TED@State Street Boston
David Grady: How to save the world (or at least yourself) from bad meetings
David Grady: Como salvar o mundo (ou pelo menos a si mesmo) de reuniões ruins
Filmed:
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Uma epidemia de reuniões ruins, ineficientes e cheias demais está trazendo uma praga às empresas do mundo — e tornando os trabalhadores infelizes. David Grandy tem algumas ideias de como impedir isso.
David Grady - Information security manager
David Grady is on a crusade to help you take back your calendar. Full bio
David Grady is on a crusade to help you take back your calendar. Full bio
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Imaginem o seguinte:
00:13
Picture this:
0
1272
1377
É segunda-feira de manhã,
você está no escritório,
você está no escritório,
00:14
It's Monday morning,
1
2649
1093
00:15
you're at the office,
2
3742
1119
00:16
you're settling in for the day at work,
3
4861
1754
se preparando para um dia de trabalho
00:18
and this guy that you sort of
recognize from down the hall,
recognize from down the hall,
4
6615
2822
e um cara que você
reconhece dos corredores
reconhece dos corredores
00:21
walks right into your cubicle
5
9437
1836
entra no seu cubículo
00:23
and he steals your chair.
6
11273
1402
e rouba a sua cadeira.
00:24
Doesn't say a word —
7
12675
1242
Não diz nada,
apenas sai e a leva embora.
apenas sai e a leva embora.
00:25
just rolls away with it.
8
13917
1388
00:27
Doesn't give you any information
about why he took your chair
about why he took your chair
9
15305
2483
Não te dá explicação
para ter pego a cadeira
para ter pego a cadeira
00:29
out of all the other chairs
that are out there.
that are out there.
10
17788
2111
entre tantas outras
cadeiras que estavam ali.
cadeiras que estavam ali.
00:31
Doesn't acknowledge the fact
that you might need your chair
that you might need your chair
11
19899
2142
Nem percebe que você
pode precisar da sua cadeira
pode precisar da sua cadeira
00:34
to get some work done today.
12
22041
1541
para fazer seu trabalho.
00:35
You wouldn't stand for
it. You'd make a stink.
it. You'd make a stink.
13
23582
2257
Você não aceitaria. Você faria uma cena.
00:37
You'd follow that guy
back to his cubicle
back to his cubicle
14
25839
2027
Você seguiria o cara até o cubículo dele
00:39
and you'd say, "Why my chair?"
15
27866
3312
e diria: "Por que a minha cadeira?"
00:43
Okay, so now it's Tuesday morning
and you're at the office,
and you're at the office,
16
31178
4121
Certo, agora é terça-feira de manhã
e você está no escritório,
e você está no escritório,
00:47
and a meeting invitation pops
up in your calendar.
up in your calendar.
17
35299
2729
e um convite para uma reunião
aparece no seu calendário.
aparece no seu calendário.
00:50
(Laughter)
18
38028
1605
(Risos)
00:51
And it's from this woman who you
kind of know from down the hall,
kind of know from down the hall,
19
39633
3076
E é dessa mulher que você
reconhece dos corredores,
reconhece dos corredores,
00:54
and the subject line references some
project that you heard a little bit about.
project that you heard a little bit about.
20
42709
3805
e o assunto menciona um
projeto de que você já ouviu falar.
projeto de que você já ouviu falar.
00:58
But there's no agenda.
21
46514
1683
Mas não tem uma pauta.
01:00
There's no information about why
you were invited to the meeting.
you were invited to the meeting.
22
48197
3076
Não explica por que
você foi convidado à reunião,
você foi convidado à reunião,
01:03
And yet you accept the
meeting invitation, and you go.
meeting invitation, and you go.
23
51273
4616
E ainda assim você aceita o convite e vai.
01:07
And when this highly
unproductive session is over,
unproductive session is over,
24
55889
2927
E quando essa sessão
extremamente improdutiva termina,
extremamente improdutiva termina,
01:10
you go back to your desk,
25
58816
1683
e você volta à sua mesa,
fica em pé ali, e diz:
fica em pé ali, e diz:
01:12
and you stand at your
desk and you say,
desk and you say,
26
60499
1509
01:14
"Boy, I wish I had those two hours back,
27
62008
2663
"Cara, como eu queria ter essas
duas horas de volta,
duas horas de volta,
01:16
like I wish I had my chair back."
28
64671
2003
assim como queria minha cadeira de volta."
