TED@State Street Boston
David Grady: How to save the world (or at least yourself) from bad meetings
David Grady: Comment sauver le monde (ou du moins vous-même) des mauvaises réunions
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Une épidémie de mauvaises réunions, inefficaces et bondées, harcèle le monde des entreprises, et rend les travailleurs malheureux. David Grady a quelques idées pour arrêter ça.
David Grady - Information security manager
David Grady is on a crusade to help you take back your calendar. Full bio
David Grady is on a crusade to help you take back your calendar. Full bio
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00:13
Picture this:
0
1272
1377
Imaginez ceci :
00:14
It's Monday morning,
1
2649
1093
c'est lundi matin,
00:15
you're at the office,
2
3742
1119
vous êtes au bureau,
00:16
you're settling in for the day at work,
3
4861
1754
vous vous installez pour
une journée de travail,
une journée de travail,
00:18
and this guy that you sort of
recognize from down the hall,
recognize from down the hall,
4
6615
2822
et ce gars du fond du couloir,
que vous pensez reconnaître
que vous pensez reconnaître
se précipite vers votre espace de travail.
00:21
walks right into your cubicle
5
9437
1836
et pique votre chaise.
00:23
and he steals your chair.
6
11273
1402
00:24
Doesn't say a word —
7
12675
1242
Il ne dit pas un mot,
00:25
just rolls away with it.
8
13917
1388
et il s'en va avec.
00:27
Doesn't give you any information
about why he took your chair
about why he took your chair
9
15305
2483
Il ne dit pas pourquoi il a choisi
votre chaise en particulier.
votre chaise en particulier.
00:29
out of all the other chairs
that are out there.
that are out there.
10
17788
2111
Il s'en fiche que vous puissiez
en avoir besoin
en avoir besoin
00:31
Doesn't acknowledge the fact
that you might need your chair
that you might need your chair
11
19899
2142
pour travailler
normalement aujourd’hui.
normalement aujourd’hui.
00:34
to get some work done today.
12
22041
1541
00:35
You wouldn't stand for
it. You'd make a stink.
it. You'd make a stink.
13
23582
2257
Ça vous énerve et vous avez envie
d'en faire un scandale.
d'en faire un scandale.
00:37
You'd follow that guy
back to his cubicle
back to his cubicle
14
25839
2027
Vous poursuivriez bien ce gars à son poste
00:39
and you'd say, "Why my chair?"
15
27866
3312
et lui demanderiez :
« Pourquoi ma chaise ? »
« Pourquoi ma chaise ? »
00:43
Okay, so now it's Tuesday morning
and you're at the office,
and you're at the office,
16
31178
4121
Bon, eh bien, c’est mardi matin
et vous êtes au bureau,
et vous êtes au bureau,
00:47
and a meeting invitation pops
up in your calendar.
up in your calendar.
17
35299
2729
une demande de réunion
apparaît dans votre calendrier.
apparaît dans votre calendrier.
00:50
(Laughter)
18
38028
1605
(Rires)
00:51
And it's from this woman who you
kind of know from down the hall,
kind of know from down the hall,
19
39633
3076
Et elle provient de cette femme,
du fond du couloir,
du fond du couloir,
qu’il vous semble connaître,
00:54
and the subject line references some
project that you heard a little bit about.
project that you heard a little bit about.
20
42709
3805
l’objet fait référence à un projet
dont vous avez entendu parler.
00:58
But there's no agenda.
21
46514
1683
Mais il n’y a pas d’ordre du jour.
01:00
There's no information about why
you were invited to the meeting.
you were invited to the meeting.
22
48197
3076
Et rien ne dit pourquoi
vous avez été invité.
vous avez été invité.
01:03
And yet you accept the
meeting invitation, and you go.
meeting invitation, and you go.
23
51273
4616
Vous acceptez,
et y participez.
et y participez.
