TED@State Street Boston
David Grady: How to save the world (or at least yourself) from bad meetings
David Grady: Làm thế nào để cứu thế giới (hay ít nhất là chính bạn) khỏi những buổi họp tệ hại
Filmed:
Readability: 3
2,459,605 views
Một bệnh dịch từ những cuộc họp tệ hại, quá tải và không hiểu quả đang hoành hành trong thế giới doanh nghiệp - và làm cho các nhân viên phải khổ sở. David Grady có vài ý tưởng để ngăn chặn nó.
David Grady - Information security manager
David Grady is on a crusade to help you take back your calendar. Full bio
David Grady is on a crusade to help you take back your calendar. Full bio
Double-click the English transcript below to play the video.
00:13
Picture this:
0
1272
1377
Hãy hình dung
00:14
It's Monday morning,
1
2649
1093
một buổi sáng thứ hai
00:15
you're at the office,
2
3742
1119
bạn đến văn phòng
00:16
you're settling in for the day at work,
3
4861
1754
sẵn sàng cho một ngày làm việc
00:18
and this guy that you sort of
recognize from down the hall,
recognize from down the hall,
4
6615
2822
đột nhiên, một gã bạn
chỉ quen xã giao
chỉ quen xã giao
00:21
walks right into your cubicle
5
9437
1836
đến phòng và lấy
chiếc ghế của bạn đi
chiếc ghế của bạn đi
00:23
and he steals your chair.
6
11273
1402
mà không nói lấy một lời.
00:24
Doesn't say a word —
7
12675
1242
00:25
just rolls away with it.
8
13917
1388
Chẳng cho bạn
chút thông tin nào
chút thông tin nào
00:27
Doesn't give you any information
about why he took your chair
about why he took your chair
9
15305
2483
về lý do lấy ghế của bạn
00:29
out of all the other chairs
that are out there.
that are out there.
10
17788
2111
thay vì biết bao
cái khác ngoài kia.
cái khác ngoài kia.
00:31
Doesn't acknowledge the fact
that you might need your chair
that you might need your chair
11
19899
2142
Cũng không cần biết liệu bạn
có cần chiếc ghế đó để làm việc hôm nay.
có cần chiếc ghế đó để làm việc hôm nay.
00:34
to get some work done today.
12
22041
1541
Nếu không chống lại
bạn sẽ rất khó chịu
bạn sẽ rất khó chịu
00:35
You wouldn't stand for
it. You'd make a stink.
it. You'd make a stink.
13
23582
2257
00:37
You'd follow that guy
back to his cubicle
back to his cubicle
14
25839
2027
thế là bạn theo
về phòng của gã
về phòng của gã
00:39
and you'd say, "Why my chair?"
15
27866
3312
và nói rằng:
"Tại sao lại lấy ghế của tôi?"
"Tại sao lại lấy ghế của tôi?"
00:43
Okay, so now it's Tuesday morning
and you're at the office,
and you're at the office,
16
31178
4121
Giờ là buổi sáng thứ ba
và bạn đang ở văn phòng
và bạn đang ở văn phòng
00:47
and a meeting invitation pops
up in your calendar.
up in your calendar.
17
35299
2729
một lời mời họp
bất ngờ hiện ra trên lịch của bạn.
bất ngờ hiện ra trên lịch của bạn.
00:50
(Laughter)
18
38028
1605
(Tiếng cười)
00:51
And it's from this woman who you
kind of know from down the hall,
kind of know from down the hall,
19
39633
3076
Và đó là từ một phụ nữ
mà bạn chỉ quen xã giao
mà bạn chỉ quen xã giao
00:54
and the subject line references some
project that you heard a little bit about.
project that you heard a little bit about.
20
42709
3805
cuộc họp về một dự án mà
bạn chỉ biết sơ sơ
bạn chỉ biết sơ sơ
00:58
But there's no agenda.
21
46514
1683
chẳng có chương trình cụ thể
01:00
There's no information about why
you were invited to the meeting.
you were invited to the meeting.
22
48197
3076
không có một thông tin nào
về lý do bạn được mời
về lý do bạn được mời
01:03
And yet you accept the
meeting invitation, and you go.
meeting invitation, and you go.
