TED@State Street Boston
David Grady: How to save the world (or at least yourself) from bad meetings
David Grady: Como salvar o mundo (ou pelo menos a nós mesmos) de más reuniões
Filmed:
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Uma epidemia de reuniões más e ineficazes está a assolar o mundo dos negócios — e a tornar os trabalhadores infelizes. David Grady tem algumas ideias sobre como a parar.
David Grady - Information security manager
David Grady is on a crusade to help you take back your calendar. Full bio
David Grady is on a crusade to help you take back your calendar. Full bio
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00:13
Picture this:
0
1272
1377
Imaginem:
00:14
It's Monday morning,
1
2649
1093
Segunda-feira de manhã,
estão no escritório,
estão no escritório,
00:15
you're at the office,
2
3742
1119
00:16
you're settling in for the day at work,
3
4861
1754
a preparar-se para um dia de trabalho.
00:18
and this guy that you sort of
recognize from down the hall,
recognize from down the hall,
4
6615
2822
Um homem, que vos é
mais ou menos familiar,
mais ou menos familiar,
00:21
walks right into your cubicle
5
9437
1836
entra no vosso cubículo
00:23
and he steals your chair.
6
11273
1402
e rouba a vossa cadeira.
00:24
Doesn't say a word —
7
12675
1242
Não diz uma palavra,
apenas sai com ela.
apenas sai com ela.
00:25
just rolls away with it.
8
13917
1388
00:27
Doesn't give you any information
about why he took your chair
about why he took your chair
9
15305
2483
Não vos dá qualquer informação
sobre porque retirou a cadeira
sobre porque retirou a cadeira
00:29
out of all the other chairs
that are out there.
that are out there.
10
17788
2111
entre todas as cadeiras
que estavam por ali.
que estavam por ali.
00:31
Doesn't acknowledge the fact
that you might need your chair
that you might need your chair
11
19899
2142
Nem pensa que podem
precisar da vossa cadeira
precisar da vossa cadeira
00:34
to get some work done today.
12
22041
1541
para fazer algum trabalho hoje.
00:35
You wouldn't stand for
it. You'd make a stink.
it. You'd make a stink.
13
23582
2257
Não iriam aceitar. Fariam barulho.
00:37
You'd follow that guy
back to his cubicle
back to his cubicle
14
25839
2027
Seguiriam esse homem
até ao seu cubículo e diriam:
até ao seu cubículo e diriam:
00:39
and you'd say, "Why my chair?"
15
27866
3312
"Porquê a minha cadeira?"
00:43
Okay, so now it's Tuesday morning
and you're at the office,
and you're at the office,
16
31178
4121
Agora é terça-feira de manhã,
vocês estão no escritório.
vocês estão no escritório.
00:47
and a meeting invitation pops
up in your calendar.
up in your calendar.
17
35299
2729
Aparece no vosso calendário
um convite para uma reunião.
um convite para uma reunião.
00:50
(Laughter)
18
38028
1605
(Risos)
00:51
And it's from this woman who you
kind of know from down the hall,
kind of know from down the hall,
19
39633
3076
Vem de uma mulher que vos é
mais ou menos familiar.
mais ou menos familiar.
00:54
and the subject line references some
project that you heard a little bit about.
project that you heard a little bit about.
20
42709
3805
O assunto da reunião é sobre
um projeto de que ouviram falar um pouco.
um projeto de que ouviram falar um pouco.
00:58
But there's no agenda.
21
46514
1683
Mas não tem tópicos.
01:00
There's no information about why
you were invited to the meeting.
you were invited to the meeting.
22
48197
3076
Não há informação sobre
porque é que foram convidados.
porque é que foram convidados.
01:03
And yet you accept the
meeting invitation, and you go.
meeting invitation, and you go.
23
51273
4616
No entanto, aceitam o convite
e vão à reunião.
e vão à reunião.
01:07
And when this highly
unproductive session is over,
unproductive session is over,
24
55889
2927
Quando esta sessão
extremamente improdutiva acaba,
extremamente improdutiva acaba,
01:10
you go back to your desk,
25
58816
1683
voltam à vossa secretária,
param em frente dela e dizem:
param em frente dela e dizem:
01:12
and you stand at your
desk and you say,
desk and you say,
26
60499
1509
01:14
"Boy, I wish I had those two hours back,
27
62008
2663
"Quem me dera ter
estas duas horas de volta,
estas duas horas de volta,
01:16
like I wish I had my chair back."
