TED@State Street Boston
David Grady: How to save the world (or at least yourself) from bad meetings
David Grady: Retten Sie die Welt (oder wenigstens sich selbst) vor schlechten Meetings
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Eine Welle an schlechten, ineffizienten, überfüllten Meetings plagt die Geschäftswelt — und macht Arbeiter unglücklich. David Grady
hat ein paar Ideen, wie man das aufhalten kann.
David Grady - Information security manager
David Grady is on a crusade to help you take back your calendar. Full bio
David Grady is on a crusade to help you take back your calendar. Full bio
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00:13
Picture this:
0
1272
1377
Stellen Sie sich vor:
00:14
It's Monday morning,
1
2649
1093
Es ist Montagmorgen,
00:15
you're at the office,
2
3742
1119
Sie sind im Büro,
00:16
you're settling in for the day at work,
3
4861
1754
bereiten sich auf den Arbeitstag vor.
00:18
and this guy that you sort of
recognize from down the hall,
recognize from down the hall,
4
6615
2822
Ein Mann, den Sie irgendwie
aus der Ferne kennen,
aus der Ferne kennen,
00:21
walks right into your cubicle
5
9437
1836
kommt einfach in Ihr Büro
00:23
and he steals your chair.
6
11273
1402
und klaut Ihren Stuhl.
00:24
Doesn't say a word —
7
12675
1242
Er sagt nichts,
00:25
just rolls away with it.
8
13917
1388
rollt ihn einfach weg.
00:27
Doesn't give you any information
about why he took your chair
about why he took your chair
9
15305
2483
Er sagt nicht, warum er
ausgerechnet Ihren Stuhl nimmt,
ausgerechnet Ihren Stuhl nimmt,
00:29
out of all the other chairs
that are out there.
that are out there.
10
17788
2111
und nicht einen anderen.
00:31
Doesn't acknowledge the fact
that you might need your chair
that you might need your chair
11
19899
2142
Es kümmert ihn nicht, dass
Sie ihn brauchen könnten,
Sie ihn brauchen könnten,
00:34
to get some work done today.
12
22041
1541
um Ihre heutige Arbeit zu erledigen.
00:35
You wouldn't stand for
it. You'd make a stink.
it. You'd make a stink.
13
23582
2257
Das würden Sie sich nicht gefallen lassen.
00:37
You'd follow that guy
back to his cubicle
back to his cubicle
14
25839
2027
Sie würden ihm hinterhergehen
00:39
and you'd say, "Why my chair?"
15
27866
3312
und fragen: "Warum mein Stuhl?"
00:43
Okay, so now it's Tuesday morning
and you're at the office,
and you're at the office,
16
31178
4121
Jetzt ist es Dienstagmorgen
und Sie sind wieder im Büro.
und Sie sind wieder im Büro.
00:47
and a meeting invitation pops
up in your calendar.
up in your calendar.
17
35299
2729
In Ihrem Kalender erscheint
eine Einladung zu einem Meeting.
eine Einladung zu einem Meeting.
00:50
(Laughter)
18
38028
1605
(Lachen)
00:51
And it's from this woman who you
kind of know from down the hall,
kind of know from down the hall,
19
39633
3076
Sie kommt von einer Kollegin,
die Sie etwas kennen.
die Sie etwas kennen.
00:54
and the subject line references some
project that you heard a little bit about.
project that you heard a little bit about.
20
42709
3805
Die Einladung betrifft etwas, von
dem Sie schon ein bisschen gehört haben.
dem Sie schon ein bisschen gehört haben.
00:58
But there's no agenda.
21
46514
1683
Aber es gibt keine Tagesordnung.
01:00
There's no information about why
you were invited to the meeting.
you were invited to the meeting.
22
48197
3076
Sie wissen nicht, wieso gerade
Sie eingeladen wurden.
Sie eingeladen wurden.
01:03
And yet you accept the
meeting invitation, and you go.
meeting invitation, and you go.