23
51273
4616
dù gì thì bạn cũng đồng ý
đến cuộc họp.
đến cuộc họp.
01:07
And when this highly
unproductive session is over,
unproductive session is over,
24
55889
2927
Khi cái cuộc họp quá là
không hữu ích này kết thúc,
không hữu ích này kết thúc,
01:10
you go back to your desk,
25
58816
1683
bạn quay lại bàn làm việc
đứng đó và than rằng:
đứng đó và than rằng:
01:12
and you stand at your
desk and you say,
desk and you say,
26
60499
1509
"Trời, giá mà tôi lấy lại được
hai tiếng đồng hồ
hai tiếng đồng hồ
01:14
"Boy, I wish I had those two hours back,
27
62008
2663
01:16
like I wish I had my chair back."
28
64671
2003
như là với cái ghế của mình vậy"
01:18
(Laughter)
29
66674
1506
(Tiếng cười)
01:20
Every day, we allow our coworkers,
30
68180
2571
Mỗi ngày, chúng ta
đã để cho đồng nghiệp
đã để cho đồng nghiệp
01:22
who are otherwise very,
very nice people,
very nice people,
31
70751
2214
những người mà
ở mặt khác thì rất rất tốt
ở mặt khác thì rất rất tốt
01:24
to steal from us.
32
72965
1667
cướp nó đi từ tay chúng ta.
01:26
And I'm talking about something far
more valuable than office furniture.
more valuable than office furniture.
33
74632
4078
Tôi đang nói về thứ
giá trị hơn đồ đạc văn phòng nhiều lần
giá trị hơn đồ đạc văn phòng nhiều lần
01:30
I'm talking about time. Your time.
34
78710
3029
Đó là thời gian.
Thời gian của các bạn.
Thời gian của các bạn.
01:33
In fact, I believe that
35
81739
2653
Trên thực tế, tôi tin rằng
chúng ta đang bị nhiễm
một căn bệnh dịch toàn cầu
một căn bệnh dịch toàn cầu
01:36
we are in the middle
of a global epidemic
of a global epidemic
36
84392
2485
01:38
of a terrible new illness
known as MAS:
known as MAS:
37
86877
5040
gọi là MAS: Mindless Accept Syndrome
"Hội chứng đồng ý không suy nghĩ"
01:43
Mindless Accept Syndrome.
38
91917
2273
01:46
(Laughter)
39
94190
1894
(Tiếng cười)
01:48
The primary symptom of
Mindless Accept Syndrome
Mindless Accept Syndrome
40
96084
2701
Triệu chứng cơ bản là
01:50
is just accepting a meeting invitation
the minute it pops up in your calendar.
the minute it pops up in your calendar.
41
98785
3920
đồng ý bất kỳ lời mời đi họp nào
ngay khi nó xuất hiện trên lịch.
ngay khi nó xuất hiện trên lịch.
(Tiếng cười)
01:54
(Laughter)
42
102705
1270
Đó là một phản xạ vô điều kiện
- ding, click, bing - thế là vào lịch
- ding, click, bing - thế là vào lịch
01:55
It's an involuntary reflex — ding,
click, bing — it's in your calendar,
click, bing — it's in your calendar,
43
103975
3668
01:59
"Gotta go, I'm already late
for a meeting." (Laughter)
for a meeting." (Laughter)
44
107643
3293
"Rồi, phải đi thôi, trễ họp rồi"
(Tiếng cười)
(Tiếng cười)
02:02
Meetings are important, right?
45
110936
2387
Họp hành thì rất quan trọng
đúng chứ?
đúng chứ?
02:05
And collaboration is key to
the success of any enterprise.
the success of any enterprise.
46
113323
2946
Cộng tác là chìa khóa thành công
của mọi doanh nghiệp
của mọi doanh nghiệp
02:08
And a well-run meeting can yield
really positive, actionable results.
really positive, actionable results.
47
116269
3393
và một cuộc họp tốt có thể mang lại
những kết quả tích cực và khả thi.
những kết quả tích cực và khả thi.
