TED@State Street Boston
David Grady: How to save the world (or at least yourself) from bad meetings
دیوید گردی: چگونه جهان را (یا حداقل خودمان را) از جلسات بیهوده نجات دهیم
Filmed:
Readability: 3
2,459,605 views
بیماری واگیردار تشکیل جلسات بد، بی اثر و شلوغ، کسب و کارها را به ستوه آورده و کارمندان را بیزار کرده. دیوید گردی ایده هایی درباره چونگی متوقف ساختن این روند دارد.
David Grady - Information security manager
David Grady is on a crusade to help you take back your calendar. Full bio
David Grady is on a crusade to help you take back your calendar. Full bio
Double-click the English transcript below to play the video.
00:13
Picture this:
0
1272
1377
این تصویر رو مجسم کنید:
00:14
It's Monday morning,
1
2649
1093
صبح دوشنبه است
00:15
you're at the office,
2
3742
1119
توی دفتر کارتون هستید
00:16
you're settling in for the day at work,
3
4861
1754
خودتون رو برای یک روز کاری آمده می کنید
00:18
and this guy that you sort of
recognize from down the hall,
recognize from down the hall,
4
6615
2822
و همکاری که به سختی او رو میشناسید
00:21
walks right into your cubicle
5
9437
1836
از انتهای سالن به سمت شما میاد
00:23
and he steals your chair.
6
11273
1402
و صندلی شما رو برمیداره
00:24
Doesn't say a word —
7
12675
1242
بدون اینکه کلمه ای بگه
00:25
just rolls away with it.
8
13917
1388
با خودش میکشه و میره.
00:27
Doesn't give you any information
about why he took your chair
about why he took your chair
9
15305
2483
درباره اینکه چرا از بین همه صندلی های که اونجا هست
00:29
out of all the other chairs
that are out there.
that are out there.
10
17788
2111
صندلی شما رو میبره چیزی به شما نمیگه.
00:31
Doesn't acknowledge the fact
that you might need your chair
that you might need your chair
11
19899
2142
هیچ اعتنایی به این موضوع نداره که شما ممکنه
00:34
to get some work done today.
12
22041
1541
برای انجام کارهای روزانه به صندلیتون احتیاج داشته باشید.
00:35
You wouldn't stand for
it. You'd make a stink.
it. You'd make a stink.
13
23582
2257
شما هم آروم نمی ایستید و یک واکنش جدی نشون میدید.
00:37
You'd follow that guy
back to his cubicle
back to his cubicle
14
25839
2027
اون فرد رو تا اتاقکش دنبال می کنید
00:39
and you'd say, "Why my chair?"
15
27866
3312
و میگین: «چرا صندلی من؟»
00:43
Okay, so now it's Tuesday morning
and you're at the office,
and you're at the office,
16
31178
4121
خب. حالا صبح سه شنبه ست و شما توی دفترتون هستید
00:47
and a meeting invitation pops
up in your calendar.
up in your calendar.
17
35299
2729
و دعوتنامه یه جلسه روی تقویمتون باز میشه.
00:50
(Laughter)
18
38028
1605
(خنده حضار)
00:51
And it's from this woman who you
kind of know from down the hall,
kind of know from down the hall,
19
39633
3076
و از طرف خانمی هست که انتهای سالن میشینه و به سختی میشناسینش
00:54
and the subject line references some
project that you heard a little bit about.
project that you heard a little bit about.
20
42709
3805
و عنوان دعوتنامه اشاره به پروژه ای داره که اندکی درباره ش شنیدید
00:58
But there's no agenda.
21
46514
1683
اما هیچ دستورجلسه ای وجود نداره.
01:00
There's no information about why
you were invited to the meeting.
you were invited to the meeting.
22
48197
3076
هیچ اطلاعاتی درباره اینکه چرا شما به این جلسه دعوت شدین هم موجود نیست.
