TED@State Street Boston
David Grady: How to save the world (or at least yourself) from bad meetings
David Grady: Jak zachránit svět (nebo přinejmenším sebe) před špatně vedenými poradami
Filmed:
Readability: 3
2,459,605 views
Epidemie špatných, neefektivních porad, se spoustou účastníků, sužuje společnosti všude na světě a způsobuje, že se zaměstnanci kvůli ztracenému času cítí mizerně. David Grady má pár nápadů, jak to zastavit.
David Grady - Information security manager
David Grady is on a crusade to help you take back your calendar. Full bio
David Grady is on a crusade to help you take back your calendar. Full bio
Double-click the English transcript below to play the video.
00:13
Picture this:
0
1272
1377
Představte si tu situaci:
Je pondělní ráno,
Je pondělní ráno,
00:14
It's Monday morning,
1
2649
1093
jste v kanceláři,
chystáte se strávit den v práci,
chystáte se strávit den v práci,
00:15
you're at the office,
2
3742
1119
00:16
you're settling in for the day at work,
3
4861
1754
00:18
and this guy that you sort of
recognize from down the hall,
recognize from down the hall,
4
6615
2822
a člověk, se kterým jste se
letmo potkali dole v hale,
letmo potkali dole v hale,
vkráčí přímo do vaší kóje
a ukradne vám vaši židli.
a ukradne vám vaši židli.
00:21
walks right into your cubicle
5
9437
1836
00:23
and he steals your chair.
6
11273
1402
00:24
Doesn't say a word —
7
12675
1242
Neřekne ani slovo ‒
prostě s ní odjede.
prostě s ní odjede.
00:25
just rolls away with it.
8
13917
1388
00:27
Doesn't give you any information
about why he took your chair
about why he took your chair
9
15305
2483
Nezmíní se ani slovem o tom,
proč si z těch všech židlí kolem
proč si z těch všech židlí kolem
00:29
out of all the other chairs
that are out there.
that are out there.
10
17788
2111
vybral zrovna tu vaši.
Vůbec si nepřipouští,
že byste tu židli mohli potřebovat,
že byste tu židli mohli potřebovat,
00:31
Doesn't acknowledge the fact
that you might need your chair
that you might need your chair
11
19899
2142
00:34
to get some work done today.
12
22041
1541
abyste dnes odvedli nějakou práci.
00:35
You wouldn't stand for
it. You'd make a stink.
it. You'd make a stink.
13
23582
2257
Nestrpěli byste to.
Ztropili byste povyk.
Ztropili byste povyk.
00:37
You'd follow that guy
back to his cubicle
back to his cubicle
14
25839
2027
Šli byste za ním do jeho kóje
00:39
and you'd say, "Why my chair?"
15
27866
3312
a zeptali se: „Proč zrovna moji židli?“
00:43
Okay, so now it's Tuesday morning
and you're at the office,
and you're at the office,
16
31178
4121
OK, takže teď je úterý ráno
a vy jste v kanceláři
a vy jste v kanceláři
00:47
and a meeting invitation pops
up in your calendar.
up in your calendar.
17
35299
2729
a v kalendáři vám vyskočí
pozvánka na poradu.
pozvánka na poradu.
00:50
(Laughter)
18
38028
1605
(Smích)
00:51
And it's from this woman who you
kind of know from down the hall,
kind of know from down the hall,
19
39633
3076
A je od ženy, kterou
znáte od vidění z haly
znáte od vidění z haly
00:54
and the subject line references some
project that you heard a little bit about.
project that you heard a little bit about.
20
42709
3805
a předmět se týká projektu,
o kterém jste trochu slyšeli.
o kterém jste trochu slyšeli.
00:58
But there's no agenda.
21
46514
1683
Ale není tam program.
01:00
There's no information about why
you were invited to the meeting.
you were invited to the meeting.
22
48197
3076
A žádná informace o tom,
proč jste pozváni na poradu.
proč jste pozváni na poradu.
