TED@State Street Boston
David Grady: How to save the world (or at least yourself) from bad meetings
David Grady: Hoe je de wereld (of tenminste jezelf) slechte vergaderingen kunt besparen
Filmed:
Readability: 3
2,459,605 views
Een epidemie van slechte, inefficiënte vergaderingen teistert de bedrijven in de wereld -- en maakt de werknemers doodongelukkig. David Grady heeft wat ideeën om daar een einde aan te maken.
David Grady - Information security manager
David Grady is on a crusade to help you take back your calendar. Full bio
David Grady is on a crusade to help you take back your calendar. Full bio
Double-click the English transcript below to play the video.
00:13
Picture this:
0
1272
1377
Stel je voor:
het is maandagochtend,
00:14
It's Monday morning,
1
2649
1093
00:15
you're at the office,
2
3742
1119
je bent op kantoor,
00:16
you're settling in for the day at work,
3
4861
1754
je bereidt je voor op de werkdag,
00:18
and this guy that you sort of
recognize from down the hall,
recognize from down the hall,
4
6615
2822
en iemand die je vaag herkent
van beneden in de hal
van beneden in de hal
00:21
walks right into your cubicle
5
9437
1836
loopt naar jouw werkplek
00:23
and he steals your chair.
6
11273
1402
en pikt jouw stoel.
00:24
Doesn't say a word —
7
12675
1242
Hij zegt niks --
00:25
just rolls away with it.
8
13917
1388
hij rolt hem gewoon weg.
00:27
Doesn't give you any information
about why he took your chair
about why he took your chair
9
15305
2483
Hij zegt niet waarom
hij jouw stoel meeneemt
hij jouw stoel meeneemt
00:29
out of all the other chairs
that are out there.
that are out there.
10
17788
2111
en niet een andere.
Hij staat er niet bij stil
dat je je stoel nodig hebt
dat je je stoel nodig hebt
00:31
Doesn't acknowledge the fact
that you might need your chair
that you might need your chair
11
19899
2142
00:34
to get some work done today.
12
22041
1541
om je werk te kunnen doen.
00:35
You wouldn't stand for
it. You'd make a stink.
it. You'd make a stink.
13
23582
2257
Dat zou je niet pikken.
Je haalt verhaal.
Je haalt verhaal.
00:37
You'd follow that guy
back to his cubicle
back to his cubicle
14
25839
2027
Je zou die man volgen
naar zijn werkplek
naar zijn werkplek
00:39
and you'd say, "Why my chair?"
15
27866
3312
en hem vragen:
"Waarom mijn stoel?"
"Waarom mijn stoel?"
00:43
Okay, so now it's Tuesday morning
and you're at the office,
and you're at the office,
16
31178
4121
Dan wordt het dinsdagochtend
en je bent weer op kantoor.
en je bent weer op kantoor.
Er plopt een uitnodiging in beeld
voor een vergadering in je agenda.
voor een vergadering in je agenda.
00:47
and a meeting invitation pops
up in your calendar.
up in your calendar.
17
35299
2729
00:50
(Laughter)
18
38028
1605
(Gelach)
00:51
And it's from this woman who you
kind of know from down the hall,
kind of know from down the hall,
19
39633
3076
Verstuurd door een vrouw die
je kent uit de hal beneden.
je kent uit de hal beneden.
00:54
and the subject line references some
project that you heard a little bit about.
project that you heard a little bit about.
20
42709
3805
Het onderwerp is een project
waar je ooit wel van gehoord hebt.
waar je ooit wel van gehoord hebt.
00:58
But there's no agenda.
21
46514
1683
Maar er is geen agenda.
01:00
There's no information about why
you were invited to the meeting.
you were invited to the meeting.
22
48197
3076
Er staat niet waarom ze jou uitnodigt
voor de vergadering.
voor de vergadering.
01:03
And yet you accept the
meeting invitation, and you go.
meeting invitation, and you go.
23
51273
4616
Toch accepteer je de uitnodiging
en je gaat erheen.
en je gaat erheen.
01:07
And when this highly
unproductive session is over,
unproductive session is over,
24
55889
2927
Na deze erg improductieve bijeenkomst
01:10
you go back to your desk,
25
58816
1683
loop je terug naar je bureau.
01:12
and you stand at your
desk and you say,
desk and you say,
26
60499
1509
Je staat daar en zegt:
01:14
"Boy, I wish I had those two hours back,
27
62008
2663
"Ik wou dat ik die twee uur
terug kon krijgen,
terug kon krijgen,
01:16
like I wish I had my chair back."
28
64671
2003
net als mijn stoel."