01:03
And yet you accept the
meeting invitation, and you go.
meeting invitation, and you go.
23
51273
4616
و با این حال دعوت رو قبول میکنید و به جلسه میرید.
01:07
And when this highly
unproductive session is over,
unproductive session is over,
24
55889
2927
و زمانی که این جلسه به شدت به درد نخور به پایان رسید،
01:10
you go back to your desk,
25
58816
1683
به پشت میزتون برمیگردید
01:12
and you stand at your
desk and you say,
desk and you say,
26
60499
1509
روی میزتون میشینید و با خودتون میگین:
01:14
"Boy, I wish I had those two hours back,
27
62008
2663
«اوه پسر! کاش میتونستم این دو ساعت رو پس بگیرم،
01:16
like I wish I had my chair back."
28
64671
2003
همونطور که دلم میخواست صندلیم رو پس بگیرم.»
01:18
(Laughter)
29
66674
1506
(خنده حضار)
01:20
Every day, we allow our coworkers,
30
68180
2571
هر روز ما اجازه میدیم که همکارانمون
01:22
who are otherwise very,
very nice people,
very nice people,
31
70751
2214
کسانی که در عین حال آدمهای بسیار بسیار نازنینی هم هستند،
01:24
to steal from us.
32
72965
1667
از ما دزدی کنند.
01:26
And I'm talking about something far
more valuable than office furniture.
more valuable than office furniture.
33
74632
4078
و من دارم درباره چیزی به مراتب با ارزشتر از مبلمان اداری صحبت میکنم.
01:30
I'm talking about time. Your time.
34
78710
3029
درباره زمان حرف میزنم. زمان شما.
01:33
In fact, I believe that
35
81739
2653
در واقع من اعتقاد دارم
01:36
we are in the middle
of a global epidemic
of a global epidemic
36
84392
2485
ما درگیر یک بیماری واگیر جهانی هستیم
01:38
of a terrible new illness
known as MAS:
known as MAS:
37
86877
5040
یک بیماری وحشتناک به نام MAS
01:43
Mindless Accept Syndrome.
38
91917
2273
سندروم پذیرش بدون تفکر.
01:46
(Laughter)
39
94190
1894
(خنده حضار)
01:48
The primary symptom of
Mindless Accept Syndrome
Mindless Accept Syndrome
40
96084
2701
علامت اصلی سندرم پذیرش بدون تفکر
01:50
is just accepting a meeting invitation
the minute it pops up in your calendar.
the minute it pops up in your calendar.
41
98785
3920
تنها پذیرش دعوت به جلسه ایه که دفعتا روی تقویمتون باز میشه.
01:54
(Laughter)
42
102705
1270
(خنده حضار)
01:55
It's an involuntary reflex — ding,
click, bing — it's in your calendar,
click, bing — it's in your calendar,
43
103975
3668
این یک واکنش غیر ارادیه: دینگ، کلیک، ببینگ!
توی تقویم شماست.
توی تقویم شماست.
01:59
"Gotta go, I'm already late
for a meeting." (Laughter)
for a meeting." (Laughter)
44
107643
3293
باید برم! همین الانش هم واسه جلسه دیر کردم! (خنده حضار)
02:02
Meetings are important, right?
45
110936
2387
جلسات مهم هستند. درست؟
02:05
And collaboration is key to
the success of any enterprise.
the success of any enterprise.
46
113323
2946
و همکاری کلید موفقیت هر سازمانی هست.
02:08
And a well-run meeting can yield
really positive, actionable results.
really positive, actionable results.
47
116269
3393
و جلساتی که به خوبی برگزار شن میتونه نتایج واقعا مثبت و عملی داشته باشند.
02:11
But between globalization
48
119662
1758
اما در دوره جهانی شدن
02:13
and pervasive information technology,
49
121420
2315
و فراگیر شدن فناوری اطلاعات
02:15
the way that we work
50
123735
1671
روشهای کاری ما
02:17
has really changed dramatically
over the last few years.
over the last few years.
