06:45
TED@State Street Boston

David Grady: How to save the world (or at least yourself) from bad meetings

David Grady: Kaip išgelbėti pasaulį (ar bent save) nuo blogų susirinkimų

Filmed:

Prastų, neproduktyvių ir perpildytų susirinkimų epidemija užkariauja pasaulio verslus ir taip liūdina darbuotojus. David Graby turi keletą pasiūlymų tam sustabdyti.

- Information security manager
David Grady is on a crusade to help you take back your calendar. Full bio

Picture this:
Pabandykit įsivaizduoti:
00:13
It's Monday morning,
pirmadienio rytas,
00:14
you're at the office,
ateini į biurą,
00:15
you're settling in for the day at work,
ruošies pradėt darbo dieną,
00:16
and this guy that you sort of
recognize from down the hall,
ir staiga prisistato vyras,
00:18
walks right into your cubicle
lyg matytas kažkur koridoriuj,
00:21
and he steals your chair.
ir pavogia tavo kėdę.
00:23
Doesn't say a word —
Nė žodžio -
00:24
just rolls away with it.
nustumia ją ir tiek.
00:25
Doesn't give you any information
about why he took your chair
Jokio paaiškinimo,
00:27
out of all the other chairs
that are out there.
kodėl iš visų kėdžių
išsirinko būtent tavo.
00:29
Doesn't acknowledge the fact
that you might need your chair
Jam nė motais, jog gal tos kėdės prireiks,
00:31
to get some work done today.
kad sugebėtum ką nuveikt.
00:34
You wouldn't stand for
it. You'd make a stink.
Šito tai jau nepakęsi.
Kovosi.
00:35
You'd follow that guy
back to his cubicle
Nuseksi iki jo vietos ir paklausi,
00:37
and you'd say, "Why my chair?"
„Kodėl paėmei būtent mano kėdę?“
00:39
Okay, so now it's Tuesday morning
and you're at the office,
Dabar, įsivaizduokit, antradienis,
jūs biure,
00:43
and a meeting invitation pops
up in your calendar.
ir kalendoriaus lange
00:47
(Laughter)
iššoka kvietimas į susirinkimą.
00:50
And it's from this woman who you
kind of know from down the hall,
Kviečia kaip ir pažįstama
iš kito koridoriaus galo.
00:51
and the subject line references some
project that you heard a little bit about.
Tema – projektas,
apie kurį kažkiek girdėjai.
00:54
But there's no agenda.
Daugiau jokių detalių.
00:58
There's no information about why
you were invited to the meeting.
Neaišku, kodėl tu kviečiamas.
01:00
And yet you accept the
meeting invitation, and you go.
Nepaisant to, priimi kvietimą ir eini.
01:03
And when this highly
unproductive session is over,
Po nepaprastai neproduktyvios sesijos
01:07
you go back to your desk,
grįžti prie savo darbo stalo,
01:10
and you stand at your
desk and you say,
stoviniuoji ir ištari:
01:12
"Boy, I wish I had those two hours back,
„Vargeli! Jei tik kas grąžintų
tas dvi valandas.
01:14
like I wish I had my chair back."
Lygiai kaip kas norėčiau,
kad gražintų kėdę.“
01:16
(Laughter)
(Juokas)
01:18
Every day, we allow our coworkers,
Kasdien mes leidžiam savo kolegoms,
01:20
who are otherwise very,
very nice people,
šiaip jau labai maloniems žmonėms,
01:22
to steal from us.
iš mūsų vogti.
01:24
And I'm talking about something far
more valuable than office furniture.
Nekalbu apie biuro baldus,
01:26
I'm talking about time. Your time.
bet apie kai ką brangesnio – laiką.
Tavo laiką.
01:30
In fact, I believe that
Esu įsitikinęs,
01:33
we are in the middle
of a global epidemic
kad išgyvename globalią
baisios naujos ligos, MAS, epidemiją.
01:36
of a terrible new illness
known as MAS:
MAS -
bereikšmių sutikimų sindromas.
01:38
Mindless Accept Syndrome.
(Juokas)
01:43
(Laughter)
Pirminis požymis:
01:46
The primary symptom of
Mindless Accept Syndrome
kalendoriaus lange iššoka kvietimas
ir tu jį kaipmat priimi.
01:48
is just accepting a meeting invitation
the minute it pops up in your calendar.
(Juokas)
01:50
(Laughter)
Nesąmoningu refleksu įrašai jį
į dienotvarkę
01:54
It's an involuntary reflex — ding,
click, bing — it's in your calendar,
ir tau reikia eiti, nes jau vėluoji!
01:55
"Gotta go, I'm already late
for a meeting." (Laughter)
Susirinkimai yra svarbūs,
ar ne taip?
01:59
Meetings are important, right?
O bendradarbiavimas –
bet kokio projekto sėkmės raktas.
02:02
And collaboration is key to
the success of any enterprise.
Geri susirinkimai neša teigiamus,
realius rezultatus.
02:05
And a well-run meeting can yield
really positive, actionable results.
Per paskutinius kelerius metus
02:08
But between globalization
globalizacija ir
informacinės technologijos
02:11
and pervasive information technology,
aukštyn kojom apvertė
02:13
the way that we work
mūsų darbo įpročius.
02:15
has really changed dramatically
over the last few years.
Mes labai liūdni.
02:17
And we're miserable. (Laughter)
Ir ne todėl, kad ne visi
rengia kokybiškus susirinkimus,
02:20
And we're miserable not because the
other guy can't run a good meeting,
o dėl MAS,
mūsų bereikšmių sutikimų sindromo.
02:23
it's because of MAS, our
Mindless Accept Syndrome,
Tai žaizda, kuria patys sau ir atvėrėm.
02:27
which is a self-inflicted wound.
Iš tiesų tai aš neturiu jokių įrodymų,
kad MAS virsta globalia epidemija.
02:30
Actually, I have evidence to prove
that MAS is a global epidemic.
Pasakysiu kodėl.
02:33
Let me tell you why.
Prieš porą metų į Youtube įkėliau įrašą,
kuriame suvaidinau
02:39
A couple of years ago, I put a video
on Youtube, and in the video,
patį baisiausią konferencinį skambutį,
kuriam esat kada buvę.
02:40
I acted out every terrible
conference call you've ever been on.
Jis tęsiasi apie penkias minutes
02:45
It goes on for about five minutes,
ir jame rasi visas didžiausias
konferencinio skambučio ydas:
02:48
and it has all the things that we
hate about really bad meetings.
tai ir moderatorius, neturintis
žalio supratimo, kaip jam vadovauti;
02:49
There's the moderator who has
no idea how to run the meeting.
ir dalyviai, nesuprantantys,
ko ten susirinko.
02:53
There are the participants who
have no idea why they're there.
Bendromis pastangomis
skambutis virsta į traukinio katastrofą.
02:56
The whole thing kind of collapses
into this collaborative train wreck.
Visi išsiskirsto baisiai įpykę.
02:58
And everybody leaves very angry.
Kažkiek komiška.
03:02
It's kind of funny.
(Juokas)
03:05
(Laughter)
Užmeskim akį:
03:06
Let's take a quick look.
„Mūsų tikslas šiandien yra
priimti sprendimą labai svarbaus
03:08
(Video) Our goal today is to come to an
agreement on a very important proposal.
pasiūlymo klausimu.
Turim nuspręst, ar...“
03:10
As a group, we need to decide if —
– pyp pyp –
03:14
bloop bloop —
„Sveiki, kas čia?“
03:16
Hi, who just joined?
„Labas, čia Joe. Šiandien dirbu iš namų.“
03:19
Hi, it's Joe. I'm working from home today.
(Juokas)
03:22
(Laughter)
„Sveikas, Joe. Puiku, kad prisijungei.
03:25
Hi, Joe. Thanks for
joining us today, great.
Taigi kadangi mūsų daug,
03:27