28
64671
2003
"assim como a minha cadeira."
01:18
(Laughter)
29
66674
1506
(Risos)
01:20
Every day, we allow our coworkers,
30
68180
2571
Todos os dias, permitimos
que os nossos colegas
que os nossos colegas
01:22
who are otherwise very,
very nice people,
very nice people,
31
70751
2214
que, no geral, são muito boas pessoas,
01:24
to steal from us.
32
72965
1667
nos roubem.
01:26
And I'm talking about something far
more valuable than office furniture.
more valuable than office furniture.
33
74632
4078
Estou a falar de algo muito mais
valioso do que mobiliário de escritório.
valioso do que mobiliário de escritório.
01:30
I'm talking about time. Your time.
34
78710
3029
Estou a falar do tempo. O vosso tempo.
01:33
In fact, I believe that
35
81739
2653
Na realidade,
01:36
we are in the middle
of a global epidemic
of a global epidemic
36
84392
2485
acredito que estamos no meio
de uma epidemia global,
de uma epidemia global,
01:38
of a terrible new illness
known as MAS:
known as MAS:
37
86877
5040
de uma nova doença terrível
conhecida como SAI:
conhecida como SAI:
01:43
Mindless Accept Syndrome.
38
91917
2273
"Síndroma da Aceitação Irracional".
01:46
(Laughter)
39
94190
1894
(Risos)
01:48
The primary symptom of
Mindless Accept Syndrome
Mindless Accept Syndrome
40
96084
2701
O sintoma principal do SAI
01:50
is just accepting a meeting invitation
the minute it pops up in your calendar.
the minute it pops up in your calendar.
41
98785
3920
é aceitar um convite para uma reunião
mal este aparece na vossa agenda.
mal este aparece na vossa agenda.
(Risos)
01:54
(Laughter)
42
102705
1270
01:55
It's an involuntary reflex — ding,
click, bing — it's in your calendar,
click, bing — it's in your calendar,
43
103975
3668
É um reflexo involuntário — "ding,
click, bing" — está na vossa agenda,
click, bing" — está na vossa agenda,
"Tenho que ir, já estou
atrasado para uma reunião."
atrasado para uma reunião."
01:59
"Gotta go, I'm already late
for a meeting." (Laughter)
for a meeting." (Laughter)
44
107643
3293
(Risos)
02:02
Meetings are important, right?
45
110936
2387
As reuniões são importantes, certo?
02:05
And collaboration is key to
the success of any enterprise.
the success of any enterprise.
46
113323
2946
A colaboração é a chave para
o sucesso de qualquer empresa.
o sucesso de qualquer empresa.
02:08
And a well-run meeting can yield
really positive, actionable results.
really positive, actionable results.
47
116269
3393
E uma reunião bem-sucedida pode
produzir resultados positivos e úteis.
produzir resultados positivos e úteis.
02:11
But between globalization
48
119662
1758
Mas entre a globalização
02:13
and pervasive information technology,
49
121420
2315
e a invasão da tecnologia da informação,
02:15
the way that we work
50
123735
1671
a maneira como trabalhamos
02:17
has really changed dramatically
over the last few years.
over the last few years.
51
125406
3229
mudou drasticamente durante
os últimos anos.
os últimos anos.
02:20
And we're miserable. (Laughter)
52
128635
3207
E somos infelizes.
(Risos)
02:23
And we're miserable not because the
other guy can't run a good meeting,
other guy can't run a good meeting,
53
131842
3540
Somos infelizes não só porque
alguém não sabe gerir uma boa reunião,
alguém não sabe gerir uma boa reunião,
02:27
it's because of MAS, our
Mindless Accept Syndrome,
Mindless Accept Syndrome,
54
135382
2812
mas por causa do SAI, o
Síndroma da Aceitação Irracional,
Síndroma da Aceitação Irracional,
02:30
which is a self-inflicted wound.
55
138194
3776
que é uma ferida autoinflingida.
(Risos)
02:33
Actually, I have evidence to prove
that MAS is a global epidemic.
that MAS is a global epidemic.
56
141970
5147
Na realidade, eu tenho provas que
o SAI é uma epidemia global.
o SAI é uma epidemia global.
02:39
Let me tell you why.
57
147117
1647
Vou dizer-vos porquê.
02:40
A couple of years ago, I put a video
on Youtube, and in the video,
on Youtube, and in the video,
58
148764
4272
Há alguns anos, coloquei um vídeo
no Youtube,
no Youtube,
onde encenava todas as horríveis reuniões
para que somos chamados.
para que somos chamados.