01:18
(Laughter)
29
66674
1506
(Risos)
01:20
Every day, we allow our coworkers,
30
68180
2571
Todos os dias, nós permitimos
que os nosso colegas,
que os nosso colegas,
01:22
who are otherwise very,
very nice people,
very nice people,
31
70751
2214
que são pessoas bacanas
em outros aspectos,
em outros aspectos,
01:24
to steal from us.
32
72965
1667
nos roubem.
01:26
And I'm talking about something far
more valuable than office furniture.
more valuable than office furniture.
33
74632
4078
e eu estou falando de algo muito
mais valioso do que móveis de escritório.
mais valioso do que móveis de escritório.
01:30
I'm talking about time. Your time.
34
78710
3029
Eu estou falando de tempo. O seu tempo.
01:33
In fact, I believe that
35
81739
2653
De fato, eu acredito que
01:36
we are in the middle
of a global epidemic
of a global epidemic
36
84392
2485
estamos no meio de uma epidemia global
01:38
of a terrible new illness
known as MAS:
known as MAS:
37
86877
5040
de uma nova doença terrível
conhecida como "SAI":
conhecida como "SAI":
01:43
Mindless Accept Syndrome.
38
91917
2273
Síndrome da Aceitação Impensada
01:46
(Laughter)
39
94190
1894
(Risos)
01:48
The primary symptom of
Mindless Accept Syndrome
Mindless Accept Syndrome
40
96084
2701
O principal sintoma da
Síndrome da Aceitação Impensada
Síndrome da Aceitação Impensada
01:50
is just accepting a meeting invitation
the minute it pops up in your calendar.
the minute it pops up in your calendar.
41
98785
3920
é aceitar um convite de reunião
assim que ele aparece no seu calendário.
assim que ele aparece no seu calendário.
01:54
(Laughter)
42
102705
1270
(Risos)
01:55
It's an involuntary reflex — ding,
click, bing — it's in your calendar,
click, bing — it's in your calendar,
43
103975
3668
É um reflexo involuntário;
ding, click, bing; está no seu calendário.
ding, click, bing; está no seu calendário.
01:59
"Gotta go, I'm already late
for a meeting." (Laughter)
for a meeting." (Laughter)
44
107643
3293
"Tenho que ir, já estou atrasado
para uma reunião." (Risos)
para uma reunião." (Risos)
02:02
Meetings are important, right?
45
110936
2387
Reuniões são importantes, certo?
02:05
And collaboration is key to
the success of any enterprise.
the success of any enterprise.
46
113323
2946
Colaboração é a chave
do sucesso de qualquer empresa.
do sucesso de qualquer empresa.
02:08
And a well-run meeting can yield
really positive, actionable results.
really positive, actionable results.
47
116269
3393
E uma reunião bem organizada pode gerar
resultados positivos e aplicáveis.
resultados positivos e aplicáveis.
02:11
But between globalization
48
119662
1758
Mas em meio à globalização
02:13
and pervasive information technology,
49
121420
2315
e ao acesso à tecnologia da informação
02:15
the way that we work
50
123735
1671
a forma como trabalhamos mudou
drasticamente ao longo dos últimos anos.
drasticamente ao longo dos últimos anos.
02:17
has really changed dramatically
over the last few years.
over the last few years.
51
125406
3229
02:20
And we're miserable. (Laughter)
52
128635
3207
E nós estamos infelizes. (Risos)
02:23
And we're miserable not because the
other guy can't run a good meeting,
other guy can't run a good meeting,
53
131842
3540
E nós estamos infelizes não porque
o outro não sabe conduzir uma reunião,
o outro não sabe conduzir uma reunião,
02:27
it's because of MAS, our
Mindless Accept Syndrome,
Mindless Accept Syndrome,
54
135382
2812
É por causa da SAI, a nossa
Síndrome da Aceitação Impensada
Síndrome da Aceitação Impensada
02:30
which is a self-inflicted wound.
55
138194
3776
que é um ferimento
infligido por nós mesmos.
infligido por nós mesmos.
02:33
Actually, I have evidence to prove
that MAS is a global epidemic.
that MAS is a global epidemic.
56
141970
5147
Na verdade, eu tenho evidências
de que a SAI é uma epidemia global.
de que a SAI é uma epidemia global.
02:39
Let me tell you why.
57
147117
1647
Deixem-me dizer porque.
02:40
A couple of years ago, I put a video
on Youtube, and in the video,
on Youtube, and in the video,
58
148764
4272
Há dois anos, eu postei
um vídeo no Youtube
um vídeo no Youtube
E no vídeo eu reproduzi todas as terríveis
videoconferências que vocês já viram.
videoconferências que vocês já viram.
