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TED@State Street Boston

David Grady: How to save the world (or at least yourself) from bad meetings

デイビッド・グラディ: ひどい会議から世界を(あるいは自分だけでも)救う方法

October 17, 2013

ひどくて、非効率で、人で溢れかえる会議が世界のビジネスに疫病を広げています―そして働く人々を悲劇的な状況に追い込んでいます。デイビッド・グラディは、これを食い止める方法をいくつか知っています。

David Grady - Information security manager
David Grady is on a crusade to help you take back your calendar. Full bio

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Double-click the English subtitles below to play the video.
Picture this:
想像して下さい
00:13
It's Monday morning,
月曜日の朝
00:14
you're at the office,
あなたはオフィスで
00:15
you're settling in for the day at work,
席につきその日の仕事を
始めようとします
00:16
and this guy that you sort of
recognize from down the hall,
すると廊下の先の方にいる
顔見知り程度の男性が
00:18
walks right into your cubicle
あなたのブースに真っ直ぐに来て
00:21
and he steals your chair.
あなたの椅子を奪います
00:23
Doesn't say a word —
一言もなく―
00:24
just rolls away with it.
ただそれを転がして行きます
00:25
Doesn't give you any information
about why he took your chair
周辺には他にも椅子があるなかで
00:27
out of all the other chairs
that are out there.
なぜあなたの椅子なのか
教えてくれません
00:29
Doesn't acknowledge the fact
that you might need your chair
今日の仕事をこなすために
00:31
to get some work done today.
椅子が必要な事も 見て見ぬふりです
00:34
You wouldn't stand for
it. You'd make a stink.
あなたは我慢できないでしょう
文句を言うでしょう
00:35
You'd follow that guy
back to his cubicle
その男を彼のブースまで追って行って
00:37
and you'd say, "Why my chair?"
「なんで俺の椅子なんだ?」と
言うでしょう
00:39
Okay, so now it's Tuesday morning
and you're at the office,
OK 火曜日の朝 
あなたはオフィスにいます
00:43
and a meeting invitation pops
up in your calendar.
カレンダーに会議案内が
ポップアップします
00:47
(Laughter)
(笑)
00:50
And it's from this woman who you
kind of know from down the hall,
それは廊下の先の方にいる
顔見知り程度の女性からで
00:51
and the subject line references some
project that you heard a little bit about.
件名は 少し聞いたことがある程度の
企画についてです
00:54
But there's no agenda.
しかし議題は書いてありません
00:58
There's no information about why
you were invited to the meeting.
なぜあなたがその会議に
招集されたのかも書かれていません
01:00
And yet you accept the
meeting invitation, and you go.
それでもあなたはその案内に応じ
会議に出席します
01:03
And when this highly
unproductive session is over,
このすこぶる非生産的な
セッションが終わり
01:07
you go back to your desk,
自分のデスクに戻ったあなたは
01:10
and you stand at your
desk and you say,
その傍に立ち こう言います
01:12
"Boy, I wish I had those two hours back,
「この2時間を返してほしいよ
01:14
like I wish I had my chair back."
椅子も返してほしいけどね」
01:16
(Laughter)
(笑)
01:18
Every day, we allow our coworkers,
毎日 我々は同僚に
01:20
who are otherwise very,
very nice people,
何かを盗まれているのです
01:22
to steal from us.
でなければ非常にいい人たちなのにね
01:24
And I'm talking about something far
more valuable than office furniture.
そして私は今 オフィス家具よりも遥かに
価値のあるものについてお話ししています
01:26
I'm talking about time. Your time.
時間についてです あなたの時間ですよ
01:30
In fact, I believe that
実際 私はこう信じています
01:33
we are in the middle
of a global epidemic
我々は世界規模の 恐ろしく新しい疫病の
只中にいる と
01:36
of a terrible new illness
known as MAS:
この病気はMASとして知られています
(Mindless Accept Syndrome)
01:38
Mindless Accept Syndrome.
「無自覚性・出席・症候群」
01:43
(Laughter)
(笑)
01:46
The primary symptom of
Mindless Accept Syndrome
この「無自覚性・出席・症候群」の
主症状は
01:48
is just accepting a meeting invitation
the minute it pops up in your calendar.
カレンダーに会議案内がポップアップすると
単純に出席を承諾してしまうことです
01:50
(Laughter)
(笑)
01:54
It's an involuntary reflex — ding,
click, bing — it's in your calendar,
それは不随意的反射です
カレンダーがチャラン、 クリック、 チャラン
01:55
"Gotta go, I'm already late
for a meeting." (Laughter)
「会議に行かなくちゃ もう遅刻じゃないか」
(笑)
01:59
Meetings are important, right?
会議は重要ですよね?
02:02
And collaboration is key to
the success of any enterprise.
コラボレーションはどんな企業でも
成功の鍵です
02:05
And a well-run meeting can yield
really positive, actionable results.
上手な会議進行は非常にポジティブで
実行可能な結果につながります
02:08
But between globalization
しかしグローバル化と
02:11
and pervasive information technology,
情報技術の浸透の間で
02:13
the way that we work
我々の働き方は
02:15
