TED@State Street Boston
David Grady: How to save the world (or at least yourself) from bad meetings
David Grady: Come salvare il mondo (o almeno, voi stessi) da riunioni improduttive
Filmed:
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Un'epidemia di riunioni improduttive, inefficienti e sovraffollate sta attanagliando il mondo degli affari, rendendo la vita dura ai lavoratori. David Grady condivide alcune idee su come porvi fine.
David Grady - Information security manager
David Grady is on a crusade to help you take back your calendar. Full bio
David Grady is on a crusade to help you take back your calendar. Full bio
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00:13
Picture this:
0
1272
1377
Immaginatevi
00:14
It's Monday morning,
1
2649
1093
lunedì mattina
00:15
you're at the office,
2
3742
1119
siete in ufficio
00:16
you're settling in for the day at work,
3
4861
1754
avete una giornata di lavoro davanti
00:18
and this guy that you sort of
recognize from down the hall,
recognize from down the hall,
4
6615
2822
e questo collega che avete visto
un paio di volte
un paio di volte
00:21
walks right into your cubicle
5
9437
1836
viene alla vostra postazione
00:23
and he steals your chair.
6
11273
1402
e vi ruba la sedia
00:24
Doesn't say a word —
7
12675
1242
Non dice nulla
00:25
just rolls away with it.
8
13917
1388
la prende e basta.
00:27
Doesn't give you any information
about why he took your chair
about why he took your chair
9
15305
2483
Non vi dice perché ha preso
proprio la vostra
proprio la vostra
00:29
out of all the other chairs
that are out there.
that are out there.
10
17788
2111
tra tutte le sedie tra cui
poteva scegliere.
poteva scegliere.
00:31
Doesn't acknowledge the fact
that you might need your chair
that you might need your chair
11
19899
2142
Non si preoccupa del fatto
che quella sedia
che quella sedia
00:34
to get some work done today.
12
22041
1541
vi serve per lavorare.
00:35
You wouldn't stand for
it. You'd make a stink.
it. You'd make a stink.
13
23582
2257
Non lo accettereste.
Sollevereste un polverone.
Sollevereste un polverone.
00:37
You'd follow that guy
back to his cubicle
back to his cubicle
14
25839
2027
Lo seguireste
fino alla sua postazione
fino alla sua postazione
00:39
and you'd say, "Why my chair?"
15
27866
3312
e gli chiedereste,
"Perché la mia sedia?"
"Perché la mia sedia?"
00:43
Okay, so now it's Tuesday morning
and you're at the office,
and you're at the office,
16
31178
4121
Bene. Ora è martedì mattina
e siete in ufficio
e siete in ufficio
00:47
and a meeting invitation pops
up in your calendar.
up in your calendar.
17
35299
2729
e compare sulla vostra agenda
un invito ad una riunione.
un invito ad una riunione.
00:50
(Laughter)
18
38028
1605
(Risate)
00:51
And it's from this woman who you
kind of know from down the hall,
kind of know from down the hall,
19
39633
3076
Viene da questa collega
che avrete visto un paio di volte
che avrete visto un paio di volte
00:54
and the subject line references some
project that you heard a little bit about.
project that you heard a little bit about.
20
42709
3805
e ha come oggetto un progetto
di cui avete sentito vagamente parlare
di cui avete sentito vagamente parlare
00:58
But there's no agenda.
21
46514
1683
Ma non c'è un programma.
01:00
There's no information about why
you were invited to the meeting.
you were invited to the meeting.
22
48197
3076
Nessuna informazione sul perché
vi hanno chiamato.
vi hanno chiamato.
01:03
And yet you accept the
meeting invitation, and you go.
meeting invitation, and you go.
23
51273
4616
Ma accettate comunque l'invito
e vi presentate alla riunione.
e vi presentate alla riunione.
01:07
And when this highly
unproductive session is over,
unproductive session is over,
24
55889
2927
E alla fine di questa sessione
totalmente improduttiva
totalmente improduttiva
01:10
you go back to your desk,
25
58816
1683
tornate alla vostra postazione
01:12
and you stand at your
desk and you say,
desk and you say,
26
60499
1509
state alla scrivania e pensate,
01:14
"Boy, I wish I had those two hours back,
27
62008
2663
"Vorrei proprio riavere
indietro queste due ore
indietro queste due ore
01:16
like I wish I had my chair back."
28
64671
2003
e anche la mia sedia."