01:03
And yet you accept the
meeting invitation, and you go.
meeting invitation, and you go.
23
51273
4616
A přesto pozvánku přijímáte
a na poradu jdete.
a na poradu jdete.
01:07
And when this highly
unproductive session is over,
unproductive session is over,
24
55889
2927
A když je tento vysoce
neproduktivní sedánek za vámi,
neproduktivní sedánek za vámi,
01:10
you go back to your desk,
25
58816
1683
vracíte se ke svému stolu,
stojíte tam a říkáte si:
stojíte tam a říkáte si:
01:12
and you stand at your
desk and you say,
desk and you say,
26
60499
1509
01:14
"Boy, I wish I had those two hours back,
27
62008
2663
„Kéž bych tak měl ty dvě hodiny zpátky,
01:16
like I wish I had my chair back."
28
64671
2003
a kéž bych měl zpátky svou židli.“
01:18
(Laughter)
29
66674
1506
(Smích)
01:20
Every day, we allow our coworkers,
30
68180
2571
Každý den dovolujeme
svým spolupracovníkům,
svým spolupracovníkům,
01:22
who are otherwise very,
very nice people,
very nice people,
31
70751
2214
kteří jsou jinak velmi příjemnými lidmi,
aby nás okrádali.
aby nás okrádali.
01:24
to steal from us.
32
72965
1667
01:26
And I'm talking about something far
more valuable than office furniture.
more valuable than office furniture.
33
74632
4078
Hovořím o něčem daleko cennějším,
než je kancelářský nábytek.
než je kancelářský nábytek.
01:30
I'm talking about time. Your time.
34
78710
3029
Hovořím o čase. Vašem čase.
01:33
In fact, I believe that
35
81739
2653
Vlastně si myslím,
že jsme uprostřed globální epidemie
že jsme uprostřed globální epidemie
01:36
we are in the middle
of a global epidemic
of a global epidemic
36
84392
2485
01:38
of a terrible new illness
known as MAS:
known as MAS:
37
86877
5040
nové příšerné nemoci, známé jako MAS:
(Mindless Accept Syndrome)
(Mindless Accept Syndrome)
01:43
Mindless Accept Syndrome.
38
91917
2273
Syndrom bezmyšlenkovitého přijímání.
01:46
(Laughter)
39
94190
1894
(Smích)
01:48
The primary symptom of
Mindless Accept Syndrome
Mindless Accept Syndrome
40
96084
2701
Prvotním symptomem nemoci
01:50
is just accepting a meeting invitation
the minute it pops up in your calendar.
the minute it pops up in your calendar.
41
98785
3920
je přijímání pozvánek na porady
ve chvíli, kdy vám vyskočí v kalendáři.
ve chvíli, kdy vám vyskočí v kalendáři.
(Smích)
01:54
(Laughter)
42
102705
1270
01:55
It's an involuntary reflex — ding,
click, bing — it's in your calendar,
click, bing — it's in your calendar,
43
103975
3668
Je to mimovolný reflex ‒ ding, klik, bang ‒
a je to ve vašem kalendáři:
a je to ve vašem kalendáři:
„Musím jít, už jdu pozdě na poradu.“
01:59
"Gotta go, I'm already late
for a meeting." (Laughter)
for a meeting." (Laughter)
44
107643
3293
(Smích)
02:02
Meetings are important, right?
45
110936
2387
Porady jsou důležité, že?
02:05
And collaboration is key to
the success of any enterprise.
the success of any enterprise.
46
113323
2946
A spolupráce je klíčem
k úspěchu každého podniku.
k úspěchu každého podniku.
02:08
And a well-run meeting can yield
really positive, actionable results.
really positive, actionable results.
47
116269
3393
A dobře vedená porada může přinést
opravdu pozitivní, praktické výsledky.
opravdu pozitivní, praktické výsledky.
