TED@State Street Boston
David Grady: How to save the world (or at least yourself) from bad meetings
David Grady: Hogyan mentsük meg a Földet (de legalább magunkat) a rosszul szervezett megbeszélésektől?
Filmed:
Readability: 3
2,459,605 views
Egy új járványnak lehetünk szemtanúi, amely végigsöpör az üzleti világon és megkeseríti a dolgozót mindennapjait: ez pedig nem más, mint a rossz, eredménytelen, túlzsúfolt megbeszélések terjedése. David Grady-nak van néhány ötlete a trend megállítására.
David Grady - Information security manager
David Grady is on a crusade to help you take back your calendar. Full bio
David Grady is on a crusade to help you take back your calendar. Full bio
Double-click the English transcript below to play the video.
00:13
Picture this:
0
1272
1377
Képzeljék el a következőt:
00:14
It's Monday morning,
1
2649
1093
Hétfő reggel van.
00:15
you're at the office,
2
3742
1119
Ön bemegy az irodába.
00:16
you're settling in for the day at work,
3
4861
1754
Készülődik az aznapi munkára,
00:18
and this guy that you sort of
recognize from down the hall,
recognize from down the hall,
4
6615
2822
és a srác, akit a folyosóról
látásból már ismer,
látásból már ismer,
00:21
walks right into your cubicle
5
9437
1836
az Ön helyére sétál,
00:23
and he steals your chair.
6
11273
1402
és ellopja az Ön székét.
00:24
Doesn't say a word —
7
12675
1242
Nem mond semmit,
00:25
just rolls away with it.
8
13917
1388
csak elsiet vele.
Nem mond semmit arról,
00:27
Doesn't give you any information
about why he took your chair
about why he took your chair
9
15305
2483
hogy a sok közül
miért épp az Önét vette el.
miért épp az Önét vette el.
00:29
out of all the other chairs
that are out there.
that are out there.
10
17788
2111
Nem figyelt arra az eshetőségre,
00:31
Doesn't acknowledge the fact
that you might need your chair
that you might need your chair
11
19899
2142
hogy Önnek is szüksége lehetne
00:34
to get some work done today.
12
22041
1541
a székre a munkához.
00:35
You wouldn't stand for
it. You'd make a stink.
it. You'd make a stink.
13
23582
2257
Biztos tenne valamit.
00:37
You'd follow that guy
back to his cubicle
back to his cubicle
14
25839
2027
Követné az illetőt
egészen az ő helyére
egészen az ő helyére
00:39
and you'd say, "Why my chair?"
15
27866
3312
és megkérdezné:
Miért pont az én székemet vitte el?
Miért pont az én székemet vitte el?
00:43
Okay, so now it's Tuesday morning
and you're at the office,
and you're at the office,
16
31178
4121
Kedd reggel van,
Ön már megérkezett az irodájába.
Ön már megérkezett az irodájába.
00:47
and a meeting invitation pops
up in your calendar.
up in your calendar.
17
35299
2729
Hirtelen a naptárában
felugrik egy meeting meghívó.
felugrik egy meeting meghívó.
00:50
(Laughter)
18
38028
1605
(Nevetés)
00:51
And it's from this woman who you
kind of know from down the hall,
kind of know from down the hall,
19
39633
3076
Az az ismerős hölgy küldte
a folyosó másik végéről,
a folyosó másik végéről,
00:54
and the subject line references some
project that you heard a little bit about.
project that you heard a little bit about.
20
42709
3805
sőt, a meeting tárgya is
ismerősen cseng.
De sehol nincs leírva
a megbeszélés menetrendje.
a megbeszélés menetrendje.
00:58
But there's no agenda.
21
46514
1683
01:00
There's no information about why
you were invited to the meeting.
you were invited to the meeting.
22
48197
3076
Semmi információ nem mutatja,
miért hívták meg a meetingre.
miért hívták meg a meetingre.
01:03
And yet you accept the
meeting invitation, and you go.
meeting invitation, and you go.
