a conference call
with 12 people to talk about a status
když mohou rychleji poslat e-mail
a mít to hotovo.
06:21
when they could just do a quick
email and get it done with.
Lidé se možná prostě začnou chovat jinak
díky tomu, že se jinak začnete chovat vy.
06:24
People just might start to change their
behavior because you changed yours.
06:29
And they just might bring
your chair back, too. (Laughter)
A taky vám možná vrátí vaši židli.
(Smích)
06:33
No MAS!
No MAS!
06:34
Thank you.
Děkuji
(Potlesk)
06:35
(Applause).
Translated by Katerina Jaburkova
Reviewed by Vladimír Harašta

▲Back to top

About the Speaker:

David Grady - Information security manager
David Grady is on a crusade to help you take back your calendar.

Why you should listen

David Grady is an information security manager who believes that strong communication skills are
a necessity in today’s global economy. He has been a print journalist, a “PR guy” and a website producer, and has ghostwritten speeches and magazine articles for Fortune 500 company executives. A mid-life career change brought him into the world of information risk management, where every day he uses his communications experience to transform complex problems into understandable challenges.

More profile about the speaker
David Grady | Speaker | TED.com