06:45
TED@State Street Boston

David Grady: How to save the world (or at least yourself) from bad meetings

David Grady: Retten Sie die Welt (oder wenigstens sich selbst) vor schlechten Meetings

Filmed:

Eine Welle an schlechten, ineffizienten, überfüllten Meetings plagt die Geschäftswelt — und macht Arbeiter unglücklich. David Grady hat ein paar Ideen, wie man das aufhalten kann.

- Information security manager
David Grady is on a crusade to help you take back your calendar. Full bio

Picture this:
Stellen Sie sich vor:
00:13
It's Monday morning,
Es ist Montagmorgen,
00:14
you're at the office,
Sie sind im Büro,
00:15
you're settling in for the day at work,
bereiten sich auf den Arbeitstag vor.
00:16
and this guy that you sort of
recognize from down the hall,
Ein Mann, den Sie irgendwie
aus der Ferne kennen,
00:18
walks right into your cubicle
kommt einfach in Ihr Büro
00:21
and he steals your chair.
und klaut Ihren Stuhl.
00:23
Doesn't say a word —
Er sagt nichts,
00:24
just rolls away with it.
rollt ihn einfach weg.
00:25
Doesn't give you any information
about why he took your chair
Er sagt nicht, warum er
ausgerechnet Ihren Stuhl nimmt,
00:27
out of all the other chairs
that are out there.
und nicht einen anderen.
00:29
Doesn't acknowledge the fact
that you might need your chair
Es kümmert ihn nicht, dass
Sie ihn brauchen könnten,
00:31
to get some work done today.
um Ihre heutige Arbeit zu erledigen.
00:34
You wouldn't stand for
it. You'd make a stink.
Das würden Sie sich nicht gefallen lassen.
00:35
You'd follow that guy
back to his cubicle
Sie würden ihm hinterhergehen
00:37
and you'd say, "Why my chair?"
und fragen: "Warum mein Stuhl?"
00:39
Okay, so now it's Tuesday morning
and you're at the office,
Jetzt ist es Dienstagmorgen
und Sie sind wieder im Büro.
00:43
and a meeting invitation pops
up in your calendar.
In Ihrem Kalender erscheint
eine Einladung zu einem Meeting.
00:47
(Laughter)
(Lachen)
00:50
And it's from this woman who you
kind of know from down the hall,
Sie kommt von einer Kollegin,
die Sie etwas kennen.
00:51
and the subject line references some
project that you heard a little bit about.
Die Einladung betrifft etwas, von
dem Sie schon ein bisschen gehört haben.
00:54
But there's no agenda.
Aber es gibt keine Tagesordnung.
00:58
There's no information about why
you were invited to the meeting.
Sie wissen nicht, wieso gerade
Sie eingeladen wurden.
01:00
And yet you accept the
meeting invitation, and you go.
Aber dennoch sagen Sie zu
und gehen hin.
01:03
And when this highly
unproductive session is over,
Sobald dieses unproduktive Treffen
vorbei ist,
01:07
you go back to your desk,
sind Sie zurück an Ihrem Schreibtisch
01:10
and you stand at your
desk and you say,
und denken:
01:12
"Boy, I wish I had those two hours back,
"Die zwei Stunden hätte ich gerne wieder.
01:14
like I wish I had my chair back."
Genau wie meinen Stuhl."
01:16
(Laughter)
(Lachen)
01:18
Every day, we allow our coworkers,
Jeden Tag erlauben wir unseren Kollegen,
01:20
who are otherwise very,
very nice people,
die sonst wirklich gute Menschen sind,
01:22
to steal from us.
etwas von uns zu stehlen.
01:24
And I'm talking about something far
more valuable than office furniture.
Und ich meine etwas sehr
viel Wertvolleres als Büromöbel.
01:26
I'm talking about time. Your time.
Ich rede von Zeit, Ihrer Zeit.
01:30
In fact, I believe that
Ich glaube sogar,
01:33
we are in the middle
of a global epidemic
dass wir uns
inmitten einer globalen Epidemie,
01:36
of a terrible new illness
known as MAS:
einer schrecklichen neuen
Krankheit befinden: MAS
01:38
Mindless Accept Syndrome.
-- Mindless Accept Syndrom