01:18
(Laughter)
29
66674
1506
(Risate)
01:20
Every day, we allow our coworkers,
30
68180
2571
Ogni giorno, permettiamo
ai nostri colleghi
ai nostri colleghi
01:22
who are otherwise very,
very nice people,
very nice people,
31
70751
2214
persone in altre occasioni
carine e gentili
carine e gentili
01:24
to steal from us.
32
72965
1667
di rubarci qualcosa.
01:26
And I'm talking about something far
more valuable than office furniture.
more valuable than office furniture.
33
74632
4078
Sto parlando di qualcosa di più prezioso
dei mobili dell'ufficio.
dei mobili dell'ufficio.
01:30
I'm talking about time. Your time.
34
78710
3029
Sto parlando del tempo.
Il vostro tempo.
Il vostro tempo.
01:33
In fact, I believe that
35
81739
2653
In effetti, penso che siamo
01:36
we are in the middle
of a global epidemic
of a global epidemic
36
84392
2485
nel bel mezzo di un'epidemia globale
01:38
of a terrible new illness
known as MAS:
known as MAS:
37
86877
5040
di una terribile malattia
chiamata MAS, in inglese:
chiamata MAS, in inglese:
01:43
Mindless Accept Syndrome.
38
91917
2273
Sindrome da Accettazione Meccanica.
01:46
(Laughter)
39
94190
1894
(Risate)
01:48
The primary symptom of
Mindless Accept Syndrome
Mindless Accept Syndrome
40
96084
2701
Il sintomo principale del MAS
01:50
is just accepting a meeting invitation
the minute it pops up in your calendar.
the minute it pops up in your calendar.
41
98785
3920
è l'accettare un invito ad una riunione
l'esatto minuto in cui compare.
l'esatto minuto in cui compare.
01:54
(Laughter)
42
102705
1270
(Risate)
01:55
It's an involuntary reflex — ding,
click, bing — it's in your calendar,
click, bing — it's in your calendar,
43
103975
3668
È un riflesso involontario, ding click
bing, eccolo sull'agenda,
bing, eccolo sull'agenda,
01:59
"Gotta go, I'm already late
for a meeting." (Laughter)
for a meeting." (Laughter)
44
107643
3293
"Devo andare, sono già in ritardo
per la riunione" (Risate)
per la riunione" (Risate)
02:02
Meetings are important, right?
45
110936
2387
Le riunioni sono importanti, no?
02:05
And collaboration is key to
the success of any enterprise.
the success of any enterprise.
46
113323
2946
E collaborare è la chiave
per il successo di qualsiasi azienda.
per il successo di qualsiasi azienda.
02:08
And a well-run meeting can yield
really positive, actionable results.
really positive, actionable results.
47
116269
3393
Una riunione ben gestita può portare
risultati molto positivi e fruibili.
risultati molto positivi e fruibili.
02:11
But between globalization
48
119662
1758
Ma tra la globalizzazione
02:13
and pervasive information technology,
49
121420
2315
e la tecnologia sempre più invadente,
02:15
the way that we work
50
123735
1671
il modo in cui lavoriamo
02:17
has really changed dramatically
over the last few years.
over the last few years.
51
125406
3229
è veramente cambiato drasticamente
negli ultimi anni.
negli ultimi anni.
02:20
And we're miserable. (Laughter)
52
128635
3207
E siamo molto infelici.
(Risate)
(Risate)
02:23
And we're miserable not because the
other guy can't run a good meeting,
other guy can't run a good meeting,
53
131842
3540
Siamo infelici non perché qualcuno,
non sa condurre una buona riunione
non sa condurre una buona riunione
02:27
it's because of MAS, our
Mindless Accept Syndrome,
Mindless Accept Syndrome,
54
135382
2812
ma a causa del MAS, la nostra
Sindrome da Accettazione Meccanica,
Sindrome da Accettazione Meccanica,
02:30
which is a self-inflicted wound.
55
138194
3776
una ferita che ci autoinfliggiamo.
02:33
Actually, I have evidence to prove
that MAS is a global epidemic.
that MAS is a global epidemic.
56
141970
5147
In realtà, ho prove che dimostrano
che il MAS è un'epidemia globale.
che il MAS è un'epidemia globale.
02:39
Let me tell you why.
57
147117
1647
Lasciate che vi spieghi perché.
02:40
A couple of years ago, I put a video
on Youtube, and in the video,
on Youtube, and in the video,
58
148764
4272
Un paio di anni fa, ho caricato un video
su YouTube, nel quale inscenavo
su YouTube, nel quale inscenavo
02:45
I acted out every terrible
conference call you've ever been on.
conference call you've ever been on.