01:07
And when this highly
unproductive session is over,
unproductive session is over,
24
55889
2927
A la fin de cette séance
très improductive,
très improductive,
01:10
you go back to your desk,
25
58816
1683
vous retournez
à votre bureau
à votre bureau
01:12
and you stand at your
desk and you say,
desk and you say,
26
60499
1509
et vous restez debout en pensant,
01:14
"Boy, I wish I had those two hours back,
27
62008
2663
« Ah ! si je pouvais
récupérer ces 2 heures,
récupérer ces 2 heures,
01:16
like I wish I had my chair back."
28
64671
2003
ou aussi bien
récupérer ma chaise. »
récupérer ma chaise. »
01:18
(Laughter)
29
66674
1506
(Rires)
01:20
Every day, we allow our coworkers,
30
68180
2571
Tous les jours,
nous permettons à nos collègues,
nous permettons à nos collègues,
01:22
who are otherwise very,
very nice people,
very nice people,
31
70751
2214
qui sont souvent,
des gens très, très gentils,
des gens très, très gentils,
01:24
to steal from us.
32
72965
1667
de nous voler.
01:26
And I'm talking about something far
more valuable than office furniture.
more valuable than office furniture.
33
74632
4078
Et je parle de quelque chose
de bien plus précieux que votre chaise.
de bien plus précieux que votre chaise.
01:30
I'm talking about time. Your time.
34
78710
3029
Je parle du temps.
De votre temps.
De votre temps.
En fait, je crois que nous traversons
une épidémie mondiale
une épidémie mondiale
01:33
In fact, I believe that
35
81739
2653
01:36
we are in the middle
of a global epidemic
of a global epidemic
36
84392
2485
01:38
of a terrible new illness
known as MAS:
known as MAS:
37
86877
5040
d’une nouvelle maladie terrible
connue sous le nom de SAA :
connue sous le nom de SAA :
01:43
Mindless Accept Syndrome.
38
91917
2273
Syndrome d’Acceptation Automatique.
01:46
(Laughter)
39
94190
1894
(Rires)
01:48
The primary symptom of
Mindless Accept Syndrome
Mindless Accept Syndrome
40
96084
2701
Le premier symptôme
du Syndrome d’Acceptation Automatique
du Syndrome d’Acceptation Automatique
01:50
is just accepting a meeting invitation
the minute it pops up in your calendar.
the minute it pops up in your calendar.
41
98785
3920
consiste à accepter
une demande de réunion
une demande de réunion
dès qu’elle apparaît
dans votre calendrier.
dans votre calendrier.
01:54
(Laughter)
42
102705
1270
(Rires)
01:55
It's an involuntary reflex — ding,
click, bing — it's in your calendar,
click, bing — it's in your calendar,
43
103975
3668
C’est un réflexe involontaire
– ding, clic, bing -
– ding, clic, bing -
c’est dans cotre calendrier,
« Je dois filer,
01:59
"Gotta go, I'm already late
for a meeting." (Laughter)
for a meeting." (Laughter)
44
107643
3293
je suis déjà en retard
pour une réunion. » (Rires)
pour une réunion. » (Rires)
02:02
Meetings are important, right?
45
110936
2387
Les réunions, c’est important ?
N’est-ce pas ?
N’est-ce pas ?
02:05
And collaboration is key to
the success of any enterprise.
the success of any enterprise.
46
113323
2946
La collaboration est essentielle
au succès de l'entreprise ?
au succès de l'entreprise ?
02:08
And a well-run meeting can yield
really positive, actionable results.
really positive, actionable results.
47
116269
3393
Certes, une réunion bien gérée
peut générer des résultats
positifs qui mènent à des actions.
positifs qui mènent à des actions.
02:11
But between globalization
48
119662
1758
Mais la mondialisation
02:13
and pervasive information technology,
49
121420
2315
et l’omniprésence de
la technologie de l’information,
la technologie de l’information,
02:15
the way that we work
50
123735
1671
ont profondément transformé
02:17
has really changed dramatically
over the last few years.
over the last few years.