01:18
(Laughter)
29
66674
1506
(Gelach)
01:20
Every day, we allow our coworkers,
30
68180
2571
Iedere dag mogen onze collega's,
01:22
who are otherwise very,
very nice people,
very nice people,
31
70751
2214
die overigens heel erg aardig zijn,
01:24
to steal from us.
32
72965
1667
van ons stelen.
01:26
And I'm talking about something far
more valuable than office furniture.
more valuable than office furniture.
33
74632
4078
Dan bedoel ik iets veel
kostbaarders dan kantoormeubilair.
kostbaarders dan kantoormeubilair.
01:30
I'm talking about time. Your time.
34
78710
3029
Ik bedoel tijd. Jouw tijd.
01:33
In fact, I believe that
35
81739
2653
Ik denk dat we midden in
een wereldwijde epidemie zitten
een wereldwijde epidemie zitten
01:36
we are in the middle
of a global epidemic
of a global epidemic
36
84392
2485
01:38
of a terrible new illness
known as MAS:
known as MAS:
37
86877
5040
van een vreselijke ziekte
die bekend staat als MAS:
die bekend staat als MAS:
01:43
Mindless Accept Syndrome.
38
91917
2273
Meteen Accepteren Syndroom.
01:46
(Laughter)
39
94190
1894
(Gelach)
01:48
The primary symptom of
Mindless Accept Syndrome
Mindless Accept Syndrome
40
96084
2701
Het eerste symptoom van het
Meteen Accepteren Syndroom
Meteen Accepteren Syndroom
01:50
is just accepting a meeting invitation
the minute it pops up in your calendar.
the minute it pops up in your calendar.
41
98785
3920
is het accepteren van een uitnodiging
zodra deze opduikt in je agenda.
zodra deze opduikt in je agenda.
01:54
(Laughter)
42
102705
1270
(Gelach)
01:55
It's an involuntary reflex — ding,
click, bing — it's in your calendar,
click, bing — it's in your calendar,
43
103975
3668
Het is een onvrijwillige reflex -
pling, klik - hij staat in je agenda.
pling, klik - hij staat in je agenda.
01:59
"Gotta go, I'm already late
for a meeting." (Laughter)
for a meeting." (Laughter)
44
107643
3293
"Ik moet weg, ik ben al te laat
voor een vergadering." (Gelach)
voor een vergadering." (Gelach)
02:02
Meetings are important, right?
45
110936
2387
Vergaderingen zijn belangrijk, toch?
02:05
And collaboration is key to
the success of any enterprise.
the success of any enterprise.
46
113323
2946
Samenwerken is de sleutel tot
het succes van elke onderneming.
het succes van elke onderneming.
02:08
And a well-run meeting can yield
really positive, actionable results.
really positive, actionable results.
47
116269
3393
Een goede vergadering kan positieve,
bruikbare resultaten opleveren.
bruikbare resultaten opleveren.
02:11
But between globalization
48
119662
1758
Door globalisering en
02:13
and pervasive information technology,
49
121420
2315
de doorgedrongen informatietechnologie
02:15
the way that we work
50
123735
1671
is de manier van werken
02:17
has really changed dramatically
over the last few years.
over the last few years.
51
125406
3229
de laatste jaren ingrijpend veranderd.
02:20
And we're miserable. (Laughter)
52
128635
3207
En we zijn diepongelukkig. (Gelach)
02:23
And we're miserable not because the
other guy can't run a good meeting,
other guy can't run a good meeting,
53
131842
3540
Niet alleen omdat een collega
geen vergadering kan leiden.
geen vergadering kan leiden.
02:27
it's because of MAS, our
Mindless Accept Syndrome,
Mindless Accept Syndrome,
54
135382
2812
Het komt door MAS, ons
Meteen Accepteren Syndroom,
Meteen Accepteren Syndroom,
02:30
which is a self-inflicted wound.
55
138194
3776
wat een vorm van zelfverwonding is.
02:33
Actually, I have evidence to prove
that MAS is a global epidemic.
that MAS is a global epidemic.
56
141970
5147
Ik kan zelfs bewijzen dat
MAS een wereldwijde epidemie is.
MAS een wereldwijde epidemie is.
02:39
Let me tell you why.
57
147117
1647
Ik zal vertellen waarom.
02:40
A couple of years ago, I put a video
on Youtube, and in the video,
on Youtube, and in the video,
58
148764
4272
Jaren geleden zette ik een video
op Youtube, waarin ik stukjes naspeelde
op Youtube, waarin ik stukjes naspeelde
02:45
I acted out every terrible
conference call you've ever been on.
conference call you've ever been on.