59
153036
3198
tutte le terribili riunioni a cui
può capitare di partecipare.
può capitare di partecipare.
02:48
It goes on for about five minutes,
60
156234
1659
Dura circa cinque minuti
02:49
and it has all the things that we
hate about really bad meetings.
hate about really bad meetings.
61
157893
3191
e comprende tutto ciò
che odiamo delle riunioni.
che odiamo delle riunioni.
02:53
There's the moderator who has
no idea how to run the meeting.
no idea how to run the meeting.
62
161084
3343
Il moderatore che non ha idea di come
si gestisca una riunione.
si gestisca una riunione.
02:56
There are the participants who
have no idea why they're there.
have no idea why they're there.
63
164427
2558
I partecipanti che non hanno idea
del perché sono lì.
del perché sono lì.
02:58
The whole thing kind of collapses
into this collaborative train wreck.
into this collaborative train wreck.
64
166985
3703
Il tutto crolla in questa specie
di disastro collettivo,
di disastro collettivo,
03:02
And everybody leaves very angry.
65
170688
2426
e tutti se ne vanno arrabbiati.
03:05
It's kind of funny.
66
173114
1789
È quasi divertente.
03:06
(Laughter)
67
174903
1583
(Risate)
03:08
Let's take a quick look.
68
176486
2152
Vediamolo velocemente.
03:10
(Video) Our goal today is to come to an
agreement on a very important proposal.
agreement on a very important proposal.
69
178638
3827
(Video) Oggi vogliamo raggiungere
un accordo su una proposta molto importante
un accordo su una proposta molto importante
03:14
As a group, we need to decide if —
70
182465
2087
Come gruppo, dobbiamo decidere se...
03:16
bloop bloop —
71
184552
2779
biiip biiip...
03:19
Hi, who just joined?
72
187331
3567
Buongiorno, chi si è appena aggiunto?
03:22
Hi, it's Joe. I'm working from home today.
73
190898
3012
Ciao, sono Joe. Oggi lavoro da casa.
03:25
(Laughter)
74
193910
1890
(Risate)
03:27
Hi, Joe. Thanks for
joining us today, great.
joining us today, great.
75
195800
3068
Ciao Joe. Grazie per esserti
unito a noi oggi.
unito a noi oggi.
03:30
I was just saying, we have a lot of people
on the call we'd like to get through,
on the call we'd like to get through,
76
198868
2790
Abbiamo molte persone in collegamento oggi
03:33
so let's skip the roll call
77
201658
1634
quindi saltiamo le presentazioni
03:35
and I'm gonna dive right in.
78
203292
2673
e andiamo direttamente al punto.
03:37
Our goal today is to come to an
agreement on a very important proposal.
agreement on a very important proposal.
79
205965
3875
Oggi vogliamo raggiungere un accordo
su una proposta molto importante
su una proposta molto importante
03:41
As a group, we need to decide if —
80
209840
2565
Come gruppo, dobbiamo decidere se...
03:44
bloop bloop —
81
212405
1293
biiip biiip...
03:45
(Laughter)
82
213698
1463
(Risate)
03:47
Hi, who just joined?
83
215161
2023
Buongiorno, chi si è appena aggiunto?
03:49
No? I thought I heard a beep. (Laughter)
84
217184
4809
No? Mi pareva di aver sentito un beep.
(Risate)
(Risate)
03:53
Sound familiar?
85
221993
1636
Vi suona familiare?
03:55
Yeah, it sounds familiar
to me, too.
to me, too.
86
223629
1977
Già, suona familiare anche a me.
03:57
A couple of weeks after I put that online,
87
225606
2056
Due settimane dopo
aver caricato il video
aver caricato il video
03:59
500,000 people in dozens of countries,
88
227662
2801
500 000 persone da dozzine di paesi,
04:02
I mean dozens of countries,
89
230463
1640
nel senso, dozzine di paesi,
04:04
watched this video.
90
232103
1184
lo hanno guardato.
04:05
And three years later, it's still getting
thousands of views every month.
thousands of views every month.
91
233287
3354
E tre anni dopo, ha ancora migliaia
di visualizzazioni al mese.
di visualizzazioni al mese.
04:08
It's close to about a million right now.
92
236641
1967
Ci stiamo avvicinando al milione.