51
125406
3229
واقعا به طور چشمگیری در چند سال اخیر تغییر کردن.
02:20
And we're miserable. (Laughter)
52
128635
3207
و ما بیچاره شدیم. (خنده حضار)
02:23
And we're miserable not because the
other guy can't run a good meeting,
other guy can't run a good meeting,
53
131842
3540
و ما بیچاره شدیم نه به خاطر اینکه دیگران جلسات رو خوب اداره نمی کنند
02:27
it's because of MAS, our
Mindless Accept Syndrome,
Mindless Accept Syndrome,
54
135382
2812
بلکه به خاطر MAS، سندروم پذیرش بدون تفکر ما
02:30
which is a self-inflicted wound.
55
138194
3776
که زخمی از جانب خودمان است.
02:33
Actually, I have evidence to prove
that MAS is a global epidemic.
that MAS is a global epidemic.
56
141970
5147
در واقع من برای اثبات اینکه MAS یک واگیر جهانی هست مدرک دارم.
02:39
Let me tell you why.
57
147117
1647
اجازه بدین بگم چرا.
02:40
A couple of years ago, I put a video
on Youtube, and in the video,
on Youtube, and in the video,
58
148764
4272
چند سال پیش من یک ویدئو در یوتیوب قرار دادم و در این ویدئو
02:45
I acted out every terrible
conference call you've ever been on.
conference call you've ever been on.
59
153036
3198
هر افتضاحی رو که توی یک کنفرانس تلفنی تا حال بوده رو بازی کردم.
02:48
It goes on for about five minutes,
60
156234
1659
این ویدئو برای ۵ دقیقه ادامه داره
02:49
and it has all the things that we
hate about really bad meetings.
hate about really bad meetings.
61
157893
3191
و شامل همه چیزهایی میشه که در یک جلسه بد میتونیم ازش متنفر باشیم.
02:53
There's the moderator who has
no idea how to run the meeting.
no idea how to run the meeting.
62
161084
3343
مجری که نمیدانست چطور باید جلسه را اداره کنه.
02:56
There are the participants who
have no idea why they're there.
have no idea why they're there.
63
164427
2558
شرکت کنندگانی که نمیدونند برای چه اونجا هستند.
02:58
The whole thing kind of collapses
into this collaborative train wreck.
into this collaborative train wreck.
64
166985
3703
همه چیز این قطار جمعی رو به سمت انهدام میبره.
03:02
And everybody leaves very angry.
65
170688
2426
و همه با عصبانیت زیادی جلسه رو ترک می کنند.
03:05
It's kind of funny.
66
173114
1789
به نوعی خنده داره.
03:06
(Laughter)
67
174903
1583
(خنده حضار)
03:08
Let's take a quick look.
68
176486
2152
بیاید نگاهی مختصر بهش بندازیم.
03:10
(Video) Our goal today is to come to an
agreement on a very important proposal.
agreement on a very important proposal.
69
178638
3827
(در ویدئو) هدف ما امروز دستیابی به یک توافق درباره یک پیشنهاد بسیار مهم هست.
03:14
As a group, we need to decide if —
70
182465
2087
به عنوان یک گروه نیاز داریم اگر...
03:16
bloop bloop —
71
184552
2779
بلوپ بلوپ
03:19
Hi, who just joined?
72
187331
3567
سلام. کی به جمع ما اضافه شد؟
03:22
Hi, it's Joe. I'm working from home today.
73
190898
3012
سلام جو هستم. امروز کارها رو از خونه انجام میدم.
03:25
(Laughter)
74
193910
1890
(خنده حضار)
سلام جو. ممنون از این که امروز به ما پیوستی.
03:27
Hi, Joe. Thanks for
joining us today, great.
joining us today, great.