02:11
But between globalization
48
119662
1758
Ale mezi globalizací
02:13
and pervasive information technology,
49
121420
2315
a všudypřítomnými
informačními technologiemi
informačními technologiemi
02:15
the way that we work
50
123735
1671
se způsob, jakým pracujeme,
02:17
has really changed dramatically
over the last few years.
over the last few years.
51
125406
3229
za posledních pár let
opravdu dramaticky změnil.
opravdu dramaticky změnil.
02:20
And we're miserable. (Laughter)
52
128635
3207
A my jsme na tom bídně.
(Smích)
02:23
And we're miserable not because the
other guy can't run a good meeting,
other guy can't run a good meeting,
53
131842
3540
A nejsme na tom mizerně proto,
že někdo jiný neumí vést poradu,
že někdo jiný neumí vést poradu,
ale kvůli MAS, kvůli vlastnímu
Syndromu bezmyšlenkovitého přijímání,
Syndromu bezmyšlenkovitého přijímání,
02:27
it's because of MAS, our
Mindless Accept Syndrome,
Mindless Accept Syndrome,
54
135382
2812
02:30
which is a self-inflicted wound.
55
138194
3776
kterým se sami poškozujeme.
02:33
Actually, I have evidence to prove
that MAS is a global epidemic.
that MAS is a global epidemic.
56
141970
5147
Vlastně mám důkazy o tom,
že MAS je globální epidemií.
že MAS je globální epidemií.
02:39
Let me tell you why.
57
147117
1647
Dovolte mi, abych to vysvětlil.
02:40
A couple of years ago, I put a video
on Youtube, and in the video,
on Youtube, and in the video,
58
148764
4272
Před pár lety jsem dal na Youtube video
a v tom videu jsem přehrál nejhrůznější
konferenční hovor, který byste kdy zažili.
konferenční hovor, který byste kdy zažili.
02:45
I acted out every terrible
conference call you've ever been on.
conference call you've ever been on.
59
153036
3198
02:48
It goes on for about five minutes,
60
156234
1659
Trvá tak pět minut
02:49
and it has all the things that we
hate about really bad meetings.
hate about really bad meetings.
61
157893
3191
a je charakteristický vším tím, co na
opravdu špatných poradách nenávidíte.
opravdu špatných poradách nenávidíte.
02:53
There's the moderator who has
no idea how to run the meeting.
no idea how to run the meeting.
62
161084
3343
Je tam moderátor, který nemá
ani páru o tom, jak vést poradu.
ani páru o tom, jak vést poradu.
02:56
There are the participants who
have no idea why they're there.
have no idea why they're there.
63
164427
2558
Někteří účastníci vůbec
netuší, proč tam jsou.
netuší, proč tam jsou.
02:58
The whole thing kind of collapses
into this collaborative train wreck.
into this collaborative train wreck.
64
166985
3703
Celé se to tak nějak sesypalo v chaos,
na kterém se všichni podílí.
na kterém se všichni podílí.
03:02
And everybody leaves very angry.
65
170688
2426
A každý odchází velmi naštvaný.
03:05
It's kind of funny.
66
173114
1789
Je to trochu legrační.
03:06
(Laughter)
67
174903
1583
(Smích)
03:08
Let's take a quick look.
68
176486
2152
Koukněme se na kousek.
03:10
(Video) Our goal today is to come to an
agreement on a very important proposal.
agreement on a very important proposal.
69
178638
3827
(Video) Naším cílem je dnes dosáhnout
shody ohledně důležitého návrhu.
shody ohledně důležitého návrhu.
03:14
As a group, we need to decide if —
70
182465
2087
Potřebujeme se kolektivně
rozhodnout, jestli ‒
rozhodnout, jestli ‒
03:16
bloop bloop —
71
184552
2779
blop blop ‒
(Smích)
(Smích)
03:19
Hi, who just joined?
72
187331
3567
Ahoj, kdo se to připojil?
(Smích)
(Smích)
03:22
Hi, it's Joe. I'm working from home today.