23
51273
4616
Ön mégis elfogadja a meghívást
és elmegy.
és elmegy.
És amikor ez az eredménytelen
időtöltés véget ér,
időtöltés véget ér,
01:07
And when this highly
unproductive session is over,
unproductive session is over,
24
55889
2927
01:10
you go back to your desk,
25
58816
1683
visszasétál az asztalához,
01:12
and you stand at your
desk and you say,
desk and you say,
26
60499
1509
és odaérve ezt mondja:
01:14
"Boy, I wish I had those two hours back,
27
62008
2663
Bár visszakapnám ezt a két órát-
01:16
like I wish I had my chair back."
28
64671
2003
mint ahogy a székemet is!
01:18
(Laughter)
29
66674
1506
(Nevetés)
01:20
Every day, we allow our coworkers,
30
68180
2571
Minden nap
megengedjük a munkatársainknak,
megengedjük a munkatársainknak,
01:22
who are otherwise very,
very nice people,
very nice people,
31
70751
2214
akik egyébként nagyon jó emberek,
01:24
to steal from us.
32
72965
1667
hogy lopjanak tőlünk.
01:26
And I'm talking about something far
more valuable than office furniture.
more valuable than office furniture.
33
74632
4078
És most egy, az irodabútoroknál
sokkal értékesebb valamire gondolok.
sokkal értékesebb valamire gondolok.
01:30
I'm talking about time. Your time.
34
78710
3029
Az időről, az Ön idejéről beszélek.
01:33
In fact, I believe that
35
81739
2653
Valójában, azt hiszem,
01:36
we are in the middle
of a global epidemic
of a global epidemic
36
84392
2485
az egész világon
végigsöpör egy járvány,
végigsöpör egy járvány,
01:38
of a terrible new illness
known as MAS:
known as MAS:
37
86877
5040
egy szörnyű, új betegség,
amelyet MAS-nak hívnak:
amelyet MAS-nak hívnak:
01:43
Mindless Accept Syndrome.
38
91917
2273
Gondolkodás Nélküli
Elfogadás Szindróma.
Elfogadás Szindróma.
01:46
(Laughter)
39
94190
1894
(Nevetés)
01:48
The primary symptom of
Mindless Accept Syndrome
Mindless Accept Syndrome
40
96084
2701
A MAS elsődleges tünete az,
ha azonnal elfogadjuk az összes
01:50
is just accepting a meeting invitation
the minute it pops up in your calendar.
the minute it pops up in your calendar.
41
98785
3920
naptárunkban felbukkanó
meeting-meghívást.
meeting-meghívást.
01:54
(Laughter)
42
102705
1270
(Nevetés)
01:55
It's an involuntary reflex — ding,
click, bing — it's in your calendar,
click, bing — it's in your calendar,
43
103975
3668
Ez egy önkéntelen reflex- klikk, katt, ok
-és már a naptárban is van.
-és már a naptárban is van.
01:59
"Gotta go, I'm already late
for a meeting." (Laughter)
for a meeting." (Laughter)
44
107643
3293
"Mennem kell, már így is
elkésem egy meetingről." (Nevetés)
elkésem egy meetingről." (Nevetés)
02:02
Meetings are important, right?
45
110936
2387
A megbeszélések fontosak, ugye?
02:05
And collaboration is key to
the success of any enterprise.
the success of any enterprise.
46
113323
2946
Minden vállalat sikerének kulcsa
az együttműködés.
az együttműködés.
02:08
And a well-run meeting can yield
really positive, actionable results.
really positive, actionable results.
47
116269
3393
Egy jó meeting nagyon pozitív,
megvalósítható eredményt hozhat.
megvalósítható eredményt hozhat.
02:11
But between globalization
48
119662
1758
De a az utóbbi években,
globalizáció
globalizáció
02:13
and pervasive information technology,
49
121420
2315
és a mindent átható információ-
technológia idején
technológia idején
02:15
the way that we work
50
123735
1671
a munkavégzésünk területén
02:17
has really changed dramatically
over the last few years.
over the last few years.