02:45
I acted out every terrible
conference call you've ever been on.
conference call you've ever been on.
59
153036
3198
02:48
It goes on for about five minutes,
60
156234
1659
Ele dura cerca de cinco minutos,
02:49
and it has all the things that we
hate about really bad meetings.
hate about really bad meetings.
61
157893
3191
e tem todas as coisas que nós odiamos
sobre reuniões muito ruins.
sobre reuniões muito ruins.
02:53
There's the moderator who has
no idea how to run the meeting.
no idea how to run the meeting.
62
161084
3343
Tem o moderador que não faz ideia
de como conduzir a reunião.
de como conduzir a reunião.
02:56
There are the participants who
have no idea why they're there.
have no idea why they're there.
63
164427
2558
Tem os participantes que não fazem
ideia de porque estão ali
ideia de porque estão ali
02:58
The whole thing kind of collapses
into this collaborative train wreck.
into this collaborative train wreck.
64
166985
3703
A coisa toda meio que desaba
em um desastre colaborativo.
em um desastre colaborativo.
03:02
And everybody leaves very angry.
65
170688
2426
E todo mundo vai embora muito bravo.
03:05
It's kind of funny.
66
173114
1789
É até engraçado.
03:06
(Laughter)
67
174903
1583
(Risos)
03:08
Let's take a quick look.
68
176486
2152
Vamos dar uma olhada.
03:10
(Video) Our goal today is to come to an
agreement on a very important proposal.
agreement on a very important proposal.
69
178638
3827
Nosso objetivo hoje é chegar a um acordo
sobre uma proposta muito importante.
sobre uma proposta muito importante.
03:14
As a group, we need to decide if —
70
182465
2087
Enquanto grupo, temos que decidir se...
03:16
bloop bloop —
71
184552
2779
Bloop! Bloop!
03:19
Hi, who just joined?
72
187331
3567
Olá, quem acabou de entrar?
03:22
Hi, it's Joe. I'm working from home today.
73
190898
3012
Oi, é o Joe, estou trabalhando
em casa hoje.
em casa hoje.
03:25
(Laughter)
74
193910
1890
(Risos)
03:27
Hi, Joe. Thanks for
joining us today, great.
joining us today, great.
75
195800
3068
Oi, Joe. Obrigado
por se juntar a nós hoje.
por se juntar a nós hoje.
Eu estava dizendo que somos muitos
na chamada e queremos terminá-la
na chamada e queremos terminá-la
03:30
I was just saying, we have a lot of people
on the call we'd like to get through,
on the call we'd like to get through,
76
198868
2790
03:33
so let's skip the roll call
77
201658
1634
então vamos pular as apresentações
e ir direto ao assunto.
e ir direto ao assunto.
03:35
and I'm gonna dive right in.
78
203292
2673
03:37
Our goal today is to come to an
agreement on a very important proposal.
agreement on a very important proposal.
79
205965
3875
Nosso objetivo hoje é chegar a um acordo
sobre uma proposta muito importante.
sobre uma proposta muito importante.
03:41
As a group, we need to decide if —
80
209840
2565
Enquanto grupo, temos que decidir se...
03:44
bloop bloop —
81
212405
1293
Bloop! Bloop!
03:45
(Laughter)
82
213698
1463
(Risos)
03:47
Hi, who just joined?
83
215161
2023
Olá, quem acabou de entrar?
03:49
No? I thought I heard a beep. (Laughter)
84
217184
4809
Ninguém? Eu achei que
tinha ouvido um bipe.
tinha ouvido um bipe.
(Risos)
03:53
Sound familiar?
85
221993
1636
Soa familiar?
03:55
Yeah, it sounds familiar
to me, too.
to me, too.
86
223629
1977
Sim, me soa familiar também.
03:57
A couple of weeks after I put that online,
87
225606
2056
Algumas semanas depois de postá-lo,
03:59
500,000 people in dozens of countries,
88
227662
2801
500.000 pessoas em dezenas de países
04:02
I mean dozens of countries,
89
230463
1640
04:04
watched this video.
90
232103
1184
assistiram a esse vídeo.
04:05
And three years later, it's still getting
thousands of views every month.
thousands of views every month.
91
233287
3354
E três anos depois, ainda há
milhares de visualizações todos os meses.
milhares de visualizações todos os meses.
04:08
It's close to about a million right now.
92
236641
1967
Agora está perto de um milhão.