73
190898
3012
Ahoj, tady je Joe. Dneska dělám z domu.
03:25
(Laughter)
74
193910
1890
(Smích)
03:27
Hi, Joe. Thanks for
joining us today, great.
joining us today, great.
75
195800
3068
Ahoj, Joe. Díky, že ses k nám
dnes přidal, skvělé.
dnes přidal, skvělé.
03:30
I was just saying, we have a lot of people
on the call we'd like to get through,
on the call we'd like to get through,
76
198868
2790
Právě jsem říkal, že bychom se rádi
spojili se spoustou lidí po telefonu,
spojili se spoustou lidí po telefonu,
03:33
so let's skip the roll call
77
201658
1634
takže přeskočme prezenci
a já se do toho hned pustím. (Smích)
a já se do toho hned pustím. (Smích)
03:35
and I'm gonna dive right in.
78
203292
2673
03:37
Our goal today is to come to an
agreement on a very important proposal.
agreement on a very important proposal.
79
205965
3875
Dnes je naším cílem se dohodnout
na velmi důležitém návrhu.
na velmi důležitém návrhu.
03:41
As a group, we need to decide if —
80
209840
2565
Potřebujeme se kolektivně
rozhodnout, zda ‒
rozhodnout, zda ‒
03:44
bloop bloop —
81
212405
1293
blop blop ‒
(Smích)
(Smích)
03:45
(Laughter)
82
213698
1463
03:47
Hi, who just joined?
83
215161
2023
Ahoj, kdo se připojil?
03:49
No? I thought I heard a beep. (Laughter)
84
217184
4809
Ne? Myslel jsem, že slyším zvonění.
(Smích)
(Smích)
03:53
Sound familiar?
85
221993
1636
Neznělo vám to povědomě?
03:55
Yeah, it sounds familiar
to me, too.
to me, too.
86
223629
1977
Jo, mně to taky zní povědomě.
03:57
A couple of weeks after I put that online,
87
225606
2056
Po pár týdnech, co jsem ho dal na web,
03:59
500,000 people in dozens of countries,
88
227662
2801
vidělo toto video půl milionu lidí
ze spousty zemí, opravdu spousty zemí.
04:02
I mean dozens of countries,
89
230463
1640
04:04
watched this video.
90
232103
1184
I teď po třech letech má to video
stále tisíce shlédnutí každý měsíc.
stále tisíce shlédnutí každý měsíc.
04:05
And three years later, it's still getting
thousands of views every month.
thousands of views every month.
91
233287
3354
04:08
It's close to about a million right now.
92
236641
1967
Blíží se to milionu.
04:10
And in fact, some of the biggest
companies in the world,
companies in the world,
93
238608
2008
A některé z největších firem světa,
04:12
companies that you've
heard of but I won't name,
heard of but I won't name,
94
240616
1910
znáte je, ale nebudu jmenovat,
04:14
have asked for my permission to use
this video in their new-hire training
this video in their new-hire training
95
242526
3895
mně vlastně požádaly o svolení používat ho
při školení svých nových zaměstnanců,
při školení svých nových zaměstnanců,
04:18
to teach their new employees how
not to run a meeting at their company.
not to run a meeting at their company.
96
246421
4249
aby je naučily, jak se u nich
nemají vést porady.
nemají vést porady.
04:22
And if the numbers —
97
250670
1485
A pokud ta čísla ‒
viděli ho miliony lidí a používají
ho všechny tyhle společnosti ‒
ho všechny tyhle společnosti ‒
04:24
there are a million views and it's
being used by all these companies —
being used by all these companies —
98
252155
2381
04:26
aren't enough proof that we have
a global problem with meetings,
a global problem with meetings,
99
254536
3526
nejsou dostatečným důkazem toho,
že máme globální problém s poradami,
že máme globální problém s poradami,
04:30
there are the many, many thousands
100
258062
1777
jsou tu ještě tisíce komentářů
zaslaných po zveřejnění videa on-line.
zaslaných po zveřejnění videa on-line.