51
125406
3229
la façon dont nous travaillons.
02:20
And we're miserable. (Laughter)
52
128635
3207
Ça nous rend malheureux.
(Rires)
(Rires)
Ça nous rend malheureux,
02:23
And we're miserable not because the
other guy can't run a good meeting,
other guy can't run a good meeting,
53
131842
3540
pas à cause de cette personne,
incapable de gérer une réunion
incapable de gérer une réunion
02:27
it's because of MAS, our
Mindless Accept Syndrome,
Mindless Accept Syndrome,
54
135382
2812
mais à cause du SAA,
notre Syndrome d’Acceptation Automatique,
notre Syndrome d’Acceptation Automatique,
02:30
which is a self-inflicted wound.
55
138194
3776
qui est une blessure
que nous nous infligeons.
que nous nous infligeons.
02:33
Actually, I have evidence to prove
that MAS is a global epidemic.
that MAS is a global epidemic.
56
141970
5147
En fait, j’ai la preuve que le SAA
est une épidémie mondiale.
est une épidémie mondiale.
Je vais vous dire pourquoi.
02:39
Let me tell you why.
57
147117
1647
02:40
A couple of years ago, I put a video
on Youtube, and in the video,
on Youtube, and in the video,
58
148764
4272
Il y a quelques années,
j’ai posté une vidéo sur YouTube.
j’ai posté une vidéo sur YouTube.
Je fais le tour
de toutes les mauvaises téléconférences
de toutes les mauvaises téléconférences
02:45
I acted out every terrible
conference call you've ever been on.
conference call you've ever been on.
59
153036
3198
auxquelles vous avez assisté.
02:48
It goes on for about five minutes,
60
156234
1659
La vidéo dure à peu près 5 minutes,
02:49
and it has all the things that we
hate about really bad meetings.
hate about really bad meetings.
61
157893
3191
et contient tout ce que nous haïssons
à propos des mauvaises réunions.
à propos des mauvaises réunions.
Il y a le modérateur
qui n’a aucune idée
qui n’a aucune idée
02:53
There's the moderator who has
no idea how to run the meeting.
no idea how to run the meeting.
62
161084
3343
de comment mener une réunion.
Il y a les participants qui ne savent pas
02:56
There are the participants who
have no idea why they're there.
have no idea why they're there.
63
164427
2558
pourquoi ils sont présents.
02:58
The whole thing kind of collapses
into this collaborative train wreck.
into this collaborative train wreck.
64
166985
3703
Tout implose comme dans un accident
de train collaboratif.
de train collaboratif.
03:02
And everybody leaves very angry.
65
170688
2426
Tout le monde quitte la réunion en colère.
03:05
It's kind of funny.
66
173114
1789
Il vaut mieux en rire qu'en pleurer.
03:06
(Laughter)
67
174903
1583
(Rires)
03:08
Let's take a quick look.
68
176486
2152
Et si on y jetait un coup d’œil.
03:10
(Video) Our goal today is to come to an
agreement on a very important proposal.
agreement on a very important proposal.
69
178638
3827
(Vidéo) Notre objectif aujourd’hui
est de parvenir à un accord
est de parvenir à un accord
sur une proposition très importante.
03:14
As a group, we need to decide if —
70
182465
2087
En tant que groupe,
nous devons décider si-
nous devons décider si-
03:16
bloop bloop —
71
184552
2779
ploup ploup —
03:19
Hi, who just joined?
72
187331
3567
Allo ? Qui est-ce qui vient
de nous rejoindre ?
de nous rejoindre ?
03:22
Hi, it's Joe. I'm working from home today.
73
190898
3012
Salut, c’est Joe.
Je travaille de la maison aujourd’hui.
Je travaille de la maison aujourd’hui.
03:25
(Laughter)
74
193910
1890
(Rires)
03:27
Hi, Joe. Thanks for
joining us today, great.
joining us today, great.
75
195800
3068
Salut Joe.
Merci de nous avoir rejoints, génial.