04:10
And in fact, some of the biggest
companies in the world,
companies in the world,
93
238608
2008
E algumas das maiores empresas do mundo,
04:12
companies that you've
heard of but I won't name,
heard of but I won't name,
94
240616
1910
empresas conhecidas, mas que não vou citar
04:14
have asked for my permission to use
this video in their new-hire training
this video in their new-hire training
95
242526
3895
me pediram permissão para usar esse
vídeo nos treinamentos de novo pessoal
vídeo nos treinamentos de novo pessoal
04:18
to teach their new employees how
not to run a meeting at their company.
not to run a meeting at their company.
96
246421
4249
para ensinar aos novos funcionários
como não conduzir uma reunião na empresa.
como não conduzir uma reunião na empresa.
04:22
And if the numbers —
97
250670
1485
E se os números,
um milhão de visualizações,
um milhão de visualizações,
04:24
there are a million views and it's
being used by all these companies —
being used by all these companies —
98
252155
2381
e ser usado por tantas empresas,
04:26
aren't enough proof that we have
a global problem with meetings,
a global problem with meetings,
99
254536
3526
não são provas suficientes para mostrar
que temos problemas com reuniões
que temos problemas com reuniões
04:30
there are the many, many thousands
100
258062
1777
há os milhares de comentários feitos
depois que o vídeo foi postado.
depois que o vídeo foi postado.
04:31
of comments posted online
101
259839
1620
04:33
after the video went up.
102
261459
2188
04:35
Thousands of people wrote things like,
103
263647
1974
Milhares de pessoas
escreveram coisas como:
escreveram coisas como:
04:37
"OMG, that was my day today!"
104
265621
1854
"Meu Deus, esse foi o meu dia hoje!"
04:39
"That was my day every day!"
105
267475
1963
"Esse é o meu dia todo dia!"
04:41
"This is my life."
106
269438
1159
"Essa é a minha vida."
04:42
One guy wrote,
107
270597
930
Um cara comentou:
04:43
"It's funny because it's true.
108
271527
1539
"É engraçado porque é verdade,
04:45
Eerily, sadly, depressingly true.
109
273066
1907
assustadora e triste verdade,
04:46
It made me laugh until I cried.
110
274973
1718
E me fez chorar de rir.
04:48
And cried. And I cried some more."
111
276691
2750
E chorar. E chorar
e chorar um pouco mais."
e chorar um pouco mais."
04:51
(Laughter)
112
279441
1632
(Risos)
04:53
This poor guy said,
113
281073
1461
Este outro disse:
04:54
"My daily life until
retirement or death, sigh."
retirement or death, sigh."
114
282534
5077
"Minha vida cotidiana até
a aposentadoria ou a morte (suspiro)."
a aposentadoria ou a morte (suspiro)."
04:59
These are real quotes
115
287611
1400
Essas são citações reais,
e isso é muito triste.
e isso é muito triste.
05:01
and it's real sad.
116
289011
1799
Um tema comum que passa por
esses comentários online
esses comentários online
05:02
A common theme running through
all of these comments online
all of these comments online
117
290810
2823
05:05
is this fundamental belief
that we are powerless
that we are powerless
118
293633
2541
é a crença fundamental de que
nós somos impotentes
nós somos impotentes
05:08
to do anything other
than go to meetings
than go to meetings
119
296174
1901
para fazer algo além de ir a reuniões
05:10
and suffer through these
poorly run meetings
poorly run meetings
120
298075
2378
e sofrer ao longo essas reuniões
mal conduzidas
mal conduzidas
05:12
and live to meet another day.
121
300453
2089
e viver para nos reunir um outro dia.
05:14
But the truth is, we're
not powerless at all.
not powerless at all.
122
302542
3141
Mas a verdade é, que nós
não somos nem um pouco impotentes.
não somos nem um pouco impotentes.
05:17
In fact, the cure for MAS
is right here in our hands.
is right here in our hands.
123
305683
3093
De fato, a cura para a SAI
está bem aqui nas nossas mãos.
está bem aqui nas nossas mãos.
05:20
It's right at our fingertips, literally.
124
308792
2185
Está bem na ponta dos
nossos dedos, literalmente.
nossos dedos, literalmente.
05:22
It's something that I call ¡No MAS!
125
310977
3261
É algo que eu chamo de "Sai SAI!"
05:26
(Laughter)
126
314238
2230
(Risos)
05:28
Which, if I remember my
high school Spanish,
high school Spanish,
127
316468
2398
Precisamos espantar o SAI,
05:30
means something like,
"Enough already, make it stop!"
