06:45
TED@State Street Boston

David Grady: How to save the world (or at least yourself) from bad meetings

David Grady: Comment sauver le monde (ou du moins vous-même) des mauvaises réunions

Filmed:

Une épidémie de mauvaises réunions, inefficaces et bondées, harcèle le monde des entreprises, et rend les travailleurs malheureux. David Grady a quelques idées pour arrêter ça.

- Information security manager
David Grady is on a crusade to help you take back your calendar. Full bio

Imaginez ceci :
00:13
Picture this:
c'est lundi matin,
00:14
It's Monday morning,
vous êtes au bureau,
00:15
you're at the office,
vous vous installez pour
une journée de travail,
00:16
you're settling in for the day at work,
et ce gars du fond du couloir,
que vous pensez reconnaître
00:18
and this guy that you sort of
recognize from down the hall,
se précipite vers votre espace de travail.
00:21
walks right into your cubicle
et pique votre chaise.
00:23
and he steals your chair.
00:24
Doesn't say a word —
Il ne dit pas un mot,
00:25
just rolls away with it.
et il s'en va avec.
00:27
Doesn't give you any information
about why he took your chair
Il ne dit pas pourquoi il a choisi
votre chaise en particulier.
00:29
out of all the other chairs
that are out there.
Il s'en fiche que vous puissiez
en avoir besoin
00:31
Doesn't acknowledge the fact
that you might need your chair
pour travailler
normalement aujourd’hui.
00:34
to get some work done today.
00:35
You wouldn't stand for
it. You'd make a stink.
Ça vous énerve et vous avez envie
d'en faire un scandale.
00:37
You'd follow that guy
back to his cubicle
Vous poursuivriez bien ce gars à son poste
00:39
and you'd say, "Why my chair?"
et lui demanderiez :
« Pourquoi ma chaise ? »
Bon, eh bien, c’est mardi matin
et vous êtes au bureau,
00:43
Okay, so now it's Tuesday morning
and you're at the office,
une demande de réunion
apparaît dans votre calendrier.
00:47
and a meeting invitation pops
up in your calendar.
(Rires)
00:50
(Laughter)
Et elle provient de cette femme,
du fond du couloir,
00:51
And it's from this woman who you
kind of know from down the hall,
qu’il vous semble connaître,
00:54
and the subject line references some
project that you heard a little bit about.
l’objet fait référence à un projet
dont vous avez entendu parler.
00:58
But there's no agenda.
Mais il n’y a pas d’ordre du jour.
01:00
There's no information about why
you were invited to the meeting.
Et rien ne dit pourquoi
vous avez été invité.
Vous acceptez,
et y participez.
01:03
And yet you accept the
meeting invitation, and you go.
A la fin de cette séance
très improductive,
01:07
And when this highly
unproductive session is over,
vous retournez
à votre bureau
01:10
you go back to your desk,
et vous restez debout en pensant,
01:12
and you stand at your
desk and you say,
01:14
"Boy, I wish I had those two hours back,
« Ah ! si je pouvais
récupérer ces 2 heures,
ou aussi bien
récupérer ma chaise. »
01:16
like I wish I had my chair back."
01:18
(Laughter)
(Rires)
Tous les jours,
nous permettons à nos collègues,
01:20
Every day, we allow our coworkers,
qui sont souvent,
des gens très, très gentils,
01:22
who are otherwise very,
very nice people,
de nous voler.
01:24
to steal from us.
Et je parle de quelque chose
de bien plus précieux que votre chaise.
01:26
And I'm talking about something far
more valuable than office furniture.
Je parle du temps.
De votre temps.
01:30
I'm talking about time. Your time.
En fait, je crois que nous traversons
une épidémie mondiale
01:33
In fact, I believe that
01:36
we are in the middle
of a global epidemic
d’une nouvelle maladie terrible
connue sous le nom de SAA :
01:38
of a terrible new illness
known as MAS:
Syndrome d’Acceptation Automatique.
01:43
Mindless Accept Syndrome.
01:46
(Laughter)
(Rires)
Le premier symptôme
du Syndrome d’Acceptation Automatique
01:48