04:31
of comments posted online
101
259839
1620
04:33
after the video went up.
102
261459
2188
04:35
Thousands of people wrote things like,
103
263647
1974
Tisíce lidí třeba napsaly:
04:37
"OMG, that was my day today!"
104
265621
1854
„Ježíši, to bylo jako dneska!“
04:39
"That was my day every day!"
105
267475
1963
„To zažívám každý den!“
04:41
"This is my life."
106
269438
1159
„Tohle je můj život.“
04:42
One guy wrote,
107
270597
930
Jeden člověk napsal:
04:43
"It's funny because it's true.
108
271527
1539
„Je to legrační, protože to je pravda.
Děsivá, smutná, depresivní pravda.
Děsivá, smutná, depresivní pravda.
04:45
Eerily, sadly, depressingly true.
109
273066
1907
04:46
It made me laugh until I cried.
110
274973
1718
Rozesmálo mě to až k slzám.
A řval jsem u toho smíchy pořád dokola.“
A řval jsem u toho smíchy pořád dokola.“
04:48
And cried. And I cried some more."
111
276691
2750
(Smích)
04:51
(Laughter)
112
279441
1632
04:53
This poor guy said,
113
281073
1461
Tenhle nebohý chlapík řekl:
04:54
"My daily life until
retirement or death, sigh."
retirement or death, sigh."
114
282534
5077
„Můj každodenní chleba
až do důchodu anebo smrti, ach jo.“
až do důchodu anebo smrti, ach jo.“
04:59
These are real quotes
115
287611
1400
Toto jsou reálné citace
a je to skutečně smutné.
a je to skutečně smutné.
05:01
and it's real sad.
116
289011
1799
05:02
A common theme running through
all of these comments online
all of these comments online
117
290810
2823
Společným tématem všech těchto komentářů
05:05
is this fundamental belief
that we are powerless
that we are powerless
118
293633
2541
je základní domněka, že nemůžeme dělat
05:08
to do anything other
than go to meetings
than go to meetings
119
296174
1901
nic jiného než chodit na porady
05:10
and suffer through these
poorly run meetings
poorly run meetings
120
298075
2378
a přetrpět mizerně vedené porady,
05:12
and live to meet another day.
121
300453
2089
abychom přežili do dalšího dne.
05:14
But the truth is, we're
not powerless at all.
not powerless at all.
122
302542
3141
Pravdou ale je, že nejsme vůbec bezmocní.
05:17
In fact, the cure for MAS
is right here in our hands.
is right here in our hands.
123
305683
3093
Lék na MAS je přímo ve vašich rukou.
05:20
It's right at our fingertips, literally.
124
308792
2185
Doslova na konečcích prstů.
05:22
It's something that I call ¡No MAS!
125
310977
3261
Říkám tomu „!No MAS!“
05:26
(Laughter)
126
314238
2230
(Smích)
05:28
Which, if I remember my
high school Spanish,
high school Spanish,
127
316468
2398
Což, pokud si pamatuji
svou středoškolskou španělštinu,
svou středoškolskou španělštinu,
05:30
means something like,
"Enough already, make it stop!"
"Enough already, make it stop!"
128
318866
2791
znamená něco jako
„Už dost, zastavte to!“
„Už dost, zastavte to!“
05:33
Here's how No MAS
works. It's very simple.
works. It's very simple.
129
321657
2752
No MAS funguje následovně.
Je to velmi jednoduché.
Je to velmi jednoduché.
05:36
First of all, the next time you
get a meeting invitation
get a meeting invitation
130
324409
3197
Především, až příště dostanete pozvánku,
05:39
that doesn't have a lot
of information in it at all,
of information in it at all,
131
327606
2847
která neobsahuje dost informací,
05:42
click the tentative button!
132
330453
1840
klikněte na tlačítko „nezávazně ano“!