23
51273
4616
Aber dennoch sagen Sie zu
und gehen hin.
und gehen hin.
01:07
And when this highly
unproductive session is over,
unproductive session is over,
24
55889
2927
Sobald dieses unproduktive Treffen
vorbei ist,
vorbei ist,
01:10
you go back to your desk,
25
58816
1683
sind Sie zurück an Ihrem Schreibtisch
01:12
and you stand at your
desk and you say,
desk and you say,
26
60499
1509
und denken:
01:14
"Boy, I wish I had those two hours back,
27
62008
2663
"Die zwei Stunden hätte ich gerne wieder.
01:16
like I wish I had my chair back."
28
64671
2003
Genau wie meinen Stuhl."
01:18
(Laughter)
29
66674
1506
(Lachen)
01:20
Every day, we allow our coworkers,
30
68180
2571
Jeden Tag erlauben wir unseren Kollegen,
01:22
who are otherwise very,
very nice people,
very nice people,
31
70751
2214
die sonst wirklich gute Menschen sind,
01:24
to steal from us.
32
72965
1667
etwas von uns zu stehlen.
01:26
And I'm talking about something far
more valuable than office furniture.
more valuable than office furniture.
33
74632
4078
Und ich meine etwas sehr
viel Wertvolleres als Büromöbel.
viel Wertvolleres als Büromöbel.
01:30
I'm talking about time. Your time.
34
78710
3029
Ich rede von Zeit, Ihrer Zeit.
01:33
In fact, I believe that
35
81739
2653
Ich glaube sogar,
dass wir uns
inmitten einer globalen Epidemie,
inmitten einer globalen Epidemie,
01:36
we are in the middle
of a global epidemic
of a global epidemic
36
84392
2485
01:38
of a terrible new illness
known as MAS:
known as MAS:
37
86877
5040
einer schrecklichen neuen
Krankheit befinden: MAS
Krankheit befinden: MAS
01:43
Mindless Accept Syndrome.
38
91917
2273
-- Mindless Accept Syndrom
(Unüberlegtes-Zusage-Syndrom).
(Unüberlegtes-Zusage-Syndrom).
(Lachen)
01:46
(Laughter)
39
94190
1894
Das erste Anzeichen
des Unüberlegtes-Zusage-Syndroms
des Unüberlegtes-Zusage-Syndroms
01:48
The primary symptom of
Mindless Accept Syndrome
Mindless Accept Syndrome
40
96084
2701
01:50
is just accepting a meeting invitation
the minute it pops up in your calendar.
the minute it pops up in your calendar.
41
98785
3920
ist das vorschnelle Annehmen
einer Einladung.
einer Einladung.
01:54
(Laughter)
42
102705
1270
(Lachen)
01:55
It's an involuntary reflex — ding,
click, bing — it's in your calendar,
click, bing — it's in your calendar,
43
103975
3668
Es ist ein ungewollter Reflex:
ding, klick, bing, es steht im Kalender.
ding, klick, bing, es steht im Kalender.
"Ich muss los,
ich bin schon zu spät." (Lachen)
ich bin schon zu spät." (Lachen)
01:59
"Gotta go, I'm already late
for a meeting." (Laughter)
for a meeting." (Laughter)
44
107643
3293
02:02
Meetings are important, right?
45
110936
2387
Meetings sind wichtig, nicht wahr?
Zusammenarbeit ist der Schlüssel
zum Erfolg jedes Unternehmens.
zum Erfolg jedes Unternehmens.
02:05
And collaboration is key to
the success of any enterprise.
the success of any enterprise.
46
113323
2946
02:08
And a well-run meeting can yield
really positive, actionable results.
really positive, actionable results.
47
116269
3393
Ein gut geführtes Meeting kann
durchaus positive Resultate bringen.
durchaus positive Resultate bringen.
