06:45
TED@State Street Boston

David Grady: How to save the world (or at least yourself) from bad meetings

Девід Ґрейді: Як врятувати світ (чи принаймні себе) від невдалих нарад?

Filmed:

Епідемія невдалих, неефективних, переповнених нарад докучає світу бізнесу - і робить працівників нещасними. Девід Ґрейді має кілька ідей, як її зупинити.

- Information security manager
David Grady is on a crusade to help you take back your calendar. Full bio

Picture this:
Уявіть собі.
00:13
It's Monday morning,
Ранок понеділка,
00:14
you're at the office,
ви в офісі,
00:15
you're settling in for the day at work,
і працюватимете цілий день,
00:16
and this guy that you sort of
recognize from down the hall,
і цей хлопець, якого ви знаєте з
сусідньої кабінки,
00:18
walks right into your cubicle
входить прямо у ваш кабінет
00:21
and he steals your chair.
і краде ваш стілець.
00:23
Doesn't say a word —
Без жодного слова,
00:24
just rolls away with it.
просто відкочується на ньому.
00:25
Doesn't give you any information
about why he took your chair
Не говорячи вам, навіщо
він взяв ваш стілець
00:27
out of all the other chairs
that are out there.
спосеред всіх стільців, які є там.
00:29
Doesn't acknowledge the fact
that you might need your chair
Не допускаючи, що вам можливо
знадобиться ваш
00:31
to get some work done today.
стілець, щоб працювати
сьогодні.
00:34
You wouldn't stand for
it. You'd make a stink.
Ви б не відстоювали його.
Ви б зробили скандал.
00:35
You'd follow that guy
back to his cubicle
Ви б пішли за хлопцем до
його кабінки
00:37
and you'd say, "Why my chair?"
і запитали б: "Чому саме мій стілець?"
00:39
Okay, so now it's Tuesday morning
and you're at the office,
Гаразд, зараз ранок вівторка і
ви в офісі,
00:43
and a meeting invitation pops
up in your calendar.
і у вашому календарі з'являється
запрошення на нараду.
00:47
(Laughter)
(Сміх)
00:50
And it's from this woman who you
kind of know from down the hall,
І воно від тієї жінки, яку ви начебто
знаєте з кабінки поруч,
00:51
and the subject line references some
project that you heard a little bit about.
і про тему чийого проекту ви дещо чули.
00:54
But there's no agenda.
Немає ніякої програми.
00:58
There's no information about why
you were invited to the meeting.
Невідомо, чому вас запросили на збори.
01:00
And yet you accept the
meeting invitation, and you go.
і все ж ви приймаєте запрошення і йдете.
01:03
And when this highly
unproductive session is over,
І коли ця вкрай непродуктивна сесія
закінчується,
01:07
you go back to your desk,
ви повертаєтесь на робоче
місце,
01:10
and you stand at your
desk and you say,
стаєте за столом і кажете:
01:12
"Boy, I wish I had those two hours back,
"Хлопче, як би я хотів повернути
ці дві години назад,
01:14
like I wish I had my chair back."
так само як повернути свій стілець".
01:16
(Laughter)
(Сміх)
01:18
Every day, we allow our coworkers,
Кожного дня ми дозволяємо нашим колегам,
01:20
who are otherwise very,
very nice people,
які, так чи інакше, дуже,
дуже хороші люди,
01:22
to steal from us.
красти щось від нас.
01:24
And I'm talking about something far
more valuable than office furniture.
І я говорю про щось набагато цінніше
ніж офісні меблі.
01:26
I'm talking about time. Your time.
Я говорю про час. Про ваш час.
01:30
In fact, I believe that
Насправді, я вірю, що
01:33
we are in the middle
of a global epidemic
ми знаходимось в епіцентрі
глобальної епідемії
01:36
of a terrible new illness
known as MAS:
жахливої нової хвороби,
відомої як СНП.
01:38
Mindless Accept Syndrome.
Синдром невдумливого прийняття.
01:43