(Unüberlegtes-Zusage-Syndrom).
01:43
(Laughter)
(Lachen)
01:46
The primary symptom of
Mindless Accept Syndrome
Das erste Anzeichen
des Unüberlegtes-Zusage-Syndroms
01:48
is just accepting a meeting invitation
the minute it pops up in your calendar.
ist das vorschnelle Annehmen
einer Einladung.
01:50
(Laughter)
(Lachen)
01:54
It's an involuntary reflex — ding,
click, bing — it's in your calendar,
Es ist ein ungewollter Reflex:
ding, klick, bing, es steht im Kalender.
01:55
"Gotta go, I'm already late
for a meeting." (Laughter)
"Ich muss los,
ich bin schon zu spät." (Lachen)
01:59
Meetings are important, right?
Meetings sind wichtig, nicht wahr?
02:02
And collaboration is key to
the success of any enterprise.
Zusammenarbeit ist der Schlüssel
zum Erfolg jedes Unternehmens.
02:05
And a well-run meeting can yield
really positive, actionable results.
Ein gut geführtes Meeting kann
durchaus positive Resultate bringen.
02:08
But between globalization
Aber durch Globalisierung
02:11
and pervasive information technology,
und weit um sich fassender
Informationstechnologie
02:13
the way that we work
hat sich unsere Arbeitsweise
02:15
has really changed dramatically
over the last few years.
in den letzten Jahren drastisch verändert.
02:17
And we're miserable. (Laughter)
Wir sind unglücklich. (Lachen)
02:20
And we're miserable not because the
other guy can't run a good meeting,
Wir sind nicht unglücklich, weil der
Kollege kein gutes Meeting leiten kann,
02:23
it's because of MAS, our
Mindless Accept Syndrome,
sondern wegen MAS,
unserem unüberlegtem Zusagen.
02:27
which is a self-inflicted wound.
Und das ist selbstverschuldet.
02:30
Actually, I have evidence to prove
that MAS is a global epidemic.
Ich habe tatsächlich Beweise dafür,
dass MAS eine globale Epidemie ist.
02:33
Let me tell you why.
Ich erkläre Ihnen warum.
02:39
A couple of years ago, I put a video
on Youtube, and in the video,
Vor einigen Jahren habe ich ein Video
auf YouTube hochgeladen.
02:40
I acted out every terrible
conference call you've ever been on.
Ich hab jede schreckliche Telefonkonferenz
nachgestellt, die man haben kann.
02:45
It goes on for about five minutes,
Das Video ist etwa fünf Minuten lang.
02:48
and it has all the things that we
hate about really bad meetings.
All das, was wir an schlechten Meetings
so hassen, ist dabei.
02:49
There's the moderator who has
no idea how to run the meeting.
Der Moderator, der keine Ahnung hat,
wie er das Meeting leiten soll.
02:53
There are the participants who
have no idea why they're there.
Die Teilnehmer, die keine Ahnung haben,
wieso sie teilnehmen.
02:56
The whole thing kind of collapses
into this collaborative train wreck.
Die ganze Konferenz verwandelt sich
in eine Katastrophe.
02:58
And everybody leaves very angry.
Jeder verlässt die Konferenz wütend.
03:02
It's kind of funny.
Es ist schon irgendwie lustig.
03:05
(Laughter)
(Lachen)
03:06
Let's take a quick look.
Schauen wir uns das kurz mal an:
03:08
(Video) Our goal today is to come to an
agreement on a very important proposal.
(Video) Unser heutiges Ziel ist es, uns
in einer wichtigen Sache zu einigen.
03:10
As a group, we need to decide if —
Als Gruppe müssen wir entscheiden, ob --
03:14
bloop bloop —
blub blub --
03:16
Hi, who just joined?
Hallo, wer ist da?
03:19
Hi, it's Joe. I'm working from home today.
Hi, ich bin's, Joe!
Ich arbeite heute von zu Hause aus.
03:22
(Laughter)
(Lachen)
03:25
Hi, Joe. Thanks for
joining us today, great.
Hallo Joe, danke für die Teilnahme.
03:27
I was just saying, we have a lot of people
on the call we'd like to get through,
Ich wollte gerade sagen, dass wir
heute viele Leute sind,