The primary symptom of
Mindless Accept Syndrome
consiste à accepter
une demande de réunion
01:50
is just accepting a meeting invitation
the minute it pops up in your calendar.
dès qu’elle apparaît
dans votre calendrier.
(Rires)
01:54
(Laughter)
C’est un réflexe involontaire
– ding, clic, bing -
01:55
It's an involuntary reflex — ding,
click, bing — it's in your calendar,
c’est dans cotre calendrier,
« Je dois filer,
01:59
"Gotta go, I'm already late
for a meeting." (Laughter)
je suis déjà en retard
pour une réunion. » (Rires)
02:02
Meetings are important, right?
Les réunions, c’est important ?
N’est-ce pas ?
02:05
And collaboration is key to
the success of any enterprise.
La collaboration est essentielle
au succès de l'entreprise ?
Certes, une réunion bien gérée
02:08
And a well-run meeting can yield
really positive, actionable results.
peut générer des résultats
positifs qui mènent à des actions.
02:11
But between globalization
Mais la mondialisation
02:13
and pervasive information technology,
et l’omniprésence de
la technologie de l’information,
02:15
the way that we work
ont profondément transformé
02:17
has really changed dramatically
over the last few years.
la façon dont nous travaillons.
02:20
And we're miserable. (Laughter)
Ça nous rend malheureux.
(Rires)
Ça nous rend malheureux,
02:23
And we're miserable not because the
other guy can't run a good meeting,
pas à cause de cette personne,
incapable de gérer une réunion
02:27
it's because of MAS, our
Mindless Accept Syndrome,
mais à cause du SAA,
notre Syndrome d’Acceptation Automatique,
02:30
which is a self-inflicted wound.
qui est une blessure
que nous nous infligeons.
02:33
Actually, I have evidence to prove
that MAS is a global epidemic.
En fait, j’ai la preuve que le SAA
est une épidémie mondiale.
Je vais vous dire pourquoi.
02:39
Let me tell you why.
Il y a quelques années,
j’ai posté une vidéo sur YouTube.
02:40
A couple of years ago, I put a video
on Youtube, and in the video,
Je fais le tour
de toutes les mauvaises téléconférences
02:45
I acted out every terrible
conference call you've ever been on.
auxquelles vous avez assisté.
02:48
It goes on for about five minutes,
La vidéo dure à peu près 5 minutes,
02:49
and it has all the things that we
hate about really bad meetings.
et contient tout ce que nous haïssons
à propos des mauvaises réunions.
Il y a le modérateur
qui n’a aucune idée
02:53
There's the moderator who has
no idea how to run the meeting.
de comment mener une réunion.
Il y a les participants qui ne savent pas
02:56
There are the participants who
have no idea why they're there.
pourquoi ils sont présents.
02:58
The whole thing kind of collapses
into this collaborative train wreck.
Tout implose comme dans un accident
de train collaboratif.
Tout le monde quitte la réunion en colère.
03:02
And everybody leaves very angry.
Il vaut mieux en rire qu'en pleurer.
03:05
It's kind of funny.
03:06
(Laughter)
(Rires)
Et si on y jetait un coup d’œil.
03:08
Let's take a quick look.
(Vidéo) Notre objectif aujourd’hui
est de parvenir à un accord
03:10
(Video) Our goal today is to come to an
agreement on a very important proposal.
sur une proposition très importante.
03:14
As a group, we need to decide if —
En tant que groupe,
nous devons décider si-
03:16
bloop bloop —
ploup ploup —
Allo ? Qui est-ce qui vient
de nous rejoindre ?
03:19
Hi, who just joined?
Salut, c’est Joe.
Je travaille de la maison aujourd’hui.
03:22
Hi, it's Joe. I'm working from home today.
(Rires)
03:25
(Laughter)
Salut Joe.
Merci de nous avoir rejoints, génial.
03:27
Hi, Joe. Thanks for
joining us today, great.
Je disais donc, nous avons
beaucoup de personnes en ligne
03:30
I was just saying, we have a lot of people
on the call we'd like to get through,
qui participent à cette téléconférence.
03:33
so let's skip the roll call
On ne va pas noter les présents,
03:35