(Laughter)
(Сміх)
01:46
The primary symptom of
Mindless Accept Syndrome
Первинним симптомом синдрому
невдумливого прийняття
01:48
is just accepting a meeting invitation
the minute it pops up in your calendar.
є просто приймати запрошення на зустріч,
як тільки воно висвітлюється у календарі.
01:50
(Laughter)
(Сміх)
01:54
It's an involuntary reflex — ding,
click, bing — it's in your calendar,
Це мимовільний рефлекс -дзвін, клац,
дзинь- і воно у вашому календарі.
01:55
"Gotta go, I'm already late
for a meeting." (Laughter)
"Я маю йти. Я вже запізнююсь
на нараду". (Сміх)
01:59
Meetings are important, right?
Наради важливі, правда?
02:02
And collaboration is key to
the success of any enterprise.
І співпраця є ключем до успіху
будь-якого підприємства.
02:05
And a well-run meeting can yield
really positive, actionable results.
Добре проведена нарада може
дати справді позитивні, дієві результати.
02:08
But between globalization
Але через глобалізацію
02:11
and pervasive information technology,
та всеохоплюючі інформаційні
технології,
02:13
the way that we work
спосіб роботи
02:15
has really changed dramatically
over the last few years.
дійсно різко змінився на останні
кілька років.
02:17
And we're miserable. (Laughter)
І ми нещасні. (Сміх)
02:20
And we're miserable not because the
other guy can't run a good meeting,
І ми нещасні не тому, що той хлопець не
може добре провести нараду,
02:23
it's because of MAS, our
Mindless Accept Syndrome,
а через СНП, наш синдром
невдумливого прийняття,
02:27
which is a self-inflicted wound.
який є самозаподіяною раною.
02:30
Actually, I have evidence to prove
that MAS is a global epidemic.
Насправді, в мене є докази того, що СНП є
глобальною епідемією.
02:33
Let me tell you why.
Дозвольте мені це пояснити.
02:39
A couple of years ago, I put a video
on Youtube, and in the video,
Кілька років тому я виставив відео на
Youtube, і у відео
02:40
I acted out every terrible
conference call you've ever been on.
розіграв жахливу телефонну конференцію,
на якій ви коли-небудь були.
02:45
It goes on for about five minutes,
Вона триває майже 5 хвилин,
02:48
and it has all the things that we
hate about really bad meetings.
і в ній всі ті речі, яких ми терпіти не можемо
на справді поганих нарадах.
02:49
There's the moderator who has
no idea how to run the meeting.
Там є голова зборів, який уявлення не має,
як проводити наради.
02:53
There are the participants who
have no idea why they're there.
Є учасники, які не розуміють,
що вони там роблять.
02:56
The whole thing kind of collapses
into this collaborative train wreck.
І все це така собі спільна
ходяча катастрофа.
02:58
And everybody leaves very angry.
І кожен виходить з наради дуже злим.
03:02
It's kind of funny.
Це досить смішно.
03:05
(Laughter)
(Сміх)
03:06
Let's take a quick look.
Подивімось цей ролик.
03:08
(Video) Our goal today is to come to an
agreement on a very important proposal.
(Відео) Нашою метою сьогодні є дійти згоди
щодо дуже важливої пропозиції.
03:10
As a group, we need to decide if —
Як група, ми повинні вирішити чи-
03:14
bloop bloop —
блуп-блуп-
03:16
Hi, who just joined?
привіт, хто щойно приєднався?
03:19
Hi, it's Joe. I'm working from home today.
Привіт, це Джо. Я сьогодні працюю з дому.
03:22
(Laughter)
(Сміх)
03:25
Hi, Joe. Thanks for
joining us today, great.
Привіт, Джо. Спасибі, що приєдналися до
нас сьогодні, супер.
03:27
I was just saying, we have a lot of people
on the call we'd like to get through,
Я щойно говорив, що ми б хотіли з
багатьма зв'язатись,
03:30
so let's skip the roll call
тому пропустимо перекличку,
03:33