I was just saying, we have a lot of people
on the call we'd like to get through,
praleisiu vardų sąrašą
03:30
so let's skip the roll call
ir einu tiesiai prie reikalo.
03:33
and I'm gonna dive right in.
Mūsų tikslas šiandien yra
priimti sprendimą labai svarbaus
03:35
Our goal today is to come to an
agreement on a very important proposal.
pasiūlymo klausimu.
Kartu turim nuspręst, ar...“
03:37
As a group, we need to decide if —
– pyp pyp –
03:41
bloop bloop —
(Juokas)
03:44
(Laughter)
„Sveiki, kas čia?
03:45
Hi, who just joined?
Nieko? Pasigirdo.“
03:47
No? I thought I heard a beep. (Laughter)
Pažįstama?
03:49
Sound familiar?
Taip, man taip pat.
03:53
Yeah, it sounds familiar
to me, too.
Per pora savaičių
03:55
A couple of weeks after I put that online,
įrašą peržiūrėjo 500 000 žmonių
03:57
500,000 people in dozens of countries,
dešimtyse valstybių.
03:59
I mean dozens of countries,
Dešimtyse.
04:02
watched this video.
Ir po trejų metų
kas mėnesį jį peržiūri tūkstančiai.
04:04
And three years later, it's still getting
thousands of views every month.
Dabar jau beveik milijonas.
04:05
It's close to about a million right now.
Vienos didžiausių pasaulio kompanijų
04:08
And in fact, some of the biggest
companies in the world,
paprašė manęs leidimo
04:10
companies that you've
heard of but I won't name,
naudoti įrašą darbuotojų apmokymuose,
04:12
have asked for my permission to use
this video in their new-hire training
kad parodytų, kaip nereikia
vadovauti susirinkimui.
04:14
to teach their new employees how
not to run a meeting at their company.
Ir jei šie skaičiai neįtikina,
04:18
And if the numbers —
kad tai globali problema,
04:22
there are a million views and it's
being used by all these companies —
kad tai globali problema,
04:24
aren't enough proof that we have
a global problem with meetings,
tai tūkstančiai komentarų,
04:26
there are the many, many thousands
pasirodžiusių po įrašo
patalpinimo,
04:30
of comments posted online
įtikins.
04:31
after the video went up.
Žmonės rašė:
04:33
Thousands of people wrote things like,
„O Dieve! Tai mano diena!”
04:35
"OMG, that was my day today!"
„Čia mano kasdienybė!”
04:37
"That was my day every day!"
„Mano gyvenimas.”
04:39
"This is my life."
Kitas parašė:
04:41
One guy wrote,
„Juokinga, nes tiesa.
04:42
"It's funny because it's true.
Liūdna, skaudi tiesi.
04:43
Eerily, sadly, depressingly true.
Juokiausi, kol apsiverkiau.
04:45
It made me laugh until I cried.
Tada dar paverkiau. Ir dar truputį.“
04:46
And cried. And I cried some more."
Šis vargšas žmogus pasakė:
04:48
(Laughter)
„Mano kasdienybė
04:51
This poor guy said,
iki pensijos arba mirties.
04:53
"My daily life until
retirement or death, sigh."
Atodūsis.”
04:54
These are real quotes
Tai tikri žodžiai
04:59
and it's real sad.
ir dėl to labai liūdna.
05:01
A common theme running through
all of these comments online
Visus šiuos komentarus
05:02
is this fundamental belief
that we are powerless
vienija įsitikinimas,
05:05
to do anything other
than go to meetings
kad nėra kitos išeities,
05:08
and suffer through these
poorly run meetings
tik eiti į susirinkimus ir
kęsti prastą vadovavimą
05:10
and live to meet another day.
ir kaip nors ištverti iki rytdienos.
05:12
But the truth is, we're
not powerless at all.
Bet mes juk visai ne bejėgiai.
05:14
In fact, the cure for MAS
is right here in our hands.