Merci de nous avoir rejoints, génial.
Je disais donc, nous avons
beaucoup de personnes en ligne
beaucoup de personnes en ligne
03:30
I was just saying, we have a lot of people
on the call we'd like to get through,
on the call we'd like to get through,
76
198868
2790
qui participent à cette téléconférence.
03:33
so let's skip the roll call
77
201658
1634
On ne va pas noter les présents,
03:35
and I'm gonna dive right in.
78
203292
2673
pour entrer directement
dans le vif du sujet.
dans le vif du sujet.
03:37
Our goal today is to come to an
agreement on a very important proposal.
agreement on a very important proposal.
79
205965
3875
Notre objectif aujourd’hui
est de parvenir à un accord
est de parvenir à un accord
sur une proposition très importante.
03:41
As a group, we need to decide if —
80
209840
2565
En tant que groupe,
nous devons décider si-
nous devons décider si-
03:44
bloop bloop —
81
212405
1293
ploup ploup -
03:45
(Laughter)
82
213698
1463
(Rires)
03:47
Hi, who just joined?
83
215161
2023
Allo ! Bonjour.
Qui est-ce qui nous rejoint ?
Qui est-ce qui nous rejoint ?
03:49
No? I thought I heard a beep. (Laughter)
84
217184
4809
Non ?
J’ai cru entendre un bip. (Rires)
J’ai cru entendre un bip. (Rires)
03:53
Sound familiar?
85
221993
1636
Ça vous dit quelque chose ?
03:55
Yeah, it sounds familiar
to me, too.
to me, too.
86
223629
1977
Ouais, pour moi aussi ça sent le vécu.
03:57
A couple of weeks after I put that online,
87
225606
2056
Quelques semaines
après avoir posté ça,
après avoir posté ça,
03:59
500,000 people in dozens of countries,
88
227662
2801
500 000 personnes
dans des dizaines de pays,
dans des dizaines de pays,
04:02
I mean dozens of countries,
89
230463
1640
je dis bien
des dizaines de pays,
des dizaines de pays,
04:04
watched this video.
90
232103
1184
ont regardé cette vidéo.
04:05
And three years later, it's still getting
thousands of views every month.
thousands of views every month.
91
233287
3354
Et trois ans après, elle obtient encore
des milliers de vues tous les mois.
04:08
It's close to about a million right now.
92
236641
1967
Là, ça a presque
atteint le million.
atteint le million.
04:10
And in fact, some of the biggest
companies in the world,
companies in the world,
93
238608
2008
En fait, la plupart
des plus grandes sociétés au monde,
des plus grandes sociétés au monde,
des sociétés très connues,
04:12
companies that you've
heard of but I won't name,
heard of but I won't name,
94
240616
1910
mais que je ne citerais pas
04:14
have asked for my permission to use
this video in their new-hire training
this video in their new-hire training
95
242526
3895
ont demandé mon autorisation
pour utiliser cette vidéo
pour utiliser cette vidéo
dans leurs formations
pour leurs nouvelles recrues
pour leurs nouvelles recrues
04:18
to teach their new employees how
not to run a meeting at their company.
not to run a meeting at their company.
96
246421
4249
pour leur apprendre
comment ne pas gérer une réunion.
Et si ce chiffre-
04:22
And if the numbers —
97
250670
1485
04:24
there are a million views and it's
being used by all these companies —
being used by all these companies —
98
252155
2381
un million de vues et l'utilisation
par toutes ces sociétés-
par toutes ces sociétés-
04:26
aren't enough proof that we have
a global problem with meetings,
a global problem with meetings,
99
254536
3526
ne vous convainquent pas
qu'il y a un problème mondial,
qu'il y a un problème mondial,
04:30
there are the many, many thousands
100
258062
1777
allez lire les milliers de commentaires
publiés en ligne.
publiés en ligne.
04:31
of comments posted online
101
259839
1620
04:33
after the video went up.