02:11
But between globalization
48
119662
1758
Nhưng trong sự toàn cầu hóa
02:13
and pervasive information technology,
49
121420
2315
và sự thâm nhập
của công nghệ thông tin,
của công nghệ thông tin,
02:15
the way that we work
50
123735
1671
cách chúng ta làm việc
02:17
has really changed dramatically
over the last few years.
over the last few years.
51
125406
3229
đã bị thay đổi đáng kể
những năm gần đây.
những năm gần đây.
02:20
And we're miserable. (Laughter)
52
128635
3207
Và chúng ta thật khổ sở (Tiếng cười).
02:23
And we're miserable not because the
other guy can't run a good meeting,
other guy can't run a good meeting,
53
131842
3540
Khổ sở không phải vì
không điều hành được một cuộc họp tốt
không điều hành được một cuộc họp tốt
02:27
it's because of MAS, our
Mindless Accept Syndrome,
Mindless Accept Syndrome,
54
135382
2812
mà vì MAS, hội chứng đồng ý
không suy nghĩ của chúng ta,
không suy nghĩ của chúng ta,
02:30
which is a self-inflicted wound.
55
138194
3776
vết thương do chính chúng ta gây ra.
02:33
Actually, I have evidence to prove
that MAS is a global epidemic.
that MAS is a global epidemic.
56
141970
5147
Thực ra, tôi có chứng cứ chứng minh
MAS là dịch bệnh toàn cầu.
MAS là dịch bệnh toàn cầu.
02:39
Let me tell you why.
57
147117
1647
Để tôi giải thích cho các bạn.
02:40
A couple of years ago, I put a video
on Youtube, and in the video,
on Youtube, and in the video,
58
148764
4272
Vài năm trước, tôi đăng một video
lên Youtube, mà trong đó
lên Youtube, mà trong đó
02:45
I acted out every terrible
conference call you've ever been on.
conference call you've ever been on.
59
153036
3198
tôi diễn lại tất cả các cuộc họp
kinh khủng mà bạn từng tham gia.
kinh khủng mà bạn từng tham gia.
02:48
It goes on for about five minutes,
60
156234
1659
Đoạn video dài khoảng 5 phút
02:49
and it has all the things that we
hate about really bad meetings.
hate about really bad meetings.
61
157893
3191
và nó có tất cả những gì
bạn ghét ở một buổi họp tệ hại.
bạn ghét ở một buổi họp tệ hại.
02:53
There's the moderator who has
no idea how to run the meeting.
no idea how to run the meeting.
62
161084
3343
Có người điều hành cuộc họp
không biết cách điều hành.
không biết cách điều hành.
02:56
There are the participants who
have no idea why they're there.
have no idea why they're there.
63
164427
2558
Có thành viên tham gia
mà không biết tại sao họ tham gia.
mà không biết tại sao họ tham gia.
02:58
The whole thing kind of collapses
into this collaborative train wreck.
into this collaborative train wreck.
64
166985
3703
Mọi thứ như sụp đổ thành
đống đổ nát của con tàu.
đống đổ nát của con tàu.
03:02
And everybody leaves very angry.
65
170688
2426
Và mọi người bỏ đi trong giận dữ.
03:05
It's kind of funny.
66
173114
1789
Thật buồn cười.
03:06
(Laughter)
67
174903
1583
(Tiếng cười)
03:08
Let's take a quick look.
68
176486
2152
Hãy xem đoạn video đó.
03:10
(Video) Our goal today is to come to an
agreement on a very important proposal.
agreement on a very important proposal.
69
178638
3827
Mục tiêu của chúng ta hôm nay
là thỏa thuận về vấn đề rất quan trọng.
là thỏa thuận về vấn đề rất quan trọng.
03:14
As a group, we need to decide if —
70
182465
2087
Là một tập thể, chúng ta cần quyết định ---
bloop bloop ---
bloop bloop ---
03:16
bloop bloop —
71
184552
2779
03:19
Hi, who just joined?
72
187331
3567
Oh, xin chào, ai đó?
Joe đây, tôi làm việc tại nhà hôm nay.
Joe đây, tôi làm việc tại nhà hôm nay.
03:22
Hi, it's Joe. I'm working from home today.