04:10
And in fact, some of the biggest
companies in the world,
companies in the world,
93
238608
2008
Alcune tra le aziende
più grandi al mondo,
più grandi al mondo,
04:12
companies that you've
heard of but I won't name,
heard of but I won't name,
94
240616
1910
che conoscete ma che non nominerò,
04:14
have asked for my permission to use
this video in their new-hire training
this video in their new-hire training
95
242526
3895
mi hanno chiesto il permesso di usare
il video per la formazione dei neoassunti
il video per la formazione dei neoassunti
04:18
to teach their new employees how
not to run a meeting at their company.
not to run a meeting at their company.
96
246421
4249
per insegnare loro come
non si conduce una riunione.
non si conduce una riunione.
04:22
And if the numbers —
97
250670
1485
E se queste cifre --
04:24
there are a million views and it's
being used by all these companies —
being used by all these companies —
98
252155
2381
le visualizzazioni, l'uso
da parte delle aziende --
da parte delle aziende --
04:26
aren't enough proof that we have
a global problem with meetings,
a global problem with meetings,
99
254536
3526
non sono una prova sufficiente
del problema globale delle riunioni,
del problema globale delle riunioni,
04:30
there are the many, many thousands
100
258062
1777
ci sono migliaia
04:31
of comments posted online
101
259839
1620
di commenti pubblicati online
04:33
after the video went up.
102
261459
2188
dalla pubblicazione del video.
04:35
Thousands of people wrote things like,
103
263647
1974
Migliaia di persone
hanno scritto cose come,
hanno scritto cose come,
04:37
"OMG, that was my day today!"
104
265621
1854
"Oh mio Dio, uguale alla mia giornata!"
04:39
"That was my day every day!"
105
267475
1963
"Mi accade ogni giorno!"
04:41
"This is my life."
106
269438
1159
"Ecco la mia vita."
04:42
One guy wrote,
107
270597
930
Un ragazzo ha scritto,
04:43
"It's funny because it's true.
108
271527
1539
"Fa ridere perché è vero.
04:45
Eerily, sadly, depressingly true.
109
273066
1907
Paurosamente, tristemente vero.
04:46
It made me laugh until I cried.
110
274973
1718
Mi ha fatto piangere dal ridere.
04:48
And cried. And I cried some more."
111
276691
2750
E ho pianto. E pianto ancora."
04:51
(Laughter)
112
279441
1632
(Risate)
04:53
This poor guy said,
113
281073
1461
Questo povero ragazzo ha detto,
04:54
"My daily life until
retirement or death, sigh."
retirement or death, sigh."
114
282534
5077
"Ecco la mia vita ogni giorno
fino alla pensione, o alla morte, sigh."
fino alla pensione, o alla morte, sigh."
04:59
These are real quotes
115
287611
1400
Sono citazioni reali
05:01
and it's real sad.
116
289011
1799
ed è davvero triste.
05:02
A common theme running through
all of these comments online
all of these comments online
117
290810
2823
Un filo conduttore
di questi commenti online
di questi commenti online
05:05
is this fundamental belief
that we are powerless
that we are powerless
118
293633
2541
è questa convinzione
di essere impotenti
di essere impotenti
05:08
to do anything other
than go to meetings
than go to meetings
119
296174
1901
di poter solo andare
alle riunioni
alle riunioni
05:10
and suffer through these
poorly run meetings
poorly run meetings
120
298075
2378
e soffrire a queste riunioni mal gestite
05:12
and live to meet another day.
121
300453
2089
per poi trascinarsi al giorno dopo.
05:14
But the truth is, we're
not powerless at all.
not powerless at all.
122
302542
3141
Ma in verità, non siamo
per niente impotenti.
per niente impotenti.
05:17
In fact, the cure for MAS
is right here in our hands.
is right here in our hands.
123
305683
3093
C'è infatti una cura per il MAS.
05:20
It's right at our fingertips, literally.
124
308792
2185
L'abbiamo letteralmente
a portata di mano
a portata di mano
05:22
It's something that I call ¡No MAS!
125
310977
3261
Io la chiamo no MAS!
05:26
(Laughter)
126
314238
2230
(Risate)
05:28
Which, if I remember my
high school Spanish,
high school Spanish,
127
316468
2398
Che, se ricordo bene
lo spagnolo del liceo
lo spagnolo del liceo
05:30
means something like,
"Enough already, make it stop!"
"Enough already, make it stop!"
128
318866
2791
significa qualcosa del tipo,
"Ora basta, smettiamola!"