59
153036
3198
uit al die erge vergaderingen op afstand
die ik heb meegemaakt.
die ik heb meegemaakt.
02:48
It goes on for about five minutes,
60
156234
1659
Het duurt ongeveer vijf minuten
02:49
and it has all the things that we
hate about really bad meetings.
hate about really bad meetings.
61
157893
3191
en er zit alles in dat we haten
aan slechte vergaderingen.
aan slechte vergaderingen.
02:53
There's the moderator who has
no idea how to run the meeting.
no idea how to run the meeting.
62
161084
3343
Een voorzitter die geen
vergadering kan leiden.
vergadering kan leiden.
Deelnemers die geen idee hebben
waarom ze erbij zitten.
waarom ze erbij zitten.
02:56
There are the participants who
have no idea why they're there.
have no idea why they're there.
63
164427
2558
02:58
The whole thing kind of collapses
into this collaborative train wreck.
into this collaborative train wreck.
64
166985
3703
Alles ontspoort uiteindelijk in een
rampzalige poging om samen te werken.
rampzalige poging om samen te werken.
03:02
And everybody leaves very angry.
65
170688
2426
En iedereen vertrekt heel boos.
03:05
It's kind of funny.
66
173114
1789
Het is best wel grappig.
03:06
(Laughter)
67
174903
1583
(Gelach)
03:08
Let's take a quick look.
68
176486
2152
We zullen eens even kijken.
03:10
(Video) Our goal today is to come to an
agreement on a very important proposal.
agreement on a very important proposal.
69
178638
3827
(Video) Vandaag moeten we het eens
worden over een belangrijk voorstel.
worden over een belangrijk voorstel.
03:14
As a group, we need to decide if —
70
182465
2087
Als groep moeten we besluiten of...
03:16
bloop bloop —
71
184552
2779
bloep bloep --
03:19
Hi, who just joined?
72
187331
3567
Hoi, wie is erbij gekomen?
03:22
Hi, it's Joe. I'm working from home today.
73
190898
3012
Hoi, ik ben Joe. Ik werk thuis vandaag.
03:25
(Laughter)
74
193910
1890
(Gelach)
03:27
Hi, Joe. Thanks for
joining us today, great.
joining us today, great.
75
195800
3068
Hoi, Joe. Bedankt dat je
erbij bent vandaag.
erbij bent vandaag.
03:30
I was just saying, we have a lot of people
on the call we'd like to get through,
on the call we'd like to get through,
76
198868
2790
Ik zei net dat er veel mensen
in de groep zitten. We willen door,
in de groep zitten. We willen door,
03:33
so let's skip the roll call
77
201658
1634
dus ik noem ze niet allemaal op
03:35
and I'm gonna dive right in.
78
203292
2673
en ik kom meteen ter zake.
03:37
Our goal today is to come to an
agreement on a very important proposal.
agreement on a very important proposal.
79
205965
3875
Vandaag moeten we het eens
worden over een belangrijk voorstel.
worden over een belangrijk voorstel.
03:41
As a group, we need to decide if —
80
209840
2565
Als groep moeten we besluiten of --
03:44
bloop bloop —
81
212405
1293
Bloep bloep ...
03:45
(Laughter)
82
213698
1463
(Gelach)
03:47
Hi, who just joined?
83
215161
2023
Hoi, wie is erbij gekomen?
03:49
No? I thought I heard a beep. (Laughter)
84
217184
4809
Niemand? Ik dacht dat ik
een piep hoorde. (Gelach)
een piep hoorde. (Gelach)
03:53
Sound familiar?
85
221993
1636
Komt dit je bekend voor?
03:55
Yeah, it sounds familiar
to me, too.
to me, too.
86
223629
1977
Ja, ik herken het ook.
Een paar weken nadat ik deze
video online had gezet
video online had gezet
03:57
A couple of weeks after I put that online,
87
225606
2056
03:59
500,000 people in dozens of countries,
88
227662
2801
was hij bekeken door 500.000 mensen
uit tientallen landen.
uit tientallen landen.
04:02
I mean dozens of countries,
89
230463
1640
Echt tientallen landen.
04:04
watched this video.
90
232103
1184
En na drie jaar wordt hij elke maand
nog steeds duizenden keren bekeken.
nog steeds duizenden keren bekeken.
04:05
And three years later, it's still getting
thousands of views every month.
thousands of views every month.
91
233287
3354
04:08
It's close to about a million right now.
92
236641
1967
Nu al bijna een miljoen keer.