73
190898
3012
(Tiếng cười)
03:25
(Laughter)
74
193910
1890
03:27
Hi, Joe. Thanks for
joining us today, great.
joining us today, great.
75
195800
3068
Chào Joe, cám ơn
vì đã tham gia.
vì đã tham gia.
03:30
I was just saying, we have a lot of people
on the call we'd like to get through,
on the call we'd like to get through,
76
198868
2790
Có rất nhiều người tham gia hôm nay
vì thế, hãy bỏ qua phần điểm danh
vì thế, hãy bỏ qua phần điểm danh
03:33
so let's skip the roll call
77
201658
1634
và tôi sẽ đi ngay vào vấn đề.
03:35
and I'm gonna dive right in.
78
203292
2673
Mục tiêu của ta hôm nay là
thỏa thuận về một vấn đề rất quan trọng.
thỏa thuận về một vấn đề rất quan trọng.
03:37
Our goal today is to come to an
agreement on a very important proposal.
agreement on a very important proposal.
79
205965
3875
Là một tập thể, ta cần quyết định ---
bloop bloop — (Tiếng cười)
bloop bloop — (Tiếng cười)
03:41
As a group, we need to decide if —
80
209840
2565
03:44
bloop bloop —
81
212405
1293
03:45
(Laughter)
82
213698
1463
03:47
Hi, who just joined?
83
215161
2023
Oh, ai vừa vào đấy?
03:49
No? I thought I heard a beep. (Laughter)
84
217184
4809
Không có à? Tôi tưởng
vừa nghe thấy tiếng beep chứ.(Tiếng cười)
vừa nghe thấy tiếng beep chứ.(Tiếng cười)
Nghe quen chứ?
Đúng rồi, nó cũng quen thuộc với tôi nữa.
Đúng rồi, nó cũng quen thuộc với tôi nữa.
03:53
Sound familiar?
85
221993
1636
03:55
Yeah, it sounds familiar
to me, too.
to me, too.
86
223629
1977
Vài tuần sau khi tôi đăng nó lên
500,000 người từ hàng tá các quốc gia
500,000 người từ hàng tá các quốc gia
03:57
A couple of weeks after I put that online,
87
225606
2056
03:59
500,000 people in dozens of countries,
88
227662
2801
04:02
I mean dozens of countries,
89
230463
1640
đã xem đoạn video này.
04:04
watched this video.
90
232103
1184
Ba năm sau, nó vẫn có
hàng nghìn lượt xem mỗi tháng.
hàng nghìn lượt xem mỗi tháng.
04:05
And three years later, it's still getting
thousands of views every month.
thousands of views every month.
91
233287
3354
Giờ đã gần con số một triệu.
04:08
It's close to about a million right now.
92
236641
1967
Thực tế, vài trong những
công ty lớn nhất thế giới,
công ty lớn nhất thế giới,
04:10
And in fact, some of the biggest
companies in the world,
companies in the world,
93
238608
2008
04:12
companies that you've
heard of but I won't name,
heard of but I won't name,
94
240616
1910
bạn từng nghe đến
và tôi sẽ không nêu tên
và tôi sẽ không nêu tên
04:14
have asked for my permission to use
this video in their new-hire training
this video in their new-hire training
95
242526
3895
đã xin phép tôi được dùng đoạn video đó
trong buổi huấn luyện người mới
trong buổi huấn luyện người mới
04:18
to teach their new employees how
not to run a meeting at their company.
not to run a meeting at their company.
96
246421
4249
để dạy họ điều không nên làm
khi điều hành một cuộc họp.
khi điều hành một cuộc họp.
Và nếu những con số, một nghìn lượt xem,
những công ty này
những công ty này
04:22
And if the numbers —
97
250670
1485
04:24
there are a million views and it's
being used by all these companies —
being used by all these companies —
98
252155
2381
không đủ để chứng minh
vấn đề toàn cầu từ những cuộc họp
vấn đề toàn cầu từ những cuộc họp
04:26
aren't enough proof that we have
a global problem with meetings,
a global problem with meetings,
99
254536
3526
thì hàng ngàn
lời bình luận trên mạng
lời bình luận trên mạng
04:30
there are the many, many thousands
100
258062
1777
04:31
of comments posted online
101
259839
1620
sau khi đoạn video được đăng tải
04:33
after the video went up.
