06:45
TED@State Street Boston

David Grady: How to save the world (or at least yourself) from bad meetings

David Grady: Cómo salvar el mundo (o al menos a ti mismo) de reuniones malas

Filmed:

Una epidemia de reuniones malas, ineficientes y abarrotadas está azotando los negocios del mundo y sumiendo en la desgracia a los trabajadores. David Grady tiene algunas ideas para acabar con eso.

- Information security manager
David Grady is on a crusade to help you take back your calendar. Full bio

Imaginen esto:
00:13
Picture this:
Es lunes por la mañana,
00:14
It's Monday morning,
y estás en la oficina,
00:15
you're at the office,
preparándote para el día de trabajo,
00:16
you're settling in for the day at work,
00:18
and this guy that you sort of
recognize from down the hall,
y este tipo que reconoces
más o menos del pasillo,
llega a tu cubículo
00:21
walks right into your cubicle
y te roba la silla.
00:23
and he steals your chair.
No dice una palabra,
00:24
Doesn't say a word —
solo se la lleva.
00:25
just rolls away with it.
No te da ninguna explicación
para llevarse tu silla
00:27
Doesn't give you any information
about why he took your chair
de entre tantas otras sillas
que están por allí.
00:29
out of all the other chairs
that are out there.
00:31
Doesn't acknowledge the fact
that you might need your chair
No reconoce que quizás necesites tu silla
para hacer tu trabajo hoy.
00:34
to get some work done today.
Tú no lo tolerarías.
Armarías un alboroto.
00:35
You wouldn't stand for
it. You'd make a stink.
Seguirías el tipo hasta su cubículo
00:37
You'd follow that guy
back to his cubicle
y le dirías:
"¿Por qué mi silla?"
00:39
and you'd say, "Why my chair?"
Bien, ahora es martes por la mañana
y estás en la oficina,
00:43
Okay, so now it's Tuesday morning
and you're at the office,
y una invitación a una reunión
surge en tu calendario.
00:47
and a meeting invitation pops
up in your calendar.
(Risas)
00:50
(Laughter)
Y es de esta mujer que conoces
más o menos del pasillo,
00:51
And it's from this woman who you
kind of know from down the hall,
y la línea de asunto hace referencia
00:54
and the subject line references some
project that you heard a little bit about.
a algún proyecto de que ya oíste algo.
00:58
But there's no agenda.
Pero no hay cualquier programa.
01:00
There's no information about why
you were invited to the meeting.
No hay explicación de por qué
fuiste invitado para la reunión.
01:03
And yet you accept the
meeting invitation, and you go.
Y sin embargo aceptas
la invitación y vas.
Y cuando acaba esa sesión
altamente improductiva,
01:07
And when this highly
unproductive session is over,
regresas a tu mesa,
01:10
you go back to your desk,
te quedas en tu mesa y dices:
01:12
and you stand at your
desk and you say,
"Chico, ojalá volviera
a recuperar esas dos horas.
01:14
"Boy, I wish I had those two hours back,
así como mi silla."
01:16
like I wish I had my chair back."
01:18
(Laughter)
(Risas)
Todos los días, les permitimos
a nuestros compañeros,
01:20
Every day, we allow our coworkers,
que por lo demás son
muy buenas personas,
01:22
who are otherwise very,
very nice people,
que nos roben.
01:24
to steal from us.
Y me refiero a algo mucho más valioso
01:26
And I'm talking about something far
more valuable than office furniture.
que el mobiliario de oficina.
01:30
I'm talking about time. Your time.
Estoy hablando de tiempo.
Tu tiempo.
En efecto, creo que estemos
en medio a una epidemia global
01:33
In fact, I believe that
01:36
we are in the middle
of a global epidemic
de una nueva enfermedad
terrible llamada SAI [MAS]:
01:38
of a terrible new illness
known as MAS:
[Mindless Accept Syndrome].
Síndrome de la Aceptación Insensata
01:43
Mindless Accept Syndrome.
01:46
(Laughter)
(Risas)
Los síntomas básicos del
Síndrome de la Aceptación Insensata
01:48
The primary symptom of
Mindless Accept Syndrome
es aceptar inmediatamente invitaciones
01:50
is just accepting a meeting invitation
the minute it pops up in your calendar.
tan pronto surjan en tu calendario.
01:54
(Laughter)
(Risas)
Es un reflejo involuntario;
ding, clic, bing; está en tu calendario,
01:55
It's an involuntary reflex — ding,
click, bing — it's in your calendar,
"Ya me tengo que ir,
me retraso para una reunión." (Risas)
01:59
"Gotta go, I'm already late
for a meeting." (Laughter)
Las reuniones son importantes,
¿verdad?
02:02
Meetings are important, right?
Y la colaboración es clave
para el éxito de una empresa.
02:05
And collaboration is key to
the success of any enterprise.
Una reunión bien organizada
02:08
And a well-run meeting can yield
really positive, actionable results.
puede rendir resultados
positivos y aplicables.
02:11
But between globalization
Pero en medio de la globalización
02:13
and pervasive information technology,
e informática omnipresente,
la manera como trabajamos
02:15
the way that we work
se cambió dramáticamente
en los últimos años.
02:17