04:10
And in fact, some of the biggest
companies in the world,
companies in the world,
93
238608
2008
Enkele van de grootste bedrijven,
04:12
companies that you've
heard of but I won't name,
heard of but I won't name,
94
240616
1910
je kent ze, maar ik noem geen namen,
04:14
have asked for my permission to use
this video in their new-hire training
this video in their new-hire training
95
242526
3895
hebben mij gevraagd of ze deze video
mogen tonen aan nieuwe medewerkers
mogen tonen aan nieuwe medewerkers
04:18
to teach their new employees how
not to run a meeting at their company.
not to run a meeting at their company.
96
246421
4249
om ze te leren hoe een vergadering
niet hoort te verlopen in hun bedrijf.
niet hoort te verlopen in hun bedrijf.
04:22
And if the numbers —
97
250670
1485
En alsof de aantallen --
een miljoen keer bekeken en
gebruikt door die bedrijven --
gebruikt door die bedrijven --
04:24
there are a million views and it's
being used by all these companies —
being used by all these companies —
98
252155
2381
04:26
aren't enough proof that we have
a global problem with meetings,
a global problem with meetings,
99
254536
3526
niet voldoende bewijs zijn dat er een
wereldwijd probleem is met vergaderingen,
wereldwijd probleem is met vergaderingen,
04:30
there are the many, many thousands
100
258062
1777
zijn er vele duizenden online reacties
op de video geplaatst.
op de video geplaatst.
04:31
of comments posted online
101
259839
1620
04:33
after the video went up.
102
261459
2188
Duizenden mensen schreven dingen als:
04:35
Thousands of people wrote things like,
103
263647
1974
"Hé, zo ging het vandaag bij mij ook!",
04:37
"OMG, that was my day today!"
104
265621
1854
04:39
"That was my day every day!"
105
267475
1963
"Zo gaat het elke dag bij mij!",
04:41
"This is my life."
106
269438
1159
"Dit is mijn leven."
04:42
One guy wrote,
107
270597
930
Een man schreef:
"Het is grappig, omdat het waar is.
"Het is grappig, omdat het waar is.
04:43
"It's funny because it's true.
108
271527
1539
04:45
Eerily, sadly, depressingly true.
109
273066
1907
Griezelig, treurig en deprimerend waar.
04:46
It made me laugh until I cried.
110
274973
1718
Ik moest huilen van het lachen.
04:48
And cried. And I cried some more."
111
276691
2750
En ik huilde nog wat door."
04:51
(Laughter)
112
279441
1632
(Gelach)
04:53
This poor guy said,
113
281073
1461
Deze zielige man zei:
04:54
"My daily life until
retirement or death, sigh."
retirement or death, sigh."
114
282534
5077
"Mijn dagelijks leven tot mijn
pensioen of mijn dood. Zucht."
pensioen of mijn dood. Zucht."
04:59
These are real quotes
115
287611
1400
Dit zijn echte citaten
05:01
and it's real sad.
116
289011
1799
en het is echt verdrietig.
05:02
A common theme running through
all of these comments online
all of these comments online
117
290810
2823
Een rode draad door
al deze reacties
al deze reacties
is de gedachte
dat we machteloos zijn
dat we machteloos zijn
05:05
is this fundamental belief
that we are powerless
that we are powerless
118
293633
2541
05:08
to do anything other
than go to meetings
than go to meetings
119
296174
1901
om iets anders te doen dan
naar slecht geleide vergaderingen
te gaan en ze maar uit te zitten.
te gaan en ze maar uit te zitten.
05:10
and suffer through these
poorly run meetings
poorly run meetings
120
298075
2378
05:12
and live to meet another day.
121
300453
2089
in de hoop dat het verbetert.
05:14
But the truth is, we're
not powerless at all.
not powerless at all.
122
302542
3141
Maar in werkelijkheid zijn
we helemaal niet machteloos.
we helemaal niet machteloos.
05:17
In fact, the cure for MAS
is right here in our hands.
is right here in our hands.
123
305683
3093
In feite hebben we de oplossing
voor MAS in eigen hand.
voor MAS in eigen hand.
05:20
It's right at our fingertips, literally.
124
308792
2185
Letterlijk op onze vingertoppen.
05:22
It's something that I call ¡No MAS!
125
310977
3261
Ik noem het: ¡No MAS!
05:26
(Laughter)
126
314238
2230
(Gelach)
Als ik me het Spaans op mijn
middelbare school goed herinner
middelbare school goed herinner
05:28
Which, if I remember my
high school Spanish,
high school Spanish,
127
316468
2398
05:30
means something like,
"Enough already, make it stop!"
"Enough already, make it stop!"