02:45
I acted out every terrible
conference call you've ever been on.
conference call you've ever been on.
59
153036
3198
02:48
It goes on for about five minutes,
60
156234
1659
Dura cerca de cinco minutos
02:49
and it has all the things that we
hate about really bad meetings.
hate about really bad meetings.
61
157893
3191
e tem todas as coisas que
odiamos em reuniões muito más.
odiamos em reuniões muito más.
02:53
There's the moderator who has
no idea how to run the meeting.
no idea how to run the meeting.
62
161084
3343
Temos o moderador que não faz
a menor ideia de como se gere uma reunião.
a menor ideia de como se gere uma reunião.
02:56
There are the participants who
have no idea why they're there.
have no idea why they're there.
63
164427
2558
Temos os participantes
que não sabem porque estão ali.
que não sabem porque estão ali.
02:58
The whole thing kind of collapses
into this collaborative train wreck.
into this collaborative train wreck.
64
166985
3703
Tudo se funde para criar um
desastre colaborativo.
desastre colaborativo.
03:02
And everybody leaves very angry.
65
170688
2426
E todos saem da reunião muito chateados.
03:05
It's kind of funny.
66
173114
1789
Até é divertido.
(Risos)
03:06
(Laughter)
67
174903
1583
03:08
Let's take a quick look.
68
176486
2152
Vamos dar uma vista de olhos.
03:10
(Video) Our goal today is to come to an
agreement on a very important proposal.
agreement on a very important proposal.
69
178638
3827
(Vídeo) O nosso objetivo é chegar a um
acordo sobre uma proposta muito importante
acordo sobre uma proposta muito importante
03:14
As a group, we need to decide if —
70
182465
2087
Em grupo, precisamos de decidir se...
03:16
bloop bloop —
71
184552
2779
— bip bip —
(Risos)
03:19
Hi, who just joined?
72
187331
3567
Olá, quem está aí?
03:22
Hi, it's Joe. I'm working from home today.
73
190898
3012
Olá, sou o Joe.
Hoje, estou a trabalhar em casa.
Hoje, estou a trabalhar em casa.
03:25
(Laughter)
74
193910
1890
(Risos)
03:27
Hi, Joe. Thanks for
joining us today, great.
joining us today, great.
75
195800
3068
Olá Joe. Obrigado por te juntares a nós.
03:30
I was just saying, we have a lot of people
on the call we'd like to get through,
on the call we'd like to get through,
76
198868
2790
Há muitas pessoas ao telefone
que gostaríamos de contactar,
que gostaríamos de contactar,
03:33
so let's skip the roll call
77
201658
1634
por isso não vamos fazer a chamada
03:35
and I'm gonna dive right in.
78
203292
2673
e vamos começar já.
(Risos)
03:37
Our goal today is to come to an
agreement on a very important proposal.
agreement on a very important proposal.
79
205965
3875
O nosso objetivo é chegar a um acordo
sobre uma proposta muito importante.
sobre uma proposta muito importante.
03:41
As a group, we need to decide if —
80
209840
2565
Em grupo, precisamos de decidir se...
03:44
bloop bloop —
81
212405
1293
— bip bip —
03:45
(Laughter)
82
213698
1463
(Risos)
03:47
Hi, who just joined?
83
215161
2023
Olá, quem está aí?
03:49
No? I thought I heard a beep. (Laughter)
84
217184
4809
Não? Pensava ter ouvido um som.
(Risos)
03:53
Sound familiar?
85
221993
1636
É-vos familiar?
03:55
Yeah, it sounds familiar
to me, too.
to me, too.
86
223629
1977
A mim também.
03:57
A couple of weeks after I put that online,
87
225606
2056
Semanas depois de pôr o vídeo "online",
03:59
500,000 people in dozens of countries,
88
227662
2801
meio milhão de pessoas
em dezenas de países,
em dezenas de países,
04:02
I mean dozens of countries,
89
230463
1640
repito, dezenas de países,
04:04
watched this video.
90
232103
1184
viram este vídeo.
04:05
And three years later, it's still getting
thousands of views every month.
thousands of views every month.
91
233287
3354
Três anos depois, ainda é visto
milhares de vezes todos os meses.
milhares de vezes todos os meses.
04:08
It's close to about a million right now.
92
236641
1967
Está quase num milhão de visualizações.