Vaistas nuo MAS mūsų rankose,
05:17
It's right at our fingertips, literally.
pirštų galiukuose,
tikrąja to žodžio prasme.
05:20
It's something that I call ¡No MAS!
Vadinu tai ¡No MAS!,
05:22
(Laughter)
(Juokas)
05:26
Which, if I remember my
high school Spanish,
Kas, jei pamenu teisingai,
05:28
means something like,
"Enough already, make it stop!"
Ispaniškai reiškia “Gana! Užtenka!”
05:30
Here's how No MAS
works. It's very simple.
Viskas labai paprasta.
05:33
First of all, the next time you
get a meeting invitation
Visų pirma, kitąkart
gavę kvietimą į susirinkimą,
05:36
that doesn't have a lot
of information in it at all,
kuriame nėra jokios informacijos,
05:39
click the tentative button!
spauskit neapsisprendimo mygtuką.
05:42
It's okay, you're allowed,
that's why it's there.
Viskas gerai, nieko blogo,
tam jis ten ir yra.
05:44
It's right next to the accept button.
Jis prie pat sutikimo mygtuko.
05:46
Or the maybe button, or whatever button
is there for you not to accept immediately.
Jis prie pat sutikimo mygtuko.
05:48
Then, get in touch with the person
who asked you to the meeting.
Arba tai „gal" mygtukas, ar
bet koks kitas nepriimantis susirinkimo.
05:51
Tell them you're very excited
to support their work,
Tada susisiekit su kviečiančiuoju.
05:55
ask them what the goal
of the meeting is,
Išreikškit paramą,
05:58
and tell them you're interested in learning
how you can help them achieve their goal.
paklauskit apie susirinkimo tikslą
06:00
And if we do this often enough,
ir pasakykit, kad norėtumėt padėt
jį pasiekti.
06:03
and we do it respectfully,
Jei mes tai darysim pakankamai dažnai
06:05
people might start to be
a little bit more thoughtful
ir su pagarba,
06:07
about the way they put together
meeting invitations.
gal kiti pradės galvoti apie tai,
06:09
And you can make more thoughtful
decisions about accepting it.
ką ir kaip kviesti į susirinkimus,
06:11
People might actually start
sending out agendas. Imagine!
o jūs geriau pagalvosit
prieš sutikdami dalyvauti.
06:14
Or they might not have a conference call
with 12 people to talk about a status
Gal kas netgi
atsiųs susitikimo dienotvarkę
06:17
when they could just do a quick
email and get it done with.
ar vietoj konferencinio skambučio
su dvylika atsakovų
06:21
People just might start to change their
behavior because you changed yours.
reikalą išspręs el. paštu.
06:24
And they just might bring
your chair back, too. (Laughter)
Žmonės pakeis savo elgesį,
nes tu pakeitei savąjį.
06:29
No MAS!
O gal net ir kėdę parneš.
06:33
Thank you.
NoMAS.
06:34
(Applause).
Ačiū!
06:35
Translated by Rūta Gajauskaitė
Reviewed by Monika Ciurli

▲Back to top

About the Speaker:

David Grady - Information security manager
David Grady is on a crusade to help you take back your calendar.

Why you should listen

David Grady is an information security manager who believes that strong communication skills are
a necessity in today’s global economy. He has been a print journalist, a “PR guy” and a website producer, and has ghostwritten speeches and magazine articles for Fortune 500 company executives. A mid-life career change brought him into the world of information risk management, where every day he uses his communications experience to transform complex problems into understandable challenges.

More profile about the speaker
David Grady | Speaker | TED.com