51
125406
3229
óriási változás következett be.
02:20
And we're miserable. (Laughter)
52
128635
3207
Menthetetlenek vagyunk. (Nevetés)
02:23
And we're miserable not because the
other guy can't run a good meeting,
other guy can't run a good meeting,
53
131842
3540
Nem azért, mert a másik ember
képtelen jól levezetni egy meetinget.
képtelen jól levezetni egy meetinget.
02:27
it's because of MAS, our
Mindless Accept Syndrome,
Mindless Accept Syndrome,
54
135382
2812
Hanem a MAS, a Gondolkodás Nélküli
Elfogadás Szindróma miatt,
Elfogadás Szindróma miatt,
02:30
which is a self-inflicted wound.
55
138194
3776
amely olyan,
mint egy önmagát fertőző seb.
mint egy önmagát fertőző seb.
02:33
Actually, I have evidence to prove
that MAS is a global epidemic.
that MAS is a global epidemic.
56
141970
5147
Bizonyítékom is van arra,
hogy a MAS egy világjárvány.
hogy a MAS egy világjárvány.
02:39
Let me tell you why.
57
147117
1647
Engedjék meg, hogy
bemutassam.
bemutassam.
02:40
A couple of years ago, I put a video
on Youtube, and in the video,
on Youtube, and in the video,
58
148764
4272
Néhány éve feltettem egy videót a
Youtube-ra.
Youtube-ra.
Kifiguráztam az összes
lehetséges
lehetséges
02:45
I acted out every terrible
conference call you've ever been on.
conference call you've ever been on.
59
153036
3198
rossz konferenciahívást.
02:48
It goes on for about five minutes,
60
156234
1659
Kb. 5 perc,
és minden benne van,
és minden benne van,
02:49
and it has all the things that we
hate about really bad meetings.
hate about really bad meetings.
61
157893
3191
amit utálunk a megbeszélésekben.
02:53
There's the moderator who has
no idea how to run the meeting.
no idea how to run the meeting.
62
161084
3343
Van egy moderátor,
akinek fogalma sincs,
akinek fogalma sincs,
hogyan kell irányítani.
02:56
There are the participants who
have no idea why they're there.
have no idea why they're there.
63
164427
2558
A résztvevők nem tudják,
miért vannak jelen.
miért vannak jelen.
02:58
The whole thing kind of collapses
into this collaborative train wreck.
into this collaborative train wreck.
64
166985
3703
Az egész úgy végződik,
mint egy vonatbaleset
mint egy vonatbaleset
03:02
And everybody leaves very angry.
65
170688
2426
és mindenki
nagyon mérgesen távozik.
nagyon mérgesen távozik.
03:05
It's kind of funny.
66
173114
1789
Elég vicces.
03:06
(Laughter)
67
174903
1583
(Nevetés)
03:08
Let's take a quick look.
68
176486
2152
Nézzünk bele.
03:10
(Video) Our goal today is to come to an
agreement on a very important proposal.
agreement on a very important proposal.
69
178638
3827
(Videó) Ma egy nagyon fontos javaslattal
kapcsolatban tartunk megbeszélést.
kapcsolatban tartunk megbeszélést.
03:14
As a group, we need to decide if —
70
182465
2087
Egy csapatként kell eldöntenünk, hogy-
03:16
bloop bloop —
71
184552
2779
bíííp, bííp-
03:19
Hi, who just joined?
72
187331
3567
Jó napot, kit köszönthetek?
03:22
Hi, it's Joe. I'm working from home today.
73
190898
3012
Jó napot, Joe vagyok.
Ma itthonról dolgozom.
Ma itthonról dolgozom.
03:25
(Laughter)
74
193910
1890
(Nevetés)
Jó napot, Joe. Nagyon örülök,
03:27
Hi, Joe. Thanks for
joining us today, great.
joining us today, great.