"Enough already, make it stop!"
128
318866
2791
e dizer "Já chega, pare com isso!"
05:33
Here's how No MAS
works. It's very simple.
works. It's very simple.
129
321657
2752
O Sai SAI funciona assim, é muito simples.
05:36
First of all, the next time you
get a meeting invitation
get a meeting invitation
130
324409
3197
Primeiro, a próxima vez que você for
convidado a uma reunião
convidado a uma reunião
05:39
that doesn't have a lot
of information in it at all,
of information in it at all,
131
327606
2847
que não tem muita informação no convite,
05:42
click the tentative button!
132
330453
1840
clique no botão "Provisório"!
05:44
It's okay, you're allowed,
that's why it's there.
that's why it's there.
133
332293
2450
Você pode fazer isso,
é por isso que ele existe,
é por isso que ele existe,
está ao lado do botão "Aceitar".
05:46
It's right next to the accept button.
134
334743
1509
05:48
Or the maybe button, or whatever button
is there for you not to accept immediately.
is there for you not to accept immediately.
135
336252
3594
Ou o botão "Talvez", ou qualquer botão
que não aceite imediatamente.
que não aceite imediatamente.
05:51
Then, get in touch with the person
who asked you to the meeting.
who asked you to the meeting.
136
339846
3783
E então, entre em contato com a pessoa
que enviou o convite.
que enviou o convite.
05:55
Tell them you're very excited
to support their work,
to support their work,
137
343629
2586
Diga-lhe que você está muito
entusiasmado em apoiá-lo,
entusiasmado em apoiá-lo,
05:58
ask them what the goal
of the meeting is,
of the meeting is,
138
346215
2015
pergunte-lhe qual é o
objetivo da reunião,
objetivo da reunião,
06:00
and tell them you're interested in learning
how you can help them achieve their goal.
how you can help them achieve their goal.
139
348230
3687
e diga-lhe que você quer saber como
ajudá-lo a alcançar seus objetivos.
ajudá-lo a alcançar seus objetivos.
06:03
And if we do this often enough,
140
351917
1928
E se nós fizermos isso com frequência,
06:05
and we do it respectfully,
141
353845
1338
e de forma respeitosa,
06:07
people might start to be
a little bit more thoughtful
a little bit more thoughtful
142
355183
2037
as pessoas podem se tornar
mais atenciosas
mais atenciosas
06:09
about the way they put together
meeting invitations.
meeting invitations.
143
357220
2462
com a forma com a qual elas
fazem convites para reuniões.
fazem convites para reuniões.
06:11
And you can make more thoughtful
decisions about accepting it.
decisions about accepting it.
144
359682
2852
E você pode tomar decisões mais
informadas sobre aceitar.
informadas sobre aceitar.
06:14
People might actually start
sending out agendas. Imagine!
sending out agendas. Imagine!
145
362534
3260
As pessoas podem até começar
a mandar pautas, imaginam?
a mandar pautas, imaginam?
06:17
Or they might not have a conference call
with 12 people to talk about a status
with 12 people to talk about a status
146
365794
3748
Ou eles podem evitar uma videoconferência
com doze pessoas para tratar de algo
com doze pessoas para tratar de algo
06:21
when they could just do a quick
email and get it done with.
email and get it done with.
147
369542
3283
quando eles poderiam resolver isso
com um email rápido.
com um email rápido.
06:24
People just might start to change their
behavior because you changed yours.
behavior because you changed yours.
148
372825
4834
As pessoas podem até começar a mudar
o seu comportamento pois você mudou o seu.
o seu comportamento pois você mudou o seu.
06:29
And they just might bring
your chair back, too. (Laughter)
your chair back, too. (Laughter)
149
377659
3485
E elas podem começar a trazer
a sua cadeira de volta, também.
a sua cadeira de volta, também.
(Risos)
06:33
No MAS!
150
381144
1375
Sai SAI!
06:34
Thank you.
151
382519
1440
Obrigado.
06:35
(Applause).
152
383959
2066
(Aplausos).
ABOUT THE SPEAKER
David Grady - Information security managerDavid Grady is on a crusade to help you take back your calendar.
Why you should listen
David Grady is an information security manager who believes that strong communication skills are a necessity in today’s global economy. He has been a print journalist, a “PR guy” and a website producer, and has ghostwritten speeches and magazine articles for Fortune 500 company executives. A mid-life career change brought him into the world of information risk management, where every day he uses his communications experience to transform complex problems into understandable challenges.
David Grady | Speaker | TED.com