Aber durch Globalisierung
02:11
But between globalization
48
119662
1758
02:13
and pervasive information technology,
49
121420
2315
und weit um sich fassender
Informationstechnologie
Informationstechnologie
02:15
the way that we work
50
123735
1671
hat sich unsere Arbeitsweise
in den letzten Jahren drastisch verändert.
02:17
has really changed dramatically
over the last few years.
over the last few years.
51
125406
3229
02:20
And we're miserable. (Laughter)
52
128635
3207
Wir sind unglücklich. (Lachen)
Wir sind nicht unglücklich, weil der
Kollege kein gutes Meeting leiten kann,
Kollege kein gutes Meeting leiten kann,
02:23
And we're miserable not because the
other guy can't run a good meeting,
other guy can't run a good meeting,
53
131842
3540
02:27
it's because of MAS, our
Mindless Accept Syndrome,
Mindless Accept Syndrome,
54
135382
2812
sondern wegen MAS,
unserem unüberlegtem Zusagen.
unserem unüberlegtem Zusagen.
Und das ist selbstverschuldet.
02:30
which is a self-inflicted wound.
55
138194
3776
02:33
Actually, I have evidence to prove
that MAS is a global epidemic.
that MAS is a global epidemic.
56
141970
5147
Ich habe tatsächlich Beweise dafür,
dass MAS eine globale Epidemie ist.
dass MAS eine globale Epidemie ist.
02:39
Let me tell you why.
57
147117
1647
Ich erkläre Ihnen warum.
02:40
A couple of years ago, I put a video
on Youtube, and in the video,
on Youtube, and in the video,
58
148764
4272
Vor einigen Jahren habe ich ein Video
auf YouTube hochgeladen.
auf YouTube hochgeladen.
Ich hab jede schreckliche Telefonkonferenz
nachgestellt, die man haben kann.
nachgestellt, die man haben kann.
02:45
I acted out every terrible
conference call you've ever been on.
conference call you've ever been on.
59
153036
3198
Das Video ist etwa fünf Minuten lang.
02:48
It goes on for about five minutes,
60
156234
1659
02:49
and it has all the things that we
hate about really bad meetings.
hate about really bad meetings.
61
157893
3191
All das, was wir an schlechten Meetings
so hassen, ist dabei.
so hassen, ist dabei.
Der Moderator, der keine Ahnung hat,
wie er das Meeting leiten soll.
wie er das Meeting leiten soll.
02:53
There's the moderator who has
no idea how to run the meeting.
no idea how to run the meeting.
62
161084
3343
02:56
There are the participants who
have no idea why they're there.
have no idea why they're there.
63
164427
2558
Die Teilnehmer, die keine Ahnung haben,
wieso sie teilnehmen.
wieso sie teilnehmen.
02:58
The whole thing kind of collapses
into this collaborative train wreck.
into this collaborative train wreck.
64
166985
3703
Die ganze Konferenz verwandelt sich
in eine Katastrophe.
in eine Katastrophe.
Jeder verlässt die Konferenz wütend.
03:02
And everybody leaves very angry.
65
170688
2426
Es ist schon irgendwie lustig.
03:05
It's kind of funny.
66
173114
1789
03:06
(Laughter)
67
174903
1583
(Lachen)
03:08
Let's take a quick look.
68
176486
2152
Schauen wir uns das kurz mal an:
(Video) Unser heutiges Ziel ist es, uns
in einer wichtigen Sache zu einigen.
in einer wichtigen Sache zu einigen.
03:10
(Video) Our goal today is to come to an
agreement on a very important proposal.
agreement on a very important proposal.
69
178638
3827
03:14
As a group, we need to decide if —
70
182465
2087
Als Gruppe müssen wir entscheiden, ob --
blub blub --
03:16
bloop bloop —
71
184552
2779
03:19
Hi, who just joined?
72
187331
3567
Hallo, wer ist da?
03:22
Hi, it's Joe. I'm working from home today.
73
190898
3012
Hi, ich bin's, Joe!
Ich arbeite heute von zu Hause aus.
Ich arbeite heute von zu Hause aus.