102
261459
2188
hàng ngàn người đã viết thế này
"Ôi trời, ngày hôm nay của tôi là thế đấy!"
"Ôi trời, ngày hôm nay của tôi là thế đấy!"
04:35
Thousands of people wrote things like,
103
263647
1974
04:37
"OMG, that was my day today!"
104
265621
1854
"Ngày nào của tôi cũng thế!"
"Đây là chuyện đời tôi!"
"Đây là chuyện đời tôi!"
04:39
"That was my day every day!"
105
267475
1963
04:41
"This is my life."
106
269438
1159
04:42
One guy wrote,
107
270597
930
Có người còn viết:
"Thật buồn cười bởi đó là sự thật.
"Thật buồn cười bởi đó là sự thật.
04:43
"It's funny because it's true.
108
271527
1539
04:45
Eerily, sadly, depressingly true.
109
273066
1907
Đúng một cách kì lạ và đáng buồn.
Nó làm tôi cười đến phát khóc.
Nó làm tôi cười đến phát khóc.
04:46
It made me laugh until I cried.
110
274973
1718
Tôi khóc và khóc nhiều hơn nữa."
04:48
And cried. And I cried some more."
111
276691
2750
(Tiếng cười)
04:51
(Laughter)
112
279441
1632
Người đàn ông tội nghiệp này viết:
"Hàng ngày đến khi nghỉ hưu hay chết"
"Hàng ngày đến khi nghỉ hưu hay chết"
04:53
This poor guy said,
113
281073
1461
04:54
"My daily life until
retirement or death, sigh."
retirement or death, sigh."
114
282534
5077
Đây là những lời bình luận thật
và đáng buồn.
và đáng buồn.
04:59
These are real quotes
115
287611
1400
05:01
and it's real sad.
116
289011
1799
Điểm chung của chúng
là niềm tin rằng
là niềm tin rằng
05:02
A common theme running through
all of these comments online
all of these comments online
117
290810
2823
05:05
is this fundamental belief
that we are powerless
that we are powerless
118
293633
2541
chúng ta không thể làm gì hơn
là đến và chịu đựng
là đến và chịu đựng
05:08
to do anything other
than go to meetings
than go to meetings
119
296174
1901
những cuộc họp tệ hại thế này
và lay lất qua ngày.
và lay lất qua ngày.
05:10
and suffer through these
poorly run meetings
poorly run meetings
120
298075
2378
05:12
and live to meet another day.
121
300453
2089
05:14
But the truth is, we're
not powerless at all.
not powerless at all.
122
302542
3141
Sự thật là, ta không hề bất lực.
Trên thực tế, cách chữa trị MAS
ở ngay trong lòng bàn tay bạn.
ở ngay trong lòng bàn tay bạn.
05:17
In fact, the cure for MAS
is right here in our hands.
is right here in our hands.
123
305683
3093
05:20
It's right at our fingertips, literally.
124
308792
2185
05:22
It's something that I call ¡No MAS!
125
310977
3261
Đó là một thứ mà tôi gọi là No MAS
(Tiếng cười)
(Tiếng cười)
05:26
(Laughter)
126
314238
2230
05:28
Which, if I remember my
high school Spanish,
high school Spanish,
127
316468
2398
Làm tôi nhớ đến
tiếng Tây Ban Nha hồi cấp ba,
tiếng Tây Ban Nha hồi cấp ba,
05:30
means something like,
"Enough already, make it stop!"
"Enough already, make it stop!"
128
318866
2791
nghĩa là "đủ rồi, thôi đi!"
05:33
Here's how No MAS
works. It's very simple.
works. It's very simple.
129
321657
2752
No MAS rất đơn giản.
05:36
First of all, the next time you
get a meeting invitation
get a meeting invitation
130
324409
3197
Đầu tiên, khi bạn thấy lời mời họp
mà không có thông tin gì cụ thể
05:39
that doesn't have a lot
of information in it at all,
of information in it at all,
131
327606
2847
ấn "tentative"- tạm thời chưa quyết định
05:42
click the tentative button!