and I'm gonna dive right in.
і я продовжу.
03:35
Our goal today is to come to an
agreement on a very important proposal.
Сьогодні нашою метою є дійти згоди
щодо дуже важливої пропозиції.
03:37
As a group, we need to decide if —
Як група, ми повинні віришити чи-
03:41
bloop bloop —
блуп-блуп-
03:44
(Laughter)
(Сміх)
03:45
Hi, who just joined?
Привіт, хто щойно приєднався?
03:47
No? I thought I heard a beep. (Laughter)
Ніхто? Мені наче почувся звуковий сигнал.
03:49
Sound familiar?
Звучить знайомо?
03:53
Yeah, it sounds familiar
to me, too.
Так, мені це також знайомо.
03:55
A couple of weeks after I put that online,
Кілька тижнів після того, як я
виклав відео
03:57
500,000 people in dozens of countries,
онлайн, півмільйона людей в
десятках країн,
03:59
I mean dozens of countries,
так, так, у десятках країн,
04:02
watched this video.
переглянули це відео.
04:04
And three years later, it's still getting
thousands of views every month.
Минуло три роки, а воно все ще отримує
тисячі переглядів щомісяця.
04:05
It's close to about a million right now.
На цей час їх близько мільйона.
04:08
And in fact, some of the biggest
companies in the world,
І справді, найбільшi компанії світу,
04:10
companies that you've
heard of but I won't name,
про які ви чули, але яких
я не називатиму,
04:12
have asked for my permission to use
this video in their new-hire training
попросили мого дозволу на використання
відео для навчання початківців,
04:14
to teach their new employees how
not to run a meeting at their company.
щоб навчити своїх працівників, як не
слід проводити наради в їхніх компаніях.
04:18
And if the numbers —
І якщо кількість -
04:22
there are a million views and it's
being used by all these companies —
мільйон переглядів і
використання відео компаніями -
04:24
aren't enough proof that we have
a global problem with meetings,
не є доказом того, що ми маємо
глобальну проблему з нарадами,
04:26
there are the many, many thousands
є багато, багато тисяч
04:30
of comments posted online
коментарів, опублікованих
онлайн,
04:31
after the video went up.
після того, як кількість
переглядів зросла.
04:33
Thousands of people wrote things like,
Тисячі людей писали такі речі як:
04:35
"OMG, that was my day today!"
"О, Боже, таким сьогодні був мій день!"
04:37
"That was my day every day!"
"І так кожного дня".
04:39
"This is my life."
"Таке моє життя".
04:41
One guy wrote,
Один хлопець
писав:
04:42
"It's funny because it's true.
"Це смішно, бо це правда.
04:43
Eerily, sadly, depressingly true.
Моторошно, прикро, гнітюче, але правда.
04:45
It made me laugh until I cried.
Я сміявся,
допоки не розплакався.
04:46
And cried. And I cried some more."
І плакав. Довго плакав.
04:48
(Laughter)
(Сміх)
04:51
This poor guy said,
Цей бідний хлопець сказав:
04:53
"My daily life until
retirement or death, sigh."
"Моє повсякденне життя до
пенсії чи смерті (зітхаючи)".
04:54
These are real quotes
Це справжні цитати,
04:59
and it's real sad.
і це насправді сумно.
05:01
A common theme running through
all of these comments online
Загальною темою всіх цих коментарів
05:02
is this fundamental belief
that we are powerless
є фундаментальне переконання, що ми
неспроможні
05:05
to do anything other
than go to meetings
робити щось інше аніж
ходити на наради
05:08
and suffer through these
poorly run meetings
та страждати через ці погано
проведені наради
05:10
and live to meet another day.
і з нетерпінням чекати
наступного дня.
05:12
But the truth is, we're
not powerless at all.
Але правда в тому, що ми зовсім
не безсилі.
05:14
In fact, the cure for MAS