(Lachen)
03:25
(Laughter)
74
193910
1890
03:27
Hi, Joe. Thanks for
joining us today, great.
joining us today, great.
75
195800
3068
Hallo Joe, danke für die Teilnahme.
03:30
I was just saying, we have a lot of people
on the call we'd like to get through,
on the call we'd like to get through,
76
198868
2790
Ich wollte gerade sagen, dass wir
heute viele Leute sind,
heute viele Leute sind,
03:33
so let's skip the roll call
77
201658
1634
also überspringen wir mal
die Anwesenheitskontrolle.
die Anwesenheitskontrolle.
03:35
and I'm gonna dive right in.
78
203292
2673
Ich fange gleich
mit dem Wichtigen an.
mit dem Wichtigen an.
03:37
Our goal today is to come to an
agreement on a very important proposal.
agreement on a very important proposal.
79
205965
3875
Unser heutiges Ziel ist es, uns
in einer wichtigen Sache zu einigen.
in einer wichtigen Sache zu einigen.
Als Gruppe müssen wir entscheiden, ob --
03:41
As a group, we need to decide if —
80
209840
2565
03:44
bloop bloop —
81
212405
1293
blub blub --
(Lachen)
03:45
(Laughter)
82
213698
1463
Hallo, wer ist da?
03:47
Hi, who just joined?
83
215161
2023
Keiner? Ich dachte,
ich hätte etwas gehört. (Lachen)
ich hätte etwas gehört. (Lachen)
03:49
No? I thought I heard a beep. (Laughter)
84
217184
4809
03:53
Sound familiar?
85
221993
1636
Kommt Ihnen das bekannt vor?
03:55
Yeah, it sounds familiar
to me, too.
to me, too.
86
223629
1977
Ja? Mir auch.
03:57
A couple of weeks after I put that online,
87
225606
2056
Nur wenige Wochen nach dem Upload
hatten 500 000 Menschen
aus Dutzenden Ländern,
aus Dutzenden Ländern,
03:59
500,000 people in dozens of countries,
88
227662
2801
ich meine wirklich Dutzende Länder,
04:02
I mean dozens of countries,
89
230463
1640
04:04
watched this video.
90
232103
1184
sich das Video angeschaut.
04:05
And three years later, it's still getting
thousands of views every month.
thousands of views every month.
91
233287
3354
Selbst drei Jahre später
sind es monatlich noch Tausende.
sind es monatlich noch Tausende.
Es ist jetzt fast bei einer Million.
04:08
It's close to about a million right now.
92
236641
1967
04:10
And in fact, some of the biggest
companies in the world,
companies in the world,
93
238608
2008
Tatsächlich haben auch einige
der größten bekannten Unternehmen,
der größten bekannten Unternehmen,
04:12
companies that you've
heard of but I won't name,
heard of but I won't name,
94
240616
1910
die ich aber nicht nennen werde,
04:14
have asked for my permission to use
this video in their new-hire training
this video in their new-hire training
95
242526
3895
um Erlaubnis gebeten, das Video
neuen Angestellten zu zeigen,
neuen Angestellten zu zeigen,
04:18
to teach their new employees how
not to run a meeting at their company.
not to run a meeting at their company.
96
246421
4249
um zu demonstrieren, wie Meetings
nicht abgehalten werden sollten.
nicht abgehalten werden sollten.
04:22
And if the numbers —
97
250670
1485
Wenn diese Zahlen --
04:24
there are a million views and it's
being used by all these companies —
being used by all these companies —
98
252155
2381
die Millionen Klicks und
die Nutzung der Unternehmen --
die Nutzung der Unternehmen --
04:26
aren't enough proof that we have
a global problem with meetings,
a global problem with meetings,
99
254536
3526
nicht genug Beweis
für ein globales Problem sind,
für ein globales Problem sind,
dann sind da noch die vielen
tausend Kommentare,
tausend Kommentare,
04:30
there are the many, many thousands
100
258062
1777
04:31
of comments posted online
101
259839
1620
die online gepostet wurden,
04:33
after the video went up.