75
195800
3068
همین الان داشتم میگفتم ما افراد زیادی رو در این تماس داریم که میخوایم با تمامشون باشیم،
03:30
I was just saying, we have a lot of people
on the call we'd like to get through,
on the call we'd like to get through,
76
198868
2790
پس اجازه بدین از حضور و غیاب صرفنظر کنیم
03:33
so let's skip the roll call
77
201658
1634
و مستقیم میرم سر اصل مطلب.
03:35
and I'm gonna dive right in.
78
203292
2673
هدف ما امروز دستیابی به یک توافق درباره یک پیشنهاد بسیار مهم هست.
03:37
Our goal today is to come to an
agreement on a very important proposal.
agreement on a very important proposal.
79
205965
3875
به عنوان یک گروه نیاز داریم اگر...
03:41
As a group, we need to decide if —
80
209840
2565
بلوپ بلوپ
03:44
bloop bloop —
81
212405
1293
03:45
(Laughter)
82
213698
1463
(خنده حضار)
03:47
Hi, who just joined?
83
215161
2023
سلام. کی به ما اضافه شد؟
03:49
No? I thought I heard a beep. (Laughter)
84
217184
4809
کسی نیست؟ من تصور کردم که صدای بیپ شنیدم. (خنده حضار)
03:53
Sound familiar?
85
221993
1636
به نظر آشنا میاد نه؟
03:55
Yeah, it sounds familiar
to me, too.
to me, too.
86
223629
1977
بله برای من هم آشنا به نظر میرسه.
03:57
A couple of weeks after I put that online,
87
225606
2056
چند هفته بعد از اینکه من این ویدئو را آپلود کردم
03:59
500,000 people in dozens of countries,
88
227662
2801
۵۰۰٫۰۰۰ نفر از ده ها کشور
04:02
I mean dozens of countries,
89
230463
1640
بله منظورم ده ها کشور هست
04:04
watched this video.
90
232103
1184
این ویدئو رو تماشا کردند.
04:05
And three years later, it's still getting
thousands of views every month.
thousands of views every month.
91
233287
3354
و سه سال بعد هنوز هم هر ماه هزاران بازدید کننده داره.
04:08
It's close to about a million right now.
92
236641
1967
تا الان نزدیک به یک میلیون شده.
04:10
And in fact, some of the biggest
companies in the world,
companies in the world,
93
238608
2008
و در واقع بعضی از بزرگترین شرکتهای دنیا
04:12
companies that you've
heard of but I won't name,
heard of but I won't name,
94
240616
1910
شرکتهایی که نام نمیبرم ولی شما میشناسیدشون
04:14
have asked for my permission to use
this video in their new-hire training
this video in their new-hire training
95
242526
3895
از من اجازه خواستند تا این ویدئو رو برای آموزش کارکنان جدیدشون استفاده کنند
04:18
to teach their new employees how
not to run a meeting at their company.
not to run a meeting at their company.
96
246421
4249
تا به کارکنان جدید یاد بدن چگونه نباید در جلسات شرکت رفتار کنن.
04:22
And if the numbers —
97
250670
1485
و اگر این اعداد-
04:24
there are a million views and it's
being used by all these companies —
being used by all these companies —
98
252155
2381
یک میلیون بازدید کننده و استفاده کننده از این ویدئو توسط همه این شرکتها داریم-
04:26
aren't enough proof that we have
a global problem with meetings,
a global problem with meetings,
99
254536
3526
برای اثبات اینکه ما یک مشکل جهانی با جلسات داریم کافی نیست،
04:30
there are the many, many thousands
100
258062
1777
هزاران هزار کامنت
04:31
of comments posted online
101
259839
1620
ذیل این ویدئو
04:33
after the video went up.
102
261459
2188
پست شده.
04:35
Thousands of people wrote things like,
103
263647
1974
هزاران نفر چیزهایی مثل این رو نوشتند:
04:37
"OMG, that was my day today!"