75
195800
3068
hogy csatlakozott hozzánk.
03:30
I was just saying, we have a lot of people
on the call we'd like to get through,
on the call we'd like to get through,
76
198868
2790
Éppen arról beszéltem,
hogy sokakhoz szeretnénk szólni,
hogy sokakhoz szeretnénk szólni,
03:33
so let's skip the roll call
77
201658
1634
ugorjuk is át a névsorolvasást,
és vágjunk bele.
03:35
and I'm gonna dive right in.
78
203292
2673
03:37
Our goal today is to come to an
agreement on a very important proposal.
agreement on a very important proposal.
79
205965
3875
A mai alkalom célja, hogy megegyezünk
egy nagyon fontos javaslattal kapcsolatban.
egy nagyon fontos javaslattal kapcsolatban.
03:41
As a group, we need to decide if —
80
209840
2565
Egy csoportként kell eldöntenünk, hogy-
03:44
bloop bloop —
81
212405
1293
bííp, bííp-
03:45
(Laughter)
82
213698
1463
(Nevetés)
03:47
Hi, who just joined?
83
215161
2023
Helló, valaki épp most csatlakozott?
03:49
No? I thought I heard a beep. (Laughter)
84
217184
4809
Nem? Azt hittem,
hallottam egy pittyegést. (Nevetés)
hallottam egy pittyegést. (Nevetés)
03:53
Sound familiar?
85
221993
1636
Ismerős jelenet?
03:55
Yeah, it sounds familiar
to me, too.
to me, too.
86
223629
1977
Igen, nekem is az.
03:57
A couple of weeks after I put that online,
87
225606
2056
Néhány héttel a megjelenés után
03:59
500,000 people in dozens of countries,
88
227662
2801
már 500 000 ember nézte meg,
04:02
I mean dozens of countries,
89
230463
1640
ezt a videót több tucat országból.
04:04
watched this video.
90
232103
1184
Még most, 3 évvel később is
04:05
And three years later, it's still getting
thousands of views every month.
thousands of views every month.
91
233287
3354
eléri a havi
több ezres nézettséget.
több ezres nézettséget.
04:08
It's close to about a million right now.
92
236641
1967
Majdnem egy millióan látták már.
A világ legnagyobb vállalatai
04:10
And in fact, some of the biggest
companies in the world,
companies in the world,
93
238608
2008
(biztosan ismerik,
04:12
companies that you've
heard of but I won't name,
heard of but I won't name,
94
240616
1910
neveket nem mondok)
04:14
have asked for my permission to use
this video in their new-hire training
this video in their new-hire training
95
242526
3895
kérték az engedélyemet,
hogy a videót lejátszhassák
hogy a videót lejátszhassák
a frissen felvett dolgozóknak
szervezett tréningen,
szervezett tréningen,
04:18
to teach their new employees how
not to run a meeting at their company.
not to run a meeting at their company.
96
246421
4249
így azok megtanulhatják,
hogyan ne vezessenek
hogyan ne vezessenek
04:22
And if the numbers —
97
250670
1485
meetinget a cégnél.
Ha a számok
Ha a számok
04:24
there are a million views and it's
being used by all these companies —
being used by all these companies —
98
252155
2381
--egymilliós nézettség,
és a felhasználó cégek--
és a felhasználó cégek--
04:26
aren't enough proof that we have
a global problem with meetings,
a global problem with meetings,
99
254536
3526
nem bizonyítanák eléggé,
hogy az egész világon
problémák vannak
problémák vannak
04:30
there are the many, many thousands
100
258062
1777
a meetingekkel,
ott van a sok ezer
ott van a sok ezer
04:31
of comments posted online
101
259839
1620
hozzászólás, amiket a videó
04:33
after the video went up.
102
261459
2188
megjelenése óta posztoltak.
04:35
Thousands of people wrote things like,
103
263647
1974
Több ezren írtak
olyanokat, mint:
olyanokat, mint:
04:37
"OMG, that was my day today!"