102
261459
2188
nachdem das Video hochgeladen wurde.
04:35
Thousands of people wrote things like,
103
263647
1974
Tausende haben Sachen geschrieben wie:
04:37
"OMG, that was my day today!"
104
265621
1854
"Oh mein Gott,
genau so lief es heute!"
genau so lief es heute!"
04:39
"That was my day every day!"
105
267475
1963
"So ging es bei mir jeden Tag!"
04:41
"This is my life."
106
269438
1159
"Das beschreibt mein ganzes Leben."
04:42
One guy wrote,
107
270597
930
Einer schrieb:
04:43
"It's funny because it's true.
108
271527
1539
"Es ist lustig, weil es wahr ist."
04:45
Eerily, sadly, depressingly true.
109
273066
1907
Traurig, aber wahr.
04:46
It made me laugh until I cried.
110
274973
1718
Ich hab vor Lachen Tränen vergossen.
04:48
And cried. And I cried some more."
111
276691
2750
Immer mehr und mehr.
04:51
(Laughter)
112
279441
1632
(Lachen)
04:53
This poor guy said,
113
281073
1461
Dieser arme Kerl schrieb:
04:54
"My daily life until
retirement or death, sigh."
retirement or death, sigh."
114
282534
5077
"Mein Alltag bis zur Rente
oder dem Tod, seufz."
oder dem Tod, seufz."
04:59
These are real quotes
115
287611
1400
Das sind alles echte Kommentare,
05:01
and it's real sad.
116
289011
1799
und es ist wirklich traurig.
05:02
A common theme running through
all of these comments online
all of these comments online
117
290810
2823
Was all die Kommentare gemeinsam haben,
05:05
is this fundamental belief
that we are powerless
that we are powerless
118
293633
2541
ist der Glaube,
dass wir nichts tun können,
dass wir nichts tun können,
05:08
to do anything other
than go to meetings
than go to meetings
119
296174
1901
außer schlecht geleitete Meetings
05:10
and suffer through these
poorly run meetings
poorly run meetings
120
298075
2378
über uns ergehen zu lassen.
05:12
and live to meet another day.
121
300453
2089
Und den nächsten Tag auch wieder.
05:14
But the truth is, we're
not powerless at all.
not powerless at all.
122
302542
3141
Doch die Wahrheit ist:
Wir sind überhaupt nicht machtlos.
Wir sind überhaupt nicht machtlos.
05:17
In fact, the cure for MAS
is right here in our hands.
is right here in our hands.
123
305683
3093
Wir halten das Heilmittel
sogar in unseren Händen.
sogar in unseren Händen.
05:20
It's right at our fingertips, literally.
124
308792
2185
Es ist buchstäblich greifbar.
05:22
It's something that I call ¡No MAS!
125
310977
3261
Ich nenne es:
¡No MAS! (es reicht)
¡No MAS! (es reicht)
05:26
(Laughter)
126
314238
2230
(Lachen)
05:28
Which, if I remember my
high school Spanish,
high school Spanish,
127
316468
2398
Wenn ich es aus meinem
Spanischunterricht richtig erinnere,
Spanischunterricht richtig erinnere,
05:30
means something like,
"Enough already, make it stop!"
"Enough already, make it stop!"
128
318866
2791
heißt das:
"Es reicht! Schluss damit!"
"Es reicht! Schluss damit!"
05:33
Here's how No MAS
works. It's very simple.
works. It's very simple.
129
321657
2752
Es funktioniert so, wirklich einfach:
05:36
First of all, the next time you
get a meeting invitation
get a meeting invitation
130
324409
3197
Das nächste Mal, wenn Sie
eine Einladung erhalten,
eine Einladung erhalten,
05:39
that doesn't have a lot
of information in it at all,
of information in it at all,
131
327606
2847
in der kaum Informationen sind,
05:42
click the tentative button!