has really changed dramatically
over the last few years.
Y somos desgraciados.
(Risas)
02:20
And we're miserable. (Laughter)
Somos desgraciados no porque
02:23
And we're miserable not because the
other guy can't run a good meeting,
los otros no saben
hacer una buena reunión,
02:27
it's because of MAS, our
Mindless Accept Syndrome,
sino debido al SAI, nuestro
Síndrome de Aceptación Insensata,
02:30
which is a self-inflicted wound.
que es una herida autoinfligida.
02:33
Actually, I have evidence to prove
that MAS is a global epidemic.
En verdad, puedo evidenciar
que el SAI es una epidemia global.
Ya les digo por qué.
02:39
Let me tell you why.
Hace algunos años, yo subí
un vídeo en Youtube,
02:40
A couple of years ago, I put a video
on Youtube, and in the video,
y en el vídeo representé
todas las llamadas
02:45
I acted out every terrible
conference call you've ever been on.
terribles que suceden en conferencias.
Sigue así unos cinco minutos,
02:48
It goes on for about five minutes,
02:49
and it has all the things that we
hate about really bad meetings.
y contiene todo lo que detestamos
de malas reuniones.
Hay el moderador que no tiene idea
02:53
There's the moderator who has
no idea how to run the meeting.
de cómo moderar una reunión.
02:56
There are the participants who
have no idea why they're there.
Están los participantes que no tienen idea
de por qué están allí.
02:58
The whole thing kind of collapses
into this collaborative train wreck.
Todo se da, en cierto modo,
como un descarrilamiento colaborativo.
03:02
And everybody leaves very angry.
Y todos se van enfadados.
Es un poco gracioso.
03:05
It's kind of funny.
(Risas)
03:06
(Laughter)
Echemos un rápido vistazo.
03:08
Let's take a quick look.
(Vídeo) Nuestra meta hoy es llegar
03:10
(Video) Our goal today is to come to an
agreement on a very important proposal.
a un acuerdo en una
importantísima propuesta.
Como grupo debemos decidir...
03:14
As a group, we need to decide if —
blup blup...
03:16
bloop bloop —
Hola, ¿quién se conectó?
03:19
Hi, who just joined?
Hola, soy Joe. Estoy
trabajando desde casa hoy.
03:22
Hi, it's Joe. I'm working from home today.
(Risas)
03:25
(Laughter)
Hola, Joe. Gracias
por acompañarnos aquí, genial.
03:27
Hi, Joe. Thanks for
joining us today, great.
Decía, tenemos mucha gente
convocada,
03:30
I was just saying, we have a lot of people
on the call we'd like to get through,
omitamos así pasar lista
03:33
so let's skip the roll call
03:35
and I'm gonna dive right in.
y ya voy a comenzar.
Nuestra meta hoy es llegar a un acuerdo
03:37
Our goal today is to come to an
agreement on a very important proposal.
en una propuesta importantísima.
03:41
As a group, we need to decide if —
Como grupo debemos decidir si...
blup, blup...
03:44
bloop bloop —
(Risas)
03:45
(Laughter)
Hola, ¿quién se conectó?
03:47
Hi, who just joined?
¿Nadie? Me pareció haber oído un bip.
(Risas)
03:49
No? I thought I heard a beep. (Laughter)
¿Les suena familiar?
03:53
Sound familiar?
Sí, a mí me suena familiar también.
03:55
Yeah, it sounds familiar
to me, too.
Unas semanas tras haber subido el vídeo,
03:57
A couple of weeks after I put that online,
03:59
500,000 people in dozens of countries,
500 mil personas de docenas de países,
sí, de docenas de países,
04:02
I mean dozens of countries,
04:04
watched this video.
vieron el vídeo.
Y tres años después, aún se ve
cientos de veces al mes.
04:05
And three years later, it's still getting
thousands of views every month.
Está llegando a un millón
ahora mismo.
04:08
It's close to about a million right now.
Y algunas de las mayores
empresas del mundo,
04:10
And in fact, some of the biggest
companies in the world,
empresas que Uds. conocen
pero no las nombraré,
04:12
companies that you've
heard of but I won't name,
04:14
have asked for my permission to use
this video in their new-hire training
me pidieron permiso
para usar este vídeo como formación
de nuevos trabajadores
04:18
to teach their new employees how
not to run a meeting at their company.
para enseñarles cómo no conducir
una reunión en la empresa.
Y si los números...
04:22
And if the numbers —
—un millón de visualizaciones
y todas esas empresas—
04:24
there are a million views and it's
being used by all these companies —
no son prueba suficiente
04:26
aren't enough proof that we have
a global problem with meetings,
de que reuniones son un problema global,
04:30
there are the many, many thousands
hay aún muchos miles
de comentarios publicados en línea
04:31
of comments posted online
después de que el vídeo
hubiese sido publicado.
04:33
after the video went up.
Miles de personas escribieron cosas como:
04:35
Thousands of people wrote things like,
"Dios mío ¡mi día hoy fue lo mismo!"
04:37
"OMG, that was my day today!"
"¡Era igual todos los días!"
04:39
"That was my day every day!"
"Es mi vida."
04:41
"This is my life."
Un tipo escribió:
"Es gracioso porque es verdad.
04:42
One guy wrote,