has really changed dramatically
over the last few years.
ここ数年で実に劇的に変化しました
02:17
And we're miserable. (Laughter)
我々にとっては悲劇です (笑)
02:20
And we're miserable not because the
other guy can't run a good meeting,
悲劇なのは会議をうまく
運営できない人のせいではなく
02:23
it's because of MAS, our
Mindless Accept Syndrome,
我々のMAS
「無自覚性・出席・症候群」のせいです
02:27
which is a self-inflicted wound.
これは自傷行為です
02:30
Actually, I have evidence to prove
that MAS is a global epidemic.
実際 私はこのMASが世界規模の
疫病であるという証拠を握っています
02:33
Let me tell you why.
それは何故か お話しさせて下さい
02:39
A couple of years ago, I put a video
on Youtube, and in the video,
数年前 私はYouTubeに ある動画を投稿し
そのなかで
02:40
I acted out every terrible
conference call you've ever been on.
皆さんがこれまで経験したことのある
ひどい電話会議を演じました
02:45
It goes on for about five minutes,
その動画は5分間ほどのもので
02:48
and it has all the things that we
hate about really bad meetings.
本当にひどい会議において
私たちが嫌う全ての行為を含んでいます
02:49
There's the moderator who has
no idea how to run the meeting.
会議の進め方を全く考えていない
司会者や
02:53
There are the participants who
have no idea why they're there.
何故自分が招集されたのか
全く知らない参加者がいます
02:56
The whole thing kind of collapses
into this collaborative train wreck.
種々の崩壊がコラボレーションを
散々なものにしてしまいます
02:58
And everybody leaves very angry.
そして皆を非常に怒らせます
03:02
It's kind of funny.
面白いです
03:05
(Laughter)
(笑)
03:06
Let's take a quick look.
ちょっとだけ見てみましょう
03:08
(Video) Our goal today is to come to an
agreement on a very important proposal.
(動画)  我々の本日の目標は
非常に重要な企画について 合意に達することです
03:10
As a group, we need to decide if —
以下の点につき グループとして意思決定を―
03:14
bloop bloop —
プルルル―
03:16
Hi, who just joined?
もしもし 来たのは誰だ?
03:19
Hi, it's Joe. I'm working from home today.
ジョーです 今日は在宅勤務です
03:22
(Laughter)
(笑)
03:25
Hi, Joe. Thanks for
joining us today, great.
やあジョー 今日は来てくれてありがとう
素晴らしい
03:27
I was just saying, we have a lot of people
on the call we'd like to get through,
丁度説明していた最中だ
話を通したい人が大勢電話口にいる
03:30
so let's skip the roll call
点呼は飛ばして
03:33
and I'm gonna dive right in.
本題に入ろう
03:35
Our goal today is to come to an
agreement on a very important proposal.
我々の本日の目標は 非常に重要な企画について
合意に達することです
03:37
As a group, we need to decide if —
以下の点につき グループとして意思決定を―
03:41
bloop bloop —
プルルル―
03:44
(Laughter)
(笑)
03:45
Hi, who just joined?
誰が来たんだ?
03:47
No? I thought I heard a beep. (Laughter)
違う? 着信音が聞こえた気がしたけどな
(笑)
03:49
Sound familiar?
よく見る光景ですか?
03:53
Yeah, it sounds familiar
to me, too.
ええ 私にもなじみ深いものです
03:55
A couple of weeks after I put that online,
この動画をオンラインに投稿した後
数週間で
03:57
500,000 people in dozens of countries,
何十か国の50万人が
03:59
I mean dozens of countries,
何十か国です
04:02
watched this video.
この動画を視聴しました
04:04
And three years later, it's still getting
thousands of views every month.
そして3年後の今でも
毎月数千回 再生されています
04:05
It's close to about a million right now.
今や100万に近づいています
04:08
And in fact, some of the biggest
companies in the world,
実際 世界の大企業のいくつか
04:10
companies that you've
heard of but I won't name,
名前は伏せますが
あなたもよく聞く会社が
04:12
have asked for my permission to use
this video in their new-hire training
新入社員研修でこの動画を使うための
許可を求めてきます
04:14
to teach their new employees how
not to run a meeting at their company.
彼らに会社でしてはいけない
会議のやり方を教えるためです
04:18
And if the numbers —
もし証拠の数がー
04:22
there are a million views and it's
being used by all these companies —
再生回数100万回と
大企業で使用というだけでは―
04:24
aren't enough proof that we have
a global problem with meetings,
会議がグローバルな問題だとする
証拠には不足だと言うなら
04:26
there are the many, many thousands
この動画が公開された後
04:30
of comments posted online
オンライン上に投稿された
04:31
after the video went up.
数千ものコメントがあります
04:33
Thousands of people wrote things like,
何千もの人々が
04:35
"OMG, that was my day today!"
「ああ これは今日の僕みたいだ!」
04:37
"That was my day every day!"
「僕は毎日こうだ」
04:39
"This is my life."
「これは僕の人生だ」
04:41
One guy wrote,
ある男性は
04:42
"It's funny because it's true.
「面白い! だってこれは真実だ
04:43
Eerily, sadly, depressingly true.
不気味で 悲しく 抑うつ的なほど真実だ
04:45