132
330453
1840
klicken Sie "Vielleicht".
05:44
It's okay, you're allowed,
that's why it's there.
that's why it's there.
133
332293
2450
Das ist in Ordnung, Sie dürfen das!
05:46
It's right next to the accept button.
134
334743
1509
Steht gleich neben Zusage.
05:48
Or the maybe button, or whatever button
is there for you not to accept immediately.
is there for you not to accept immediately.
135
336252
3594
Was auch immer Sie wählen können,
ohne sofort zuzusagen.
ohne sofort zuzusagen.
05:51
Then, get in touch with the person
who asked you to the meeting.
who asked you to the meeting.
136
339846
3783
Außerdem kontaktieren Sie
denjenigen, der Sie eingeladen hat.
denjenigen, der Sie eingeladen hat.
05:55
Tell them you're very excited
to support their work,
to support their work,
137
343629
2586
Sagen Sie, Sie freuen sich,
ihn zu unterstützen,
ihn zu unterstützen,
05:58
ask them what the goal
of the meeting is,
of the meeting is,
138
346215
2015
fragen Sie nach dem Ziel des Meetings,
06:00
and tell them you're interested in learning
how you can help them achieve their goal.
how you can help them achieve their goal.
139
348230
3687
und dass Sie gerne wissen würden,
wie Sie ihn unterstützen können.
wie Sie ihn unterstützen können.
06:03
And if we do this often enough,
140
351917
1928
Wenn wir alle das oft genug
06:05
and we do it respectfully,
141
353845
1338
und mit genug Respekt täten,
06:07
people might start to be
a little bit more thoughtful
a little bit more thoughtful
142
355183
2037
würde sich mancher mehr Gedanken machen
06:09
about the way they put together
meeting invitations.
meeting invitations.
143
357220
2462
über die Art und Weise
Einladungen zu versenden.
Einladungen zu versenden.
06:11
And you can make more thoughtful
decisions about accepting it.
decisions about accepting it.
144
359682
2852
Und Sie könnten besser entscheiden,
ob Sie teilnehmen oder absagen.
ob Sie teilnehmen oder absagen.
06:14
People might actually start
sending out agendas. Imagine!
sending out agendas. Imagine!
145
362534
3260
Wir hätten sogar Tagesordnungen.
Stellen Sie sich das vor.
Stellen Sie sich das vor.
06:17
Or they might not have a conference call
with 12 people to talk about a status
with 12 people to talk about a status
146
365794
3748
Oder es gäbe keine Telefonkonferenz
mit zwölf Teilnehmern,
mit zwölf Teilnehmern,
wenn es auch eine kurze E-Mail tun würde.
06:21
when they could just do a quick
email and get it done with.
email and get it done with.
147
369542
3283
06:24
People just might start to change their
behavior because you changed yours.
behavior because you changed yours.
148
372825
4834
Andere könnten ihr Verhalten ändern,
wenn Sie Ihr Verhalten ändern.
wenn Sie Ihr Verhalten ändern.
06:29
And they just might bring
your chair back, too. (Laughter)
your chair back, too. (Laughter)
149
377659
3485
Sie bekämen vielleicht sogar
Ihren Stuhl wieder. (Lachen)
Ihren Stuhl wieder. (Lachen)
¡No MAS!
06:33
No MAS!
150
381144
1375
06:34
Thank you.
151
382519
1440
Danke schön.
06:35
(Applause).
152
383959
2066
(Applaus)
ABOUT THE SPEAKER
David Grady - Information security managerDavid Grady is on a crusade to help you take back your calendar.
Why you should listen
David Grady is an information security manager who believes that strong communication skills are a necessity in today’s global economy. He has been a print journalist, a “PR guy” and a website producer, and has ghostwritten speeches and magazine articles for Fortune 500 company executives. A mid-life career change brought him into the world of information risk management, where every day he uses his communications experience to transform complex problems into understandable challenges.
David Grady | Speaker | TED.com