04:10
And in fact, some of the biggest
companies in the world,
companies in the world,
93
238608
2008
Algumas das maiores empresas do mundo,
04:12
companies that you've
heard of but I won't name,
heard of but I won't name,
94
240616
1910
empresas conhecidas
mas que não vou mencionar,
mas que não vou mencionar,
04:14
have asked for my permission to use
this video in their new-hire training
this video in their new-hire training
95
242526
3895
pediram a minha permissão para usar
este vídeo na formação de novatos,
este vídeo na formação de novatos,
04:18
to teach their new employees how
not to run a meeting at their company.
not to run a meeting at their company.
96
246421
4249
para ensinar aos seus novos empregados
como não se faz uma reunião
na sua empresa.
na sua empresa.
04:22
And if the numbers —
97
250670
1485
E se o número de visualizações
04:24
there are a million views and it's
being used by all these companies —
being used by all these companies —
98
252155
2381
— e o seu uso por todas essas empresas —
04:26
aren't enough proof that we have
a global problem with meetings,
a global problem with meetings,
99
254536
3526
não é prova suficiente de que temos
um problema global com reuniões,
um problema global com reuniões,
04:30
there are the many, many thousands
100
258062
1777
há os muitos, muitos milhares
de comentários publicados "online"
de comentários publicados "online"
04:31
of comments posted online
101
259839
1620
04:33
after the video went up.
102
261459
2188
depois da publicação do vídeo.
04:35
Thousands of people wrote things like,
103
263647
1974
Milhares de pessoas escreveram:
04:37
"OMG, that was my day today!"
104
265621
1854
"Meu Deus, foi assim o meu dia!"
04:39
"That was my day every day!"
105
267475
1963
"São assim todos os meus dias!"
04:41
"This is my life."
106
269438
1159
"Esta é a minha vida."
04:42
One guy wrote,
107
270597
930
Alguém escreveu,
04:43
"It's funny because it's true.
108
271527
1539
"É divertido porque é verdade.
04:45
Eerily, sadly, depressingly true.
109
273066
1907
"Estranha e tristemente verdadeiro.
04:46
It made me laugh until I cried.
110
274973
1718
"Fez-me rir até chorar.
04:48
And cried. And I cried some more."
111
276691
2750
"E chorei. Chorei um pouco mais."
(Risos)
04:51
(Laughter)
112
279441
1632
04:53
This poor guy said,
113
281073
1461
Este pobre homem disse,
04:54
"My daily life until
retirement or death, sigh."
retirement or death, sigh."
114
282534
5077
"O meu dia-a-dia até me
reformar ou morrer. (suspiro)"
reformar ou morrer. (suspiro)"
(Risos)
04:59
These are real quotes
115
287611
1400
São testemunhos reais,
e é realmente triste.
e é realmente triste.
05:01
and it's real sad.
116
289011
1799
05:02
A common theme running through
all of these comments online
all of these comments online
117
290810
2823
Um tema comum a todos
estes comentários "online"
estes comentários "online"
05:05
is this fundamental belief
that we are powerless
that we are powerless
118
293633
2541
é a crença universal de que
não temos qualquer poder
não temos qualquer poder
05:08
to do anything other
than go to meetings
than go to meetings
119
296174
1901
para fazer algo diferente
de ir a reuniões,
de ir a reuniões,
05:10
and suffer through these
poorly run meetings
poorly run meetings
120
298075
2378
aguentar estas reuniões mal geridas,
05:12
and live to meet another day.
121
300453
2089
e sobreviver para chegar ao dia seguinte.
05:14
But the truth is, we're
not powerless at all.
not powerless at all.
122
302542
3141
Mas a verdade é que nós temos poder.
05:17
In fact, the cure for MAS
is right here in our hands.
is right here in our hands.
123
305683
3093
Na realidade, a cura para o SAI
está nas nossas mãos.
está nas nossas mãos.
05:20
It's right at our fingertips, literally.
124
308792
2185
Está na ponta dos nossos dedos,
literalmente.
literalmente.
05:22
It's something that I call ¡No MAS!
125
310977
3261
É algo a que eu chamo: "Basta!"
05:26
(Laughter)
126
314238
2230
(Risos)
05:28
Which, if I remember my
high school Spanish,
high school Spanish,
127
316468
2398
O que, se me lembro do
espanhol que aprendi,
espanhol que aprendi,
05:30
means something like,
"Enough already, make it stop!"