104
265621
1854
اوه خدای من! این امروز من بود!
04:39
"That was my day every day!"
105
267475
1963
هر روز من همین شکلی هست!
04:41
"This is my life."
106
269438
1159
زندگی من اینطوریه!
04:42
One guy wrote,
107
270597
930
یکی نوشته بود:
04:43
"It's funny because it's true.
108
271527
1539
«خنده داره، چون واقعیت داره!
04:45
Eerily, sadly, depressingly true.
109
273066
1907
واقعیتی مهیب، غمگین و افسرده کننده.
04:46
It made me laugh until I cried.
110
274973
1718
من رو اونقدر خندوند تا جایی که به گریه افتادم.
04:48
And cried. And I cried some more."
111
276691
2750
و گریه کردم و گریه کردم و باز گریه کردم»
04:51
(Laughter)
112
279441
1632
(خنده حضار)
04:53
This poor guy said,
113
281073
1461
بیچاره میگفت:
04:54
"My daily life until
retirement or death, sigh."
retirement or death, sigh."
114
282534
5077
«این زندگی روزانه من هست تا
بازنشستگی و یا مرگ. آه!»
بازنشستگی و یا مرگ. آه!»
04:59
These are real quotes
115
287611
1400
اینها نقل قول واقعی هستند
05:01
and it's real sad.
116
289011
1799
و غم واقعی.
05:02
A common theme running through
all of these comments online
all of these comments online
117
290810
2823
تم مشترکی که در تمام این نظرات جریان داره
05:05
is this fundamental belief
that we are powerless
that we are powerless
118
293633
2541
این اعتقاد عمیق که ما قدرتی نداریم
05:08
to do anything other
than go to meetings
than go to meetings
119
296174
1901
تا کاری جز شرکت در این جلسات
05:10
and suffer through these
poorly run meetings
poorly run meetings
120
298075
2378
و رنج کشیدن از برگزاری ضعیف اونها بکنیم
05:12
and live to meet another day.
121
300453
2089
و زندگی میکنیم تا روز دیگه ای دوباره همدیگر رو ملاقات کنیم.
05:14
But the truth is, we're
not powerless at all.
not powerless at all.
122
302542
3141
اما واقعیت این هست که ما به هیچوجه ناتوان نیستیم
05:17
In fact, the cure for MAS
is right here in our hands.
is right here in our hands.
123
305683
3093
در واقع درمان MAS همینجا در دستان ماست.
05:20
It's right at our fingertips, literally.
124
308792
2185
به معنای واقعی کلمه درست در نوک انگشتان ما هست.
05:22
It's something that I call ¡No MAS!
125
310977
3261
چیزی که من بهش میگم: No MAS!
(در اسپانیایی یعنی: کافی دیگه!)
(در اسپانیایی یعنی: کافی دیگه!)
05:26
(Laughter)
126
314238
2230
(خنده حضار)
05:28
Which, if I remember my
high school Spanish,
high school Spanish,
127
316468
2398
که اگه از اسپانیایی دوران دبیرستان به خاطر داشته باشم
05:30
means something like,
"Enough already, make it stop!"
"Enough already, make it stop!"
128
318866
2791
به این معنی بود که: «به اندازه کافی هست، بس دیگه!»
05:33
Here's how No MAS
works. It's very simple.
works. It's very simple.
129
321657
2752
No MAS اینطوری کار میکنه. خیلی ساده س.
05:36
First of all, the next time you
get a meeting invitation
get a meeting invitation
130
324409
3197
اول از همه دفعه بعدی که یک دعوت نامه به جلسه داشتین
05:39
that doesn't have a lot
of information in it at all,
of information in it at all,
131
327606
2847
که اطلاعات کافی به هیچ وجه درون اون نبود
05:42
click the tentative button!
132
330453
1840
دکمه مشروط رو کلیک کنید.