128
318866
2791
betekent dat zoiets als:
"Het is genoeg geweest, hou op!"
"Het is genoeg geweest, hou op!"
05:33
Here's how No MAS
works. It's very simple.
works. It's very simple.
129
321657
2752
No MAS werkt als volgt.
Het is heel eenvoudig.
Het is heel eenvoudig.
05:36
First of all, the next time you
get a meeting invitation
get a meeting invitation
130
324409
3197
Ten eerste. De volgende keer dat
je een uitnodiging ontvangt
je een uitnodiging ontvangt
05:39
that doesn't have a lot
of information in it at all,
of information in it at all,
131
327606
2847
zonder een hoop informatie erin,
05:42
click the tentative button!
132
330453
1840
klik op de Voorlopig-knop!
05:44
It's okay, you're allowed,
that's why it's there.
that's why it's there.
133
332293
2450
Dat mag hoor, daar is hij voor.
Hij zit net naast
de Accepteren-knop.
de Accepteren-knop.
05:46
It's right next to the accept button.
134
334743
1509
05:48
Or the maybe button, or whatever button
is there for you not to accept immediately.
is there for you not to accept immediately.
135
336252
3594
Of de Misschien-knop, of welke knop
er is om niet meteen te accepteren.
er is om niet meteen te accepteren.
05:51
Then, get in touch with the person
who asked you to the meeting.
who asked you to the meeting.
136
339846
3783
Neem dan contact op met de persoon
die je uitnodigde voor de vergadering.
die je uitnodigde voor de vergadering.
05:55
Tell them you're very excited
to support their work,
to support their work,
137
343629
2586
Vertel dat je hem graag
helpt bij zijn werk
helpt bij zijn werk
en vraag wat het doel
van de vergadering is.
van de vergadering is.
05:58
ask them what the goal
of the meeting is,
of the meeting is,
138
346215
2015
06:00
and tell them you're interested in learning
how you can help them achieve their goal.
how you can help them achieve their goal.
139
348230
3687
En vertel dat je graag wilt leren hoe je
kunt helpen om zijn doel te bereiken.
kunt helpen om zijn doel te bereiken.
06:03
And if we do this often enough,
140
351917
1928
Als we dat vaak genoeg doen,
06:05
and we do it respectfully,
141
353845
1338
en met respect,
06:07
people might start to be
a little bit more thoughtful
a little bit more thoughtful
142
355183
2037
zullen mensen er beter
over gaan nadenken
over gaan nadenken
06:09
about the way they put together
meeting invitations.
meeting invitations.
143
357220
2462
hoe ze uitnodigingen
moeten opstellen.
moeten opstellen.
06:11
And you can make more thoughtful
decisions about accepting it.
decisions about accepting it.
144
359682
2852
Dan kun je weloverwogen besluiten
om ze te accepteren.
om ze te accepteren.
06:14
People might actually start
sending out agendas. Imagine!
sending out agendas. Imagine!
145
362534
3260
Mensen zullen misschien zelfs
een agenda opstellen. Stel je voor!
een agenda opstellen. Stel je voor!
06:17
Or they might not have a conference call
with 12 people to talk about a status
with 12 people to talk about a status
146
365794
3748
Of misschien geen conferentiegesprek
met 12 personen over een status
met 12 personen over een status
06:21
when they could just do a quick
email and get it done with.
email and get it done with.
147
369542
3283
als het ook met een korte e-mail
afgedaan kan worden.
afgedaan kan worden.
06:24
People just might start to change their
behavior because you changed yours.
behavior because you changed yours.
148
372825
4834
Andere mensen zouden hun gedrag
aan dat van jou kunnen aanpassen.
aan dat van jou kunnen aanpassen.
06:29
And they just might bring
your chair back, too. (Laughter)
your chair back, too. (Laughter)
149
377659
3485
En misschien brengen ze
jouw stoel ook wel terug. (Gelach)
jouw stoel ook wel terug. (Gelach)
06:33
No MAS!
150
381144
1375
¡No MAS!
06:34
Thank you.
151
382519
1440
Dank je.
06:35
(Applause).
152
383959
2066
(Applaus)
ABOUT THE SPEAKER
David Grady - Information security managerDavid Grady is on a crusade to help you take back your calendar.
Why you should listen
David Grady is an information security manager who believes that strong communication skills are a necessity in today’s global economy. He has been a print journalist, a “PR guy” and a website producer, and has ghostwritten speeches and magazine articles for Fortune 500 company executives. A mid-life career change brought him into the world of information risk management, where every day he uses his communications experience to transform complex problems into understandable challenges.
David Grady | Speaker | TED.com