102
261459
2188
04:35
Thousands of people wrote things like,
103
263647
1974
Des milliers de personnes
ont écrit des choses comme,
ont écrit des choses comme,
« Mon Dieu,
ma journée en une vidéo ! »
ma journée en une vidéo ! »
04:37
"OMG, that was my day today!"
104
265621
1854
04:39
"That was my day every day!"
105
267475
1963
« Ma journée typique ! »
04:41
"This is my life."
106
269438
1159
« Le résumé de ma vie ! »
04:42
One guy wrote,
107
270597
930
Un gars a écrit :
04:43
"It's funny because it's true.
108
271527
1539
« C’est comique
parce que c’est vrai.
parce que c’est vrai.
04:45
Eerily, sadly, depressingly true.
109
273066
1907
Bizarrement, malheureusement,
terriblement vrai.
terriblement vrai.
04:46
It made me laugh until I cried.
110
274973
1718
Ça m’a fait rire aux larmes.
04:48
And cried. And I cried some more."
111
276691
2750
Et j'ai pleuré, sans pouvoir m'arrêter. »
04:51
(Laughter)
112
279441
1632
(Rires)
04:53
This poor guy said,
113
281073
1461
Ce pauvre gars-là a dit :
04:54
"My daily life until
retirement or death, sigh."
retirement or death, sigh."
114
282534
5077
« Ma vie quotidienne jusqu’à la retraite
ou la mort, soupir. »
ou la mort, soupir. »
Ce sont de vraies citations
04:59
These are real quotes
115
287611
1400
05:01
and it's real sad.
116
289011
1799
Et c’est vraiment triste.
05:02
A common theme running through
all of these comments online
all of these comments online
117
290810
2823
Le thème commun à travers
tous ces commentaires
tous ces commentaires
05:05
is this fundamental belief
that we are powerless
that we are powerless
118
293633
2541
est la croyance fondamentale
que nous sommes impuissants
que nous sommes impuissants
05:08
to do anything other
than go to meetings
than go to meetings
119
296174
1901
de faire autre chose
qu’aller à des réunions
qu’aller à des réunions
05:10
and suffer through these
poorly run meetings
poorly run meetings
120
298075
2378
et de souffrir parce qu’elles sont
médiocrement menées
médiocrement menées
05:12
and live to meet another day.
121
300453
2089
et de les subir
en attendant le lendemain.
en attendant le lendemain.
05:14
But the truth is, we're
not powerless at all.
not powerless at all.
122
302542
3141
Mais en fait, nous ne sommes pas
impuissants du tout.
impuissants du tout.
05:17
In fact, the cure for MAS
is right here in our hands.
is right here in our hands.
123
305683
3093
En fait, le remède contre le SAA
est entre nos mains.
est entre nos mains.
05:20
It's right at our fingertips, literally.
124
308792
2185
Il est littéralement,
sur le bout de nos doigts.
sur le bout de nos doigts.
05:22
It's something that I call ¡No MAS!
125
310977
3261
Et je pourrais l’appeler
¡ Plus de SAA ! [No MAS]
¡ Plus de SAA ! [No MAS]
05:26
(Laughter)
126
314238
2230
(Rires)
05:28
Which, if I remember my
high school Spanish,
high school Spanish,
127
316468
2398
Si je me souviens de mon espagnol
du temps du lycée,
du temps du lycée,
05:30
means something like,
"Enough already, make it stop!"
"Enough already, make it stop!"
128
318866
2791
« Assez ! Basta ! »
05:33
Here's how No MAS
works. It's very simple.
works. It's very simple.
129
321657
2752
Voici comment le principe
du « Plus de SAA » fonctionne.
du « Plus de SAA » fonctionne.
C’est très simple.
05:36
First of all, the next time you
get a meeting invitation
get a meeting invitation
130
324409
3197
Tout d’abord, la prochaine fois
que vous recevez une demande de réunion,
que vous recevez une demande de réunion,
05:39
that doesn't have a lot
of information in it at all,
of information in it at all,
131
327606
2847
sans information sur celle-ci,
05:42
click the tentative button!