and I'm gonna dive right in.
pour entrer directement
dans le vif du sujet.
Notre objectif aujourd’hui
est de parvenir à un accord
03:37
Our goal today is to come to an
agreement on a very important proposal.
sur une proposition très importante.
03:41
As a group, we need to decide if —
En tant que groupe,
nous devons décider si-
03:44
bloop bloop —
ploup ploup -
(Rires)
03:45
(Laughter)
Allo ! Bonjour.
Qui est-ce qui nous rejoint ?
03:47
Hi, who just joined?
03:49
No? I thought I heard a beep. (Laughter)
Non ?
J’ai cru entendre un bip. (Rires)
Ça vous dit quelque chose ?
03:53
Sound familiar?
Ouais, pour moi aussi ça sent le vécu.
03:55
Yeah, it sounds familiar
to me, too.
Quelques semaines
après avoir posté ça,
03:57
A couple of weeks after I put that online,
500 000 personnes
dans des dizaines de pays,
03:59
500,000 people in dozens of countries,
je dis bien
des dizaines de pays,
04:02
I mean dozens of countries,
ont regardé cette vidéo.
04:04
watched this video.
Et trois ans après, elle obtient encore
04:05
And three years later, it's still getting
thousands of views every month.
des milliers de vues tous les mois.
04:08
It's close to about a million right now.
Là, ça a presque
atteint le million.
En fait, la plupart
des plus grandes sociétés au monde,
04:10
And in fact, some of the biggest
companies in the world,
des sociétés très connues,
04:12
companies that you've
heard of but I won't name,
mais que je ne citerais pas
04:14
have asked for my permission to use
this video in their new-hire training
ont demandé mon autorisation
pour utiliser cette vidéo
dans leurs formations
pour leurs nouvelles recrues
04:18
to teach their new employees how
not to run a meeting at their company.
pour leur apprendre
comment ne pas gérer une réunion.
Et si ce chiffre-
04:22
And if the numbers —
un million de vues et l'utilisation
par toutes ces sociétés-
04:24
there are a million views and it's
being used by all these companies —
04:26
aren't enough proof that we have
a global problem with meetings,
ne vous convainquent pas
qu'il y a un problème mondial,
allez lire les milliers de commentaires
publiés en ligne.
04:30
there are the many, many thousands
04:31
of comments posted online
04:33
after the video went up.
Des milliers de personnes
ont écrit des choses comme,
04:35
Thousands of people wrote things like,
« Mon Dieu,
ma journée en une vidéo ! »
04:37
"OMG, that was my day today!"
« Ma journée typique ! »
04:39
"That was my day every day!"
« Le résumé de ma vie ! »
04:41
"This is my life."
Un gars a écrit :
04:42
One guy wrote,
« C’est comique
parce que c’est vrai.
04:43
"It's funny because it's true.
04:45
Eerily, sadly, depressingly true.
Bizarrement, malheureusement,
terriblement vrai.
Ça m’a fait rire aux larmes.
04:46
It made me laugh until I cried.
Et j'ai pleuré, sans pouvoir m'arrêter. »
04:48
And cried. And I cried some more."
(Rires)
04:51
(Laughter)
Ce pauvre gars-là a dit :
04:53
This poor guy said,
« Ma vie quotidienne jusqu’à la retraite
ou la mort, soupir. »
04:54
"My daily life until
retirement or death, sigh."
Ce sont de vraies citations
04:59
These are real quotes
Et c’est vraiment triste.
05:01
and it's real sad.
Le thème commun à travers
tous ces commentaires
05:02
A common theme running through
all of these comments online
est la croyance fondamentale
que nous sommes impuissants
05:05
is this fundamental belief
that we are powerless
de faire autre chose
qu’aller à des réunions
05:08
to do anything other
than go to meetings
et de souffrir parce qu’elles sont
médiocrement menées
05:10
and suffer through these
poorly run meetings
et de les subir
en attendant le lendemain.
05:12
and live to meet another day.
Mais en fait, nous ne sommes pas
impuissants du tout.
05:14
But the truth is, we're
not powerless at all.
05:17
In fact, the cure for MAS
is right here in our hands.
En fait, le remède contre le SAA
