TED@State Street Boston
David Grady: How to save the world (or at least yourself) from bad meetings
David Grady: Cómo salvar el mundo (o al menos a ti mismo) de reuniones malas
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Una epidemia de reuniones malas, ineficientes y abarrotadas está azotando los negocios del mundo y sumiendo en la desgracia a los trabajadores. David Grady tiene algunas ideas para acabar con eso.
David Grady - Information security manager
David Grady is on a crusade to help you take back your calendar. Full bio
David Grady is on a crusade to help you take back your calendar. Full bio
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00:13
Picture this:
0
1272
1377
Imaginen esto:
00:14
It's Monday morning,
1
2649
1093
Es lunes por la mañana,
00:15
you're at the office,
2
3742
1119
y estás en la oficina,
00:16
you're settling in for the day at work,
3
4861
1754
preparándote para el día de trabajo,
00:18
and this guy that you sort of
recognize from down the hall,
recognize from down the hall,
4
6615
2822
y este tipo que reconoces
más o menos del pasillo,
más o menos del pasillo,
00:21
walks right into your cubicle
5
9437
1836
llega a tu cubículo
00:23
and he steals your chair.
6
11273
1402
y te roba la silla.
00:24
Doesn't say a word —
7
12675
1242
No dice una palabra,
00:25
just rolls away with it.
8
13917
1388
solo se la lleva.
00:27
Doesn't give you any information
about why he took your chair
about why he took your chair
9
15305
2483
No te da ninguna explicación
para llevarse tu silla
para llevarse tu silla
00:29
out of all the other chairs
that are out there.
that are out there.
10
17788
2111
de entre tantas otras sillas
que están por allí.
que están por allí.
00:31
Doesn't acknowledge the fact
that you might need your chair
that you might need your chair
11
19899
2142
No reconoce que quizás necesites tu silla
00:34
to get some work done today.
12
22041
1541
para hacer tu trabajo hoy.
00:35
You wouldn't stand for
it. You'd make a stink.
it. You'd make a stink.
13
23582
2257
Tú no lo tolerarías.
Armarías un alboroto.
Armarías un alboroto.
00:37
You'd follow that guy
back to his cubicle
back to his cubicle
14
25839
2027
Seguirías el tipo hasta su cubículo
00:39
and