"Ora basta, smettiamola!"
05:33
Here's how No MAS
works. It's very simple.
works. It's very simple.
129
321657
2752
Ecco come funziona "No MAS".
È molto semplice.
È molto semplice.
05:36
First of all, the next time you
get a meeting invitation
get a meeting invitation
130
324409
3197
Prima di tutto, la prossima volta
che vi chiameranno ad una riunione
che vi chiameranno ad una riunione
05:39
that doesn't have a lot
of information in it at all,
of information in it at all,
131
327606
2847
senza spiegarvi nel dettaglio
in cosa consisterà,
in cosa consisterà,
05:42
click the tentative button!
132
330453
1840
cliccate sul tasto "non lo so"!
05:44
It's okay, you're allowed,
that's why it's there.
that's why it's there.
133
332293
2450
Va bene, lo potete fare,
è lì per questo.
è lì per questo.
05:46
It's right next to the accept button.
134
334743
1509
Accanto al tasto "accetta".
05:48
Or the maybe button, or whatever button
is there for you not to accept immediately.
is there for you not to accept immediately.
135
336252
3594
Oppure il tasto "forse", o qualsiasi tasto
che vi permetta di non accettare subito.
che vi permetta di non accettare subito.
05:51
Then, get in touch with the person
who asked you to the meeting.
who asked you to the meeting.
136
339846
3783
Poi, contattate la persona
che vi ha invitato
che vi ha invitato
05:55
Tell them you're very excited
to support their work,
to support their work,
137
343629
2586
e ditele che è un piacere
supportare il suo lavoro,
supportare il suo lavoro,
05:58
ask them what the goal
of the meeting is,
of the meeting is,
138
346215
2015
chiedetele che obiettivi ha la riunione,
06:00
and tell them you're interested in learning
how you can help them achieve their goal.
how you can help them achieve their goal.
139
348230
3687
e mostrate interesse in una collaborazione
per raggiungere questi obiettivi.
per raggiungere questi obiettivi.
06:03
And if we do this often enough,
140
351917
1928
Se agissimo così più spesso,
06:05
and we do it respectfully,
141
353845
1338
se lo facessimo con rispetto,
06:07
people might start to be
a little bit more thoughtful
a little bit more thoughtful
142
355183
2037
le persone comincerebbero
a chiedersi
a chiedersi
06:09
about the way they put together
meeting invitations.
meeting invitations.
143
357220
2462
come creare un buon invito
ad una riunione.
ad una riunione.
06:11
And you can make more thoughtful
decisions about accepting it.
decisions about accepting it.
144
359682
2852
E voi potreste cominciare
ad accettare quegli inviti.
ad accettare quegli inviti.
06:14
People might actually start
sending out agendas. Imagine!
sending out agendas. Imagine!
145
362534
3260
Potrebbero cominciare a spedirvi
i programmi dettagliati. Immaginate!
i programmi dettagliati. Immaginate!
06:17
Or they might not have a conference call
with 12 people to talk about a status
with 12 people to talk about a status
146
365794
3748
Oppure eviterebbero di convocare
12 persone per un aggiornamento
12 persone per un aggiornamento
06:21
when they could just do a quick
email and get it done with.
email and get it done with.
147
369542
3283
quando potrebbero mandare
una semplice e-mail e finirla lì.
una semplice e-mail e finirla lì.
06:24
People just might start to change their
behavior because you changed yours.
behavior because you changed yours.
148
372825
4834
I comportamenti delle persone potrebbero
cambiare perché è cambiato il vostro.
cambiare perché è cambiato il vostro.
06:29
And they just might bring
your chair back, too. (Laughter)
your chair back, too. (Laughter)
149
377659
3485
E magari, vi riporterebbero anche la sedia.
(Risate)
(Risate)
06:33
No MAS!
150
381144
1375
No MAS!
06:34
Thank you.
151
382519
1440
Grazie.
06:35
(Applause).
152
383959
2066
(Applausi)
ABOUT THE SPEAKER
David Grady - Information security managerDavid Grady is on a crusade to help you take back your calendar.
Why you should listen
David Grady is an information security manager who believes that strong communication skills are a necessity in today’s global economy. He has been a print journalist, a “PR guy” and a website producer, and has ghostwritten speeches and magazine articles for Fortune 500 company executives. A mid-life career change brought him into the world of information risk management, where every day he uses his communications experience to transform complex problems into understandable challenges.
David Grady | Speaker | TED.com