est entre nos mains.
Il est littéralement,
sur le bout de nos doigts.
05:20
It's right at our fingertips, literally.
Et je pourrais l’appeler
¡ Plus de SAA ! [No MAS]
05:22
It's something that I call ¡No MAS!
(Rires)
05:26
(Laughter)
Si je me souviens de mon espagnol
du temps du lycée,
05:28
Which, if I remember my
high school Spanish,
05:30
means something like,
"Enough already, make it stop!"
« Assez ! Basta ! »
Voici comment le principe
du « Plus de SAA » fonctionne.
05:33
Here's how No MAS
works. It's very simple.
C’est très simple.
05:36
First of all, the next time you
get a meeting invitation
Tout d’abord, la prochaine fois
que vous recevez une demande de réunion,
05:39
that doesn't have a lot
of information in it at all,
sans information sur celle-ci,
cliquez sur bouton « Provisoire» !
05:42
click the tentative button!
C’est bon, vous y êtes autorisé,
c’est pour ça qu’il existe.
05:44
It's okay, you're allowed,
that's why it's there.
Il est juste à côté du bouton « Accepter ».
05:46
It's right next to the accept button.
Ou le bouton « Peut-être »,
05:48
Or the maybe button, or whatever button
is there for you not to accept immediately.
qui vous permet
de reporter votre décision.
05:51
Then, get in touch with the person
who asked you to the meeting.
Ensuite, contactez la personne
qui vous a invité à cette réunion.
Dites-lui que vous êtes très enthousiaste
à l’idée de soutenir son travail,
05:55
Tell them you're very excited
to support their work,
05:58
ask them what the goal
of the meeting is,
demandez-lui quel est l’objectif
de la réunion.
06:00
and tell them you're interested in learning
how you can help them achieve their goal.
Précisez que vous voudriez savoir
comment l’aider à atteindre son but.
Et en faisant ça assez souvent,
06:03
And if we do this often enough,
06:05
and we do it respectfully,
et de façon respectueuse,
les gens finiront par réfléchir davantage
06:07
people might start to be
a little bit more thoughtful
avant d'envoyer leurs invitations
à participer à une réunion.
06:09
about the way they put together
meeting invitations.
Et ça vous permettra de les accepter
en connaissance de cause.
06:11
And you can make more thoughtful
decisions about accepting it.
Les gens pourront même commencer
à envoyer des ordres du jour. Imaginez !
06:14
People might actually start
sending out agendas. Imagine!
Ou même éviter une conférence téléphonique
06:17
Or they might not have a conference call
with 12 people to talk about a status
avec 12 personnes pour parler d'un sujet
06:21
when they could just do a quick
email and get it done with.
quand un mail est suffisant.
Les gens pourraient commencer
à changer de comportement
06:24
People just might start to change their
behavior because you changed yours.
parce que vous avez changé le vôtre.
06:29
And they just might bring
your chair back, too. (Laughter)
Ils pourraient même
vous rendre votre chaise ! (Rires)
Plus de SAA !!!
06:33
No MAS!
Merci.
06:34
Thank you.
(Applaudissements).
06:35
(Applause).
Translated by Helene Abousamra
Reviewed by Claire Ghyselen

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About the Speaker:

David Grady - Information security manager
David Grady is on a crusade to help you take back your calendar.

Why you should listen

David Grady is an information security manager who believes that strong communication skills are
a necessity in today’s global economy. He has been a print journalist, a “PR guy” and a website producer, and has ghostwritten speeches and magazine articles for Fortune 500 company executives. A mid-life career change brought him into the world of information risk management, where every day he uses his communications experience to transform complex problems into understandable challenges.

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David Grady | Speaker | TED.com