104
265621
1854
"Istenem, ma pont ilyen
volt a napom!", vagy
volt a napom!", vagy
04:39
"That was my day every day!"
105
267475
1963
"Minden napom így zajlik".
04:41
"This is my life."
106
269438
1159
"Ez az én életem".
04:42
One guy wrote,
107
270597
930
Valaki azt írta:
04:43
"It's funny because it's true.
108
271527
1539
"Vicces, mert igaz.
04:45
Eerily, sadly, depressingly true.
109
273066
1907
Furcsán, szomorúan, lehangolóan igaz.
04:46
It made me laugh until I cried.
110
274973
1718
Könnyekig megnevettetett.
04:48
And cried. And I cried some more."
111
276691
2750
Csak sírtam és sírtam."
04:51
(Laughter)
112
279441
1632
(Nevetés)
04:53
This poor guy said,
113
281073
1461
Ez a szegény ember így írt:
04:54
"My daily life until
retirement or death, sigh."
retirement or death, sigh."
114
282534
5077
"Ezek a mindennapjaim
nyugdíjazásomig vagy halálomig. (Sóhaj)"
nyugdíjazásomig vagy halálomig. (Sóhaj)"
04:59
These are real quotes
115
287611
1400
Ezek valós idézetek.
05:01
and it's real sad.
116
289011
1799
És ez a helyzet igazán szomorú.
Közös ezekben a hozzászólásokban
05:02
A common theme running through
all of these comments online
all of these comments online
117
290810
2823
az az alapvető hit,
05:05
is this fundamental belief
that we are powerless
that we are powerless
118
293633
2541
hogy nincs hatalmunk
másképp cselekedni,
másképp cselekedni,
05:08
to do anything other
than go to meetings
than go to meetings
119
296174
1901
részt kell vennünk
a megbeszéléseken,
a megbeszéléseken,
05:10
and suffer through these
poorly run meetings
poorly run meetings
120
298075
2378
végigszenvedjük ezeket a
rossz meetingeket,
rossz meetingeket,
05:12
and live to meet another day.
121
300453
2089
és várjuk, hogy elteljen a nap.
05:14
But the truth is, we're
not powerless at all.
not powerless at all.
122
302542
3141
De az igazság az,
hogy igenis van hatalmunk.
hogy igenis van hatalmunk.
05:17
In fact, the cure for MAS
is right here in our hands.
is right here in our hands.
123
305683
3093
Az MAS gyógyszere
a mi kezünkben van:
a mi kezünkben van:
05:20
It's right at our fingertips, literally.
124
308792
2185
szó szerint
az ujjbegyeinkben.
az ujjbegyeinkben.
05:22
It's something that I call ¡No MAS!
125
310977
3261
Ezt a valamit pedig úgy hívom,
hogy "No MAS!"
hogy "No MAS!"
05:26
(Laughter)
126
314238
2230
(Nevetés)
05:28
Which, if I remember my
high school Spanish,
high school Spanish,
127
316468
2398
Ami, ha jól emlékszem
a középiskolásból,
a középiskolásból,
05:30
means something like,
"Enough already, make it stop!"
"Enough already, make it stop!"
128
318866
2791
spanyolul annyit tesz:
"Elég volt, állítsuk meg! "
"Elég volt, állítsuk meg! "
05:33
Here's how No MAS
works. It's very simple.
works. It's very simple.
129
321657
2752
Leírom, hogy működik ez a No MAS.
Nagyon egyszerű.
Nagyon egyszerű.
05:36
First of all, the next time you
get a meeting invitation
get a meeting invitation
130
324409
3197
Először is, legközelebb
ha kap egy meetingmeghívót,
ha kap egy meetingmeghívót,
05:39
that doesn't have a lot
of information in it at all,
of information in it at all,
131
327606
2847
amely nem tartalmaz
kielégítő mennyiségű információt,
kielégítő mennyiségű információt,
05:42
click the tentative button!