It made me laugh until I cried.
僕はこれを見て泣くまで笑った
04:46
And cried. And I cried some more."
泣いた 泣いた まだもっと」
04:48
(Laughter)
(笑)
04:51
This poor guy said,
この哀れな男性は言いました
04:53
"My daily life until
retirement or death, sigh."
「退職するか死ぬまで僕はこんな生活だ (ため息)」
04:54
These are real quotes
これらは実物からの引用です
04:59
and it's real sad.
非常に悲しい
05:01
A common theme running through
all of these comments online
これらのオンライン上のコメントに
一貫している点は
05:02
is this fundamental belief
that we are powerless
我々は会議に行く他 なす術がなく
05:05
to do anything other
than go to meetings
我々は会議に行く他 なす術がなく
05:08
and suffer through these
poorly run meetings
この下手な進行の会議に苦しめられ
05:10
and live to meet another day.
他の日もこの繰り返しだ との
根本的信念です
05:12
But the truth is, we're
not powerless at all.
しかし実際には 我々は
無力では全くありません
05:14
In fact, the cure for MAS
is right here in our hands.
実は MASの治療法は
我々の手中にあるのです
05:17
It's right at our fingertips, literally.
正確に言えば 「指先」にあります
05:20
It's something that I call ¡No MAS!
僕はこれを ¡No MAS! と呼んでいます
05:22
(Laughter)
(笑)
05:26
Which, if I remember my
high school Spanish,
これは高校で習った
スペイン語の記憶によれば
05:28
means something like,
"Enough already, make it stop!"
「もう十分だ やめさせろ」
といった意味です
05:30
Here's how No MAS
works. It's very simple.
No MASの作用を見てみましょう
非常に単純です
05:33
First of all, the next time you
get a meeting invitation
まず初めに あなたが次に
会議案内を受け取った時
05:36
that doesn't have a lot
of information in it at all,
そこに説明があまり書かれていなければ
05:39
click the tentative button!
「仮出席」ボタンをクリックすること
05:42
It's okay, you're allowed,
that's why it's there.
大丈夫 許されます
だからそのボタンがあるんです
05:44
It's right next to the accept button.
「出席」ボタンのすぐ隣です
05:46
Or the maybe button, or whatever button
is there for you not to accept immediately.
または何でもいいですが
即出席ではない旨のボタンをクリックします
05:48
Then, get in touch with the person
who asked you to the meeting.
そうして 会議の主催者に連絡をとり
05:51
Tell them you're very excited
to support their work,
あなたがこの案件を
手伝いたいと強く思っていると伝え
05:55
ask them what the goal
of the meeting is,
そして この会議の目標は何かを尋ね
05:58
and tell them you're interested in learning
how you can help them achieve their goal.
その目標をあなたがどう手伝えるかを
知りたいんだと言いなさい
06:00
And if we do this often enough,
我々がもしこれを何度も
06:03
and we do it respectfully,
敬意を払いつつ繰り返せば
06:05
people might start to be
a little bit more thoughtful
周囲の人は会議案内の送り方について
06:07
about the way they put together
meeting invitations.
少しは思慮深くなるかもしれません
06:09
And you can make more thoughtful
decisions about accepting it.
そしてあなたも出席するか決める上で
もっと思慮深くなれます
06:11
People might actually start
sending out agendas. Imagine!
議題が送られてくるようになるかもしれません
凄いことですね!
06:14
Or they might not have a conference call
with 12 people to talk about a status
もしくは 簡単なメール1本で済むような用件で
06:17
when they could just do a quick
email and get it done with.
12人と接続して電話会議をすることも
なくなるかもしれません
06:21
People just might start to change their
behavior because you changed yours.
あなたが自分の行動を変えれば
周囲も変わってくれるかもしれません
06:24
And they just might bring
your chair back, too. (Laughter)
あなたの椅子も返してもらえるかも(笑)
06:29
No MAS!
NO MAS!
06:33
Thank you.
ありがとうございました
06:34
(Applause).
(拍手)
06:35
Translator:Naoko Fujii
Reviewer:Claire Ghyselen

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David Grady - Information security manager
David Grady is on a crusade to help you take back your calendar.

Why you should listen

David Grady is an information security manager who believes that strong communication skills are
a necessity in today’s global economy. He has been a print journalist, a “PR guy” and a website producer, and has ghostwritten speeches and magazine articles for Fortune 500 company executives. A mid-life career change brought him into the world of information risk management, where every day he uses his communications experience to transform complex problems into understandable challenges.

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Data provided by TED.

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