05:44
It's okay, you're allowed,
that's why it's there.
that's why it's there.
133
332293
2450
Je to OK, je to dovolené, proto to tam je.
05:46
It's right next to the accept button.
134
334743
1509
Je hned vedle tlačítka „přijímám“.
05:48
Or the maybe button, or whatever button
is there for you not to accept immediately.
is there for you not to accept immediately.
135
336252
3594
Nebo stiskněte „možná“ nebo jakékoli
tlačítko, kterým pozvánku hned nepřijmete.
tlačítko, kterým pozvánku hned nepřijmete.
05:51
Then, get in touch with the person
who asked you to the meeting.
who asked you to the meeting.
136
339846
3783
Pak kontaktujte člověka,
který vás na poradu pozval.
který vás na poradu pozval.
05:55
Tell them you're very excited
to support their work,
to support their work,
137
343629
2586
Řekněte mu, že ho při práci
velmi rádi podpoříte,
velmi rádi podpoříte,
05:58
ask them what the goal
of the meeting is,
of the meeting is,
138
346215
2015
zeptejte se, co je cílem porady
06:00
and tell them you're interested in learning
how you can help them achieve their goal.
how you can help them achieve their goal.
139
348230
3687
a dále mu řekněte, že vás zajímá,
jak mu můžete pomoci dosáhnout cíle.
jak mu můžete pomoci dosáhnout cíle.
06:03
And if we do this often enough,
140
351917
1928
Pokud to takhle budeme dělat dost často
06:05
and we do it respectfully,
141
353845
1338
a pokud to uděláme zdvořile,
06:07
people might start to be
a little bit more thoughtful
a little bit more thoughtful
142
355183
2037
lidé se možná začnou víc zamýšlet nad tím,
06:09
about the way they put together
meeting invitations.
meeting invitations.
143
357220
2462
koho na porady pozvou.
06:11
And you can make more thoughtful
decisions about accepting it.
decisions about accepting it.
144
359682
2852
A vy se můžete více rozmýšlet,
jestli pozvánku přijmete.
jestli pozvánku přijmete.
06:14
People might actually start
sending out agendas. Imagine!
sending out agendas. Imagine!
145
362534
3260
Lidé možná skutečně začnou zasílat
programy porad. Představte si to!
programy porad. Představte si to!
06:17
Or they might not have a conference call
with 12 people to talk about a status
with 12 people to talk about a status
146
365794
3748
Nebo možná nebudou pořádat konferenční
hovor s 12 lidmi kvůli zjišťování stavu,
hovor s 12 lidmi kvůli zjišťování stavu,
06:21
when they could just do a quick
email and get it done with.
email and get it done with.
147
369542
3283
když mohou rychleji poslat e-mail
a mít to hotovo.
a mít to hotovo.
06:24
People just might start to change their
behavior because you changed yours.
behavior because you changed yours.
148
372825
4834
Lidé se možná prostě začnou chovat jinak
díky tomu, že se jinak začnete chovat vy.
díky tomu, že se jinak začnete chovat vy.
06:29
And they just might bring
your chair back, too. (Laughter)
your chair back, too. (Laughter)
149
377659
3485
A taky vám možná vrátí vaši židli.
(Smích)
(Smích)
06:33
No MAS!
150
381144
1375
No MAS!
06:34
Thank you.
151
382519
1440
Děkuji
06:35
(Applause).
152
383959
2066
(Potlesk)
ABOUT THE SPEAKER
David Grady - Information security managerDavid Grady is on a crusade to help you take back your calendar.
Why you should listen
David Grady is an information security manager who believes that strong communication skills are a necessity in today’s global economy. He has been a print journalist, a “PR guy” and a website producer, and has ghostwritten speeches and magazine articles for Fortune 500 company executives. A mid-life career change brought him into the world of information risk management, where every day he uses his communications experience to transform complex problems into understandable challenges.
David Grady | Speaker | TED.com