132
330453
1840
kattintson a "Talán" gombra.
05:44
It's okay, you're allowed,
that's why it's there.
that's why it's there.
133
332293
2450
Szabad ilyet,
azért van ott a " Talán",
azért van ott a " Talán",
05:46
It's right next to the accept button.
134
334743
1509
pont az " Elfogadom"
gomb mellett.
gomb mellett.
05:48
Or the maybe button, or whatever button
is there for you not to accept immediately.
is there for you not to accept immediately.
135
336252
3594
Jó a "Lehet" gomb is,
vagy hasonló,
vagy hasonló,
amivel nem fogadja el
rögtön a meghívást.
rögtön a meghívást.
05:51
Then, get in touch with the person
who asked you to the meeting.
who asked you to the meeting.
136
339846
3783
Ez után lépjen kapcsolatba
az üzenet küldőjével.
az üzenet küldőjével.
05:55
Tell them you're very excited
to support their work,
to support their work,
137
343629
2586
Mondja el neki, hogy
szeretné segíteni a munkáját,
szeretné segíteni a munkáját,
05:58
ask them what the goal
of the meeting is,
of the meeting is,
138
346215
2015
kérdezze meg, mi a megbeszélés célja,
kérdezze meg,
hogyan segíthetné
hogyan segíthetné
06:00
and tell them you're interested in learning
how you can help them achieve their goal.
how you can help them achieve their goal.
139
348230
3687
az adott személyt céljai elérésében.
06:03
And if we do this often enough,
140
351917
1928
Ha ezt elég gyakran csináljuk,
06:05
and we do it respectfully,
141
353845
1338
tiszteletteljesen,
a munkatársak lehet, hogy elkezdik
06:07
people might start to be
a little bit more thoughtful
a little bit more thoughtful
142
355183
2037
meggondolni,
06:09
about the way they put together
meeting invitations.
meeting invitations.
143
357220
2462
hogyan állítsanak össze egy meghívót.
Így Ön át tudja gondolni,
06:11
And you can make more thoughtful
decisions about accepting it.
decisions about accepting it.
144
359682
2852
hogy elfogadja-e.
Talán elkezdik
Talán elkezdik
06:14
People might actually start
sending out agendas. Imagine!
sending out agendas. Imagine!
145
362534
3260
kiküldeni a napirendi pontokat.
Gondoljon bele!
Gondoljon bele!
Az is lehet, hogy nem fognak
12 fős hívást
12 fős hívást
06:17
Or they might not have a conference call
with 12 people to talk about a status
with 12 people to talk about a status
146
365794
3748
kezdeményezni
egy státuszmegbeszélésre,
egy státuszmegbeszélésre,
06:21
when they could just do a quick
email and get it done with.
email and get it done with.
147
369542
3283
hanem küldenek egy gyors kör-emailt.
Az emberek változtatni fognak
a viselkedésükön,
a viselkedésükön,
06:24
People just might start to change their
behavior because you changed yours.
behavior because you changed yours.
148
372825
4834
hiszen Ön is megváltoztatta az Önét.
06:29
And they just might bring
your chair back, too. (Laughter)
your chair back, too. (Laughter)
149
377659
3485
Még lehet, hogy a székét is
visszaviszik majd.
visszaviszik majd.
06:33
No MAS!
150
381144
1375
No MAS!
06:34
Thank you.
151
382519
1440
Köszönöm.
06:35
(Applause).
152
383959
2066
(Taps)
ABOUT THE SPEAKER
David Grady - Information security managerDavid Grady is on a crusade to help you take back your calendar.
Why you should listen
David Grady is an information security manager who believes that strong communication skills are a necessity in today’s global economy. He has been a print journalist, a “PR guy” and a website producer, and has ghostwritten speeches and magazine articles for Fortune 500 company executives. A mid-life career change brought him into the world of information risk management, where every day he uses his communications experience to transform complex problems into understandable challenges.
David Grady | Speaker | TED.com