is right here in our hands.
Насправді, ліки від СНП перед нами,
в наших руках.
05:17
It's right at our fingertips, literally.
Вони прямо на кінчиках наших пальців.
05:20
It's something that I call ¡No MAS!
Це те, що я називаю "Ні, СНП!"
05:22
(Laughter)
(Сміх)
05:26
Which, if I remember my
high school Spanish,
Що, наскільки я пам'ятаю уроки
іспанської,
05:28
means something like,
"Enough already, make it stop!"
означає щось на кшталт
"Досить вже, зупини!"
05:30
Here's how No MAS
works. It's very simple.
Ось як "Ні СНП" працює.
05:33
First of all, the next time you
get a meeting invitation
Перш за все, наступного разу, коли
ви отримаєте запрошення,
05:36
that doesn't have a lot
of information in it at all,
яке не є досить інформативним,
05:39
click the tentative button!
натисніть кнопку "Я подумаю".
05:42
It's okay, you're allowed,
that's why it's there.
Все добре, ви маєте на це право,
тому та кнопка існує.
05:44
It's right next to the accept button.
Вона поблизу кнопки "Приймаю".
05:46
Or the maybe button, or whatever button
is there for you not to accept immediately.
Чи кнопку "Можливо", чи будь-яку
іншу кнопку, аби лиш не "Приймаю".
05:48
Then, get in touch with the person
who asked you to the meeting.
Тоді зв'яжіться з людиною, яка
запросила вас на нараду.
05:51
Tell them you're very excited
to support their work,
Скажіть, що ви маєте намір
підтримати їхню роботу.
05:55
ask them what the goal
of the meeting is,
Запитайтесь, якою є мета наради,
05:58
and tell them you're interested in learning
how you can help them achieve their goal.
і скажіть, що ви хотіли б знати, як ви
можете допомогти їм досягти мети.
06:00
And if we do this often enough,
І якщо ми робитимемо це досить часто
06:03
and we do it respectfully,
і чемно,
06:05
people might start to be
a little bit more thoughtful
можливо люди стануть уважнішими
06:07
about the way they put together
meeting invitations.
до того, як вони складають
запрошення на збори.
06:09
And you can make more thoughtful
decisions about accepting it.
А ви можете більше думати
над тим, чи їх приймати.
06:11
People might actually start
sending out agendas. Imagine!
Люди можуть навіть розсилати
програмки. Уявіть собі!
06:14
Or they might not have a conference call
with 12 people to talk about a status
Або ж не проводити конференц-
дзвінки з 12 людьми, щоб поговорити про
06:17
when they could just do a quick
email and get it done with.
становище, коли вони можуть зробити це
через імейли.
06:21
People just might start to change their
behavior because you changed yours.
Можливо, люди почнуть змінювати свою
поведінку тому, що ви її змінили.
06:24
And they just might bring
your chair back, too. (Laughter)
І хтозна - може вони повернуть вам стілець.
(Сміх)
06:29
No MAS!
Ні, СНП!
06:33
Thank you.
Дякую.
06:34
(Applause).
(Оплески)
06:35
Translated by Tania Zakala
Reviewed by Hanna Leliv

▲Back to top

About the Speaker:

David Grady - Information security manager
David Grady is on a crusade to help you take back your calendar.

Why you should listen

David Grady is an information security manager who believes that strong communication skills are
a necessity in today’s global economy. He has been a print journalist, a “PR guy” and a website producer, and has ghostwritten speeches and magazine articles for Fortune 500 company executives. A mid-life career change brought him into the world of information risk management, where every day he uses his communications experience to transform complex problems into understandable challenges.

More profile about the speaker
David Grady | Speaker | TED.com