"Enough already, make it stop!"
128
318866
2791
significa algo como: "Já chega!"
05:33
Here's how No MAS
works. It's very simple.
works. It's very simple.
129
321657
2752
É assim que o BASTA
funciona. É muito simples.
funciona. É muito simples.
05:36
First of all, the next time you
get a meeting invitation
get a meeting invitation
130
324409
3197
Primeiro, a próxima vez que
receberem um convite para uma reunião
receberem um convite para uma reunião
05:39
that doesn't have a lot
of information in it at all,
of information in it at all,
131
327606
2847
que não tem qualquer informação
sobre essa mesma reunião
sobre essa mesma reunião
05:42
click the tentative button!
132
330453
1840
cliquem no botão "talvez"!
05:44
It's okay, you're allowed,
that's why it's there.
that's why it's there.
133
332293
2450
É permitido, por isso é que está ali.
05:46
It's right next to the accept button.
134
334743
1509
É mesmo ao lado do "aceitar".
05:48
Or the maybe button, or whatever button
is there for you not to accept immediately.
is there for you not to accept immediately.
135
336252
3594
Cliquem em qualquer botão
que vos permita não aceitar imediatamente.
que vos permita não aceitar imediatamente.
05:51
Then, get in touch with the person
who asked you to the meeting.
who asked you to the meeting.
136
339846
3783
Depois, entrem em contacto com a pessoa
que vos pediu para estar na reunião.
que vos pediu para estar na reunião.
05:55
Tell them you're very excited
to support their work,
to support their work,
137
343629
2586
Digam que estão entusiasmados
em apoiar o seu trabalho,
em apoiar o seu trabalho,
05:58
ask them what the goal
of the meeting is,
of the meeting is,
138
346215
2015
perguntem-lhe qual o objetivo
dessa reunião,
dessa reunião,
06:00
and tell them you're interested in learning
how you can help them achieve their goal.
how you can help them achieve their goal.
139
348230
3687
e perguntem-lhe como
a podem ajudar a atingir esse objetivo.
a podem ajudar a atingir esse objetivo.
06:03
And if we do this often enough,
140
351917
1928
Se fizermos isto vezes suficientes,
06:05
and we do it respectfully,
141
353845
1338
com respeito,
06:07
people might start to be
a little bit more thoughtful
a little bit more thoughtful
142
355183
2037
talvez se comece a ter mais de cuidado
06:09
about the way they put together
meeting invitations.
meeting invitations.
143
357220
2462
a comunicar estes convites
para reuniões.
para reuniões.
Podemos ponderar melhor
sobre se os aceitamos ou não.
sobre se os aceitamos ou não.
06:11
And you can make more thoughtful
decisions about accepting it.
decisions about accepting it.
144
359682
2852
06:14
People might actually start
sending out agendas. Imagine!
sending out agendas. Imagine!
145
362534
3260
As pessoas podem até começar a enviar
os tópicos. Imaginem!
os tópicos. Imaginem!
06:17
Or they might not have a conference call
with 12 people to talk about a status
with 12 people to talk about a status
146
365794
3748
Talvez deixem de marcar videoconferências
com 12 pessoas para falar de algo
com 12 pessoas para falar de algo
06:21
when they could just do a quick
email and get it done with.
email and get it done with.
147
369542
3283
que poderia ser decidido
rapidamente com um "email".
rapidamente com um "email".
06:24
People just might start to change their
behavior because you changed yours.
behavior because you changed yours.
148
372825
4834
As pessoas podem começar a mudar de
comportamento por vocês mudarem o vosso
comportamento por vocês mudarem o vosso
06:29
And they just might bring
your chair back, too. (Laughter)
your chair back, too. (Laughter)
149
377659
3485
E talvez também vos devolvam a cadeira.
(Risos)
06:33
No MAS!
150
381144
1375
BASTA!
06:34
Thank you.
151
382519
1440
Obrigado.
06:35
(Applause).
152
383959
2066
(Aplausos)
ABOUT THE SPEAKER
David Grady - Information security managerDavid Grady is on a crusade to help you take back your calendar.
Why you should listen
David Grady is an information security manager who believes that strong communication skills are a necessity in today’s global economy. He has been a print journalist, a “PR guy” and a website producer, and has ghostwritten speeches and magazine articles for Fortune 500 company executives. A mid-life career change brought him into the world of information risk management, where every day he uses his communications experience to transform complex problems into understandable challenges.
David Grady | Speaker | TED.com