132
330453
1840
cliquez sur bouton « Provisoire» !
05:44
It's okay, you're allowed,
that's why it's there.
that's why it's there.
133
332293
2450
C’est bon, vous y êtes autorisé,
c’est pour ça qu’il existe.
c’est pour ça qu’il existe.
05:46
It's right next to the accept button.
134
334743
1509
Il est juste à côté du bouton « Accepter ».
05:48
Or the maybe button, or whatever button
is there for you not to accept immediately.
is there for you not to accept immediately.
135
336252
3594
Ou le bouton « Peut-être »,
qui vous permet
de reporter votre décision.
de reporter votre décision.
05:51
Then, get in touch with the person
who asked you to the meeting.
who asked you to the meeting.
136
339846
3783
Ensuite, contactez la personne
qui vous a invité à cette réunion.
qui vous a invité à cette réunion.
05:55
Tell them you're very excited
to support their work,
to support their work,
137
343629
2586
Dites-lui que vous êtes très enthousiaste
à l’idée de soutenir son travail,
à l’idée de soutenir son travail,
05:58
ask them what the goal
of the meeting is,
of the meeting is,
138
346215
2015
demandez-lui quel est l’objectif
de la réunion.
de la réunion.
06:00
and tell them you're interested in learning
how you can help them achieve their goal.
how you can help them achieve their goal.
139
348230
3687
Précisez que vous voudriez savoir
comment l’aider à atteindre son but.
comment l’aider à atteindre son but.
06:03
And if we do this often enough,
140
351917
1928
Et en faisant ça assez souvent,
06:05
and we do it respectfully,
141
353845
1338
et de façon respectueuse,
06:07
people might start to be
a little bit more thoughtful
a little bit more thoughtful
142
355183
2037
les gens finiront par réfléchir davantage
06:09
about the way they put together
meeting invitations.
meeting invitations.
143
357220
2462
avant d'envoyer leurs invitations
à participer à une réunion.
à participer à une réunion.
06:11
And you can make more thoughtful
decisions about accepting it.
decisions about accepting it.
144
359682
2852
Et ça vous permettra de les accepter
en connaissance de cause.
en connaissance de cause.
06:14
People might actually start
sending out agendas. Imagine!
sending out agendas. Imagine!
145
362534
3260
Les gens pourront même commencer
à envoyer des ordres du jour. Imaginez !
à envoyer des ordres du jour. Imaginez !
06:17
Or they might not have a conference call
with 12 people to talk about a status
with 12 people to talk about a status
146
365794
3748
Ou même éviter une conférence téléphonique
avec 12 personnes pour parler d'un sujet
06:21
when they could just do a quick
email and get it done with.
email and get it done with.
147
369542
3283
quand un mail est suffisant.
06:24
People just might start to change their
behavior because you changed yours.
behavior because you changed yours.
148
372825
4834
Les gens pourraient commencer
à changer de comportement
à changer de comportement
parce que vous avez changé le vôtre.
06:29
And they just might bring
your chair back, too. (Laughter)
your chair back, too. (Laughter)
149
377659
3485
Ils pourraient même
vous rendre votre chaise ! (Rires)
vous rendre votre chaise ! (Rires)
06:33
No MAS!
150
381144
1375
Plus de SAA !!!
06:34
Thank you.
151
382519
1440
Merci.
06:35
(Applause).
152
383959
2066
(Applaudissements).
ABOUT THE SPEAKER
David Grady - Information security managerDavid Grady is on a crusade to help you take back your calendar.
Why you should listen
David Grady is an information security manager who believes that strong communication skills are a necessity in today’s global economy. He has been a print journalist, a “PR guy” and a website producer, and has ghostwritten speeches and magazine articles for Fortune 500 company executives. A mid-life career change brought him into the world of information risk management, where every day he uses his communications experience to transform complex problems into understandable challenges.
David Grady | Speaker | TED.com