03:30
so let's skip the roll call
also überspringen wir mal
die Anwesenheitskontrolle.
03:33
and I'm gonna dive right in.
Ich fange gleich
mit dem Wichtigen an.
03:35
Our goal today is to come to an
agreement on a very important proposal.
Unser heutiges Ziel ist es, uns
in einer wichtigen Sache zu einigen.
03:37
As a group, we need to decide if —
Als Gruppe müssen wir entscheiden, ob --
03:41
bloop bloop —
blub blub --
03:44
(Laughter)
(Lachen)
03:45
Hi, who just joined?
Hallo, wer ist da?
03:47
No? I thought I heard a beep. (Laughter)
Keiner? Ich dachte,
ich hätte etwas gehört. (Lachen)
03:49
Sound familiar?
Kommt Ihnen das bekannt vor?
03:53
Yeah, it sounds familiar
to me, too.
Ja? Mir auch.
03:55
A couple of weeks after I put that online,
Nur wenige Wochen nach dem Upload
03:57
500,000 people in dozens of countries,
hatten 500 000 Menschen
aus Dutzenden Ländern,
03:59
I mean dozens of countries,
ich meine wirklich Dutzende Länder,
04:02
watched this video.
sich das Video angeschaut.
04:04
And three years later, it's still getting
thousands of views every month.
Selbst drei Jahre später
sind es monatlich noch Tausende.
04:05
It's close to about a million right now.
Es ist jetzt fast bei einer Million.
04:08
And in fact, some of the biggest
companies in the world,
Tatsächlich haben auch einige
der größten bekannten Unternehmen,
04:10
companies that you've
heard of but I won't name,
die ich aber nicht nennen werde,
04:12
have asked for my permission to use
this video in their new-hire training
um Erlaubnis gebeten, das Video
neuen Angestellten zu zeigen,
04:14
to teach their new employees how
not to run a meeting at their company.
um zu demonstrieren, wie Meetings
nicht abgehalten werden sollten.
04:18
And if the numbers —
Wenn diese Zahlen --
04:22
there are a million views and it's
being used by all these companies —
die Millionen Klicks und
die Nutzung der Unternehmen --
04:24
aren't enough proof that we have
a global problem with meetings,
nicht genug Beweis
für ein globales Problem sind,
04:26
there are the many, many thousands
dann sind da noch die vielen
tausend Kommentare,
04:30
of comments posted online
die online gepostet wurden,
04:31
after the video went up.
nachdem das Video hochgeladen wurde.
04:33
Thousands of people wrote things like,
Tausende haben Sachen geschrieben wie:
04:35
"OMG, that was my day today!"
"Oh mein Gott,
genau so lief es heute!"
04:37
"That was my day every day!"
"So ging es bei mir jeden Tag!"
04:39
"This is my life."
"Das beschreibt mein ganzes Leben."
04:41
One guy wrote,
Einer schrieb:
04:42
"It's funny because it's true.
"Es ist lustig, weil es wahr ist."
04:43
Eerily, sadly, depressingly true.
Traurig, aber wahr.
04:45
It made me laugh until I cried.
Ich hab vor Lachen Tränen vergossen.
04:46
And cried. And I cried some more."
Immer mehr und mehr.
04:48
(Laughter)
(Lachen)
04:51
This poor guy said,
Dieser arme Kerl schrieb:
04:53
"My daily life until
retirement or death, sigh."
"Mein Alltag bis zur Rente
oder dem Tod, seufz."
04:54
These are real quotes
Das sind alles echte Kommentare,
04:59
and it's real sad.
und es ist wirklich traurig.
05:01
A common theme running through
all of these comments online
Was all die Kommentare gemeinsam haben,
05:02
is this fundamental belief
that we are powerless
ist der Glaube,
dass wir nichts tun können,
05:05
to do anything other
than go to meetings
außer schlecht geleitete Meetings
05:08
and suffer through these
poorly run meetings
über uns ergehen zu lassen.
05:10
and live to meet another day.
Und den nächsten Tag auch wieder.
05:12
But the truth is, we're
not powerless at all.
Doch die Wahrheit ist:
Wir sind überhaupt nicht machtlos.
05:14
In fact, the cure for MAS
is right here in our hands.
Wir halten das Heilmittel
sogar in unseren Händen.
05:17
It's right at our fingertips, literally.
Es ist buchstäblich greifbar.
05:20
It's something that I call ¡No MAS!
Ich nenne es:
¡No MAS! (es reicht)
05:22
(Laughter)
(Lachen)
05:26
Which, if I remember my
high school Spanish,
Wenn ich es aus meinem
Spanischunterricht richtig erinnere,
05:28
means something like,
"Enough already, make it stop!"
heißt das:
"Es reicht! Schluss damit!"
05:30
Here's how No MAS
works. It's very simple.
Es funktioniert so, wirklich einfach:
05:33
First of all, the next time you
get a meeting invitation
Das nächste Mal, wenn Sie
eine Einladung erhalten,
05:36
that doesn't have a lot
of information in it at all,
in der kaum Informationen sind,
05:39
click the tentative button!
klicken Sie "Vielleicht".
05:42
It's okay, you're allowed,
that's why it's there.
Das ist in Ordnung, Sie dürfen das!
05:44
It's right next to the accept button.
Steht gleich neben Zusage.
05:46
Or the maybe button, or whatever button
is there for you not to accept immediately.
Was auch immer Sie wählen können,
ohne sofort zuzusagen.
05:48
Then, get in touch with the person
who asked you to the meeting.
Außerdem kontaktieren Sie
denjenigen, der Sie eingeladen hat.
05:51
Tell them you're very excited
to support their work,
Sagen Sie, Sie freuen sich,
ihn zu unterstützen,
05:55
ask them what the goal
of the meeting is,
fragen Sie nach dem Ziel des Meetings,
05:58
and tell them you're interested in learning
how you can help them achieve their goal.
und dass Sie gerne wissen würden,
wie Sie ihn unterstützen können.
06:00
And if we do this often enough,
Wenn wir alle das oft genug
06:03
and we do it respectfully,
und mit genug Respekt täten,
06:05
people might start to be
a little bit more thoughtful
würde sich mancher mehr Gedanken machen
06:07
about the way they put together
meeting invitations.
über die Art und Weise
Einladungen zu versenden.
06:09
And you can make more thoughtful
decisions about accepting it.
Und Sie könnten besser entscheiden,
ob Sie teilnehmen oder absagen.
06:11
People might actually start
sending out agendas. Imagine!
Wir hätten sogar Tagesordnungen.
Stellen Sie sich das vor.
06:14
Or they might not have a conference call
with 12 people to talk about a status
Oder es gäbe keine Telefonkonferenz
mit zwölf Teilnehmern,
06:17
when they could just do a quick
email and get it done with.
wenn es auch eine kurze E-Mail tun würde.
06:21
People just might start to change their
behavior because you changed yours.
Andere könnten ihr Verhalten ändern,
wenn Sie Ihr Verhalten ändern.
06:24
And they just might bring
your chair back, too. (Laughter)
Sie bekämen vielleicht sogar
Ihren Stuhl wieder. (Lachen)
06:29
No MAS!
¡No MAS!
06:33
Thank you.
Danke schön.
06:34
(Applause).
(Applaus)
06:35

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About the Speaker:

David Grady - Information security manager
David Grady is on a crusade to help you take back your calendar.

Why you should listen

David Grady is an information security manager who believes that strong communication skills are
a necessity in today’s global economy. He has been a print journalist, a “PR guy” and a website producer, and has ghostwritten speeches and magazine articles for Fortune 500 company executives. A mid-life career change brought him into the world of information risk management, where every day he uses his communications experience to transform complex problems into understandable challenges.

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