05:44
It's okay, you're allowed,
that's why it's there.
that's why it's there.
133
332293
2450
مشکلی نیست. شما اجازه این کار رو دارید. برای همین اونجاست.
05:46
It's right next to the accept button.
134
334743
1509
درست کنار دکمه پذیرش.
05:48
Or the maybe button, or whatever button
is there for you not to accept immediately.
is there for you not to accept immediately.
135
336252
3594
یا دکمه شاید، یا هر دکمه دیگه ای که به شما اجازه میده فورا قبول نکنید.
05:51
Then, get in touch with the person
who asked you to the meeting.
who asked you to the meeting.
136
339846
3783
بعد با فردی که از شما دعوت کرده تماس بگیرید.
05:55
Tell them you're very excited
to support their work,
to support their work,
137
343629
2586
بهش بگین که خیلی مشتاقین که از کار اونها حمایت کنید
05:58
ask them what the goal
of the meeting is,
of the meeting is,
138
346215
2015
سوال کنید که هدف از برگزاری این جلسه چی هست
06:00
and tell them you're interested in learning
how you can help them achieve their goal.
how you can help them achieve their goal.
139
348230
3687
و بهش بگید علاقه مندید که بدونید که چطور میتونید برای رسیدن به هدف کمکشون کنید.
06:03
And if we do this often enough,
140
351917
1928
و اگر ما این کار رو به اندازه کافی انجام بدیم
06:05
and we do it respectfully,
141
353845
1338
و با احترام انجامش بدیم
06:07
people might start to be
a little bit more thoughtful
a little bit more thoughtful
142
355183
2037
ممکنه دیگران شروع کنن به اینکه درباره شیوه ای که برای سرهم کردن دعوتنامه ها
06:09
about the way they put together
meeting invitations.
meeting invitations.
143
357220
2462
استفاده میکنند، اندکی با ملاحظه تر عمل کنند.
06:11
And you can make more thoughtful
decisions about accepting it.
decisions about accepting it.
144
359682
2852
و شما میتونید تصمیم اندیشمندانه تری درباره پذیرش اون بگیرید.
06:14
People might actually start
sending out agendas. Imagine!
sending out agendas. Imagine!
145
362534
3260
شاید حتی دیگران شروع کنند به ارسال دستورجلسه. تصور کنید!
06:17
Or they might not have a conference call
with 12 people to talk about a status
with 12 people to talk about a status
146
365794
3748
یا ممکنه دیگه جلسه تلفنی با شرکت ۱۲ نفر برگزار نکنند که قرار بوده درباره موقعیتی
06:21
when they could just do a quick
email and get it done with.
email and get it done with.
147
369542
3283
که میشد با فرستادن یک ایمیل کوچیک و کار رو تموم کنن، صحبت شه.
06:24
People just might start to change their
behavior because you changed yours.
behavior because you changed yours.
148
372825
4834
شاید دیگران شروع به تغییر رفتارشون کنند چون شما رفتارتون رو تغییر دادید.
06:29
And they just might bring
your chair back, too. (Laughter)
your chair back, too. (Laughter)
149
377659
3485
و شاید همچنین صندلی شما رو هم پس بدن. (خنده حضار)
06:33
No MAS!
150
381144
1375
(No MAS) کافی دیگه!
06:34
Thank you.
151
382519
1440
سپاسگزارم.
06:35
(Applause).
152
383959
2066
(تشویق حضار)
ABOUT THE SPEAKER
David Grady - Information security managerDavid Grady is on a crusade to help you take back your calendar.
Why you should listen
David Grady is an information security manager who believes that strong communication skills are a necessity in today’s global economy. He has been a print journalist, a “PR guy” and a website producer, and has ghostwritten speeches and magazine articles for Fortune 500 company executives. A mid-life career change brought him into the world of information risk management, where every day he uses his communications experience to transform complex problems into understandable challenges.
David Grady | Speaker | TED.com