132
330453
1840
Không sao cả, bạn có quyền,
đó là lý do nó ở đó.
đó là lý do nó ở đó.
05:44
It's okay, you're allowed,
that's why it's there.
that's why it's there.
133
332293
2450
05:46
It's right next to the accept button.
134
334743
1509
Ngay cạnh "accept"- đồng ý
05:48
Or the maybe button, or whatever button
is there for you not to accept immediately.
is there for you not to accept immediately.
135
336252
3594
hay "maybe" - có lẽ hay bất cứ nút nào
cho biết bạn chưa đồng ý vội.
cho biết bạn chưa đồng ý vội.
05:51
Then, get in touch with the person
who asked you to the meeting.
who asked you to the meeting.
136
339846
3783
Rồi hãy liên lạc với người mời,
nói với họ bạn rất muốn giúp,
nói với họ bạn rất muốn giúp,
05:55
Tell them you're very excited
to support their work,
to support their work,
137
343629
2586
05:58
ask them what the goal
of the meeting is,
of the meeting is,
138
346215
2015
hỏi họ mục tiêu của cuộc họp
06:00
and tell them you're interested in learning
how you can help them achieve their goal.
how you can help them achieve their goal.
139
348230
3687
và rằng bạn có thể giúp gì
để đạt được mục tiêu đó.
để đạt được mục tiêu đó.
06:03
And if we do this often enough,
140
351917
1928
Nếu ta làm điều này thường xuyên,
với sự tôn trọng
với sự tôn trọng
06:05
and we do it respectfully,
141
353845
1338
06:07
people might start to be
a little bit more thoughtful
a little bit more thoughtful
142
355183
2037
người ta sẽ bắt đầu cẩn trọng hơn
trong việc đưa ra những lời mời
trong việc đưa ra những lời mời
06:09
about the way they put together
meeting invitations.
meeting invitations.
143
357220
2462
và bạn sẽ cẩn trọng hơn
trong việc chấp nhận lời mời.
trong việc chấp nhận lời mời.
06:11
And you can make more thoughtful
decisions about accepting it.
decisions about accepting it.
144
359682
2852
06:14
People might actually start
sending out agendas. Imagine!
sending out agendas. Imagine!
145
362534
3260
Người ta có thể sẽ gửi
lịch trình cuộc họp. Tưởng tượng xem!
lịch trình cuộc họp. Tưởng tượng xem!
06:17
Or they might not have a conference call
with 12 people to talk about a status
with 12 people to talk about a status
146
365794
3748
Hay sẽ không tổ chức họp đường dài
với 12 người, bàn về một việc
với 12 người, bàn về một việc
06:21
when they could just do a quick
email and get it done with.
email and get it done with.
147
369542
3283
mà họ có thể chỉ gửi mail là xong.
06:24
People just might start to change their
behavior because you changed yours.
behavior because you changed yours.
148
372825
4834
Người ta cũng có thể thay đổi hành động
bởi vì bạn thay đổi hành động của chính mình.
bởi vì bạn thay đổi hành động của chính mình.
Và họ có thể mang trả
chiếc ghế cho bạn nữa. (Tiếng cười)
chiếc ghế cho bạn nữa. (Tiếng cười)
06:29
And they just might bring
your chair back, too. (Laughter)
your chair back, too. (Laughter)
149
377659
3485
No MAS
06:33
No MAS!
150
381144
1375
Xin cảm ơn
06:34
Thank you.
151
382519
1440
(Tiếng vỗ tay)
06:35
(Applause).
152
383959
2066
ABOUT THE SPEAKER
David Grady - Information security managerDavid Grady is on a crusade to help you take back your calendar.
Why you should listen
David Grady is an information security manager who believes that strong communication skills are a necessity in today’s global economy. He has been a print journalist, a “PR guy” and a website producer, and has ghostwritten speeches and magazine articles for Fortune 500 company executives. A mid-life career change brought him into the world of information risk management, where every day he uses his communications experience to transform complex problems into understandable challenges.
David Grady | Speaker | TED.com