04:43
"It's funny because it's true.
04:45
Eerily, sadly, depressingly true.
La verdad inquietante,
triste y deprimente.
04:46
It made me laugh until I cried.
Me hizo reír hasta llorar.
Y lloré. Y lloré un poco más."
04:48
And cried. And I cried some more."
(Risas)
04:51
(Laughter)
Este pobre hombre dijo:
04:53
This poor guy said,
04:54
"My daily life until
retirement or death, sigh."
"Mi vida diaria hasta la jubilación
o la muerte. Suspiro."
Son citas reales y es muy triste.
04:59
These are real quotes
05:01
and it's real sad.
Un tema común que surge
en todos esos comentarios en línea
05:02
A common theme running through
all of these comments online
es esta creencia fundamental
en nuestra impotencia
05:05
is this fundamental belief
that we are powerless
para cualquiera otra cosa
que no sea ir a reuniones
05:08
to do anything other
than go to meetings
05:10
and suffer through these
poorly run meetings
y sufrir con estas reuniones
mal conducidas
05:12
and live to meet another day.
y vivir para cumplir un día más.
Pero la verdad es que no somos
de manera alguna impotentes.
05:14
But the truth is, we're
not powerless at all.
De hecho, el remedio del SAI
está en nuestras manos.
05:17
In fact, the cure for MAS
is right here in our hands.
Literalmente al alcance de nuestras manos.
05:20
It's right at our fingertips, literally.
05:22
It's something that I call ¡No MAS!
Es algo que llamo ¡No SAI!
[No MAS]
(Risas)
05:26
(Laughter)
Que si no recuerdo mal
a mi profesora de español,
05:28
Which, if I remember my
high school Spanish,
significa algo como:
[No MAS] "¡Basta, ya!"
05:30
means something like,
"Enough already, make it stop!"
Como funciona el No MAS SAI .
Es muy simple.
05:33
Here's how No MAS
works. It's very simple.
Primero, la próxima vez que Uds.
reciban una invitación
05:36
First of all, the next time you
get a meeting invitation
sin mucha información en sí,
05:39
that doesn't have a lot
of information in it at all,
hagan clic en el botón
de provisional.
05:42
click the tentative button!
Está bien, pueden hacerlo,
por eso está allá.
05:44
It's okay, you're allowed,
that's why it's there.
Está al lado del botón de Aceptar.
05:46
It's right next to the accept button.
Es el botón Quizás
o cualquier botón
05:48
Or the maybe button, or whatever button
is there for you not to accept immediately.
existente para no aceptar
inmediatamente.
05:51
Then, get in touch with the person
who asked you to the meeting.
Después, pónganse en contacto
con quien les invitó a la reunión.
05:55
Tell them you're very excited
to support their work,
Díganle de su entusiasmo
para respaldar su trabajo,
05:58
ask them what the goal
of the meeting is,
pregúntenle cuál es
el objetivo de la reunión,
06:00
and tell them you're interested in learning
how you can help them achieve their goal.
y díganle que les gustaría saber
cómo pueden ayudarlo
a alcanzar su objetivo.
06:03
And if we do this often enough,
Y si lo hacemos frecuentemente,
y con respecto,
06:05
and we do it respectfully,
06:07
people might start to be
a little bit more thoughtful
quizás se vuelven los otros
más concienzudos
sobre como crean las invitaciones.
06:09
about the way they put together
meeting invitations.
Y Uds. pueden decidir más
concienzudamente si las aceptan.
06:11
And you can make more thoughtful
decisions about accepting it.
Pueden incluso mismo empezar
a enviar programas. ¡Imaginen!
06:14
People might actually start
sending out agendas. Imagine!
O pueden no convocar una conferencia
06:17
Or they might not have a conference call
with 12 people to talk about a status
con 12 personas
para hablar de un estatus,
06:21
when they could just do a quick
email and get it done with.
si pueden tan solo
enviar un corto e-mail
y resolverlo luego.
06:24
People just might start to change their
behavior because you changed yours.
Los otros pueden empezar
a cambiar su comportamiento
a causa de sus cambios.
06:29
And they just might bring
your chair back, too. (Laughter)
Y quizás incluso
le devuelvan la silla. (Risas)
06:33
No MAS!
¡No MAS SAI!
Gracias.
06:34
Thank you.
(Aplausos)
06:35
(Applause).
Translated by Gustavo Rocha
Reviewed by Lidia Cámara de la Fuente

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About the Speaker:

David Grady - Information security manager
David Grady is on a crusade to help you take back your calendar.

Why you should listen

David Grady is an information security manager who believes that strong communication skills are
a necessity in today’s global economy. He has been a print journalist, a “PR guy” and a website producer, and has ghostwritten speeches and magazine articles for Fortune 500 company executives. A mid-life career change brought him into the world of information risk management, where every day he uses his communications experience to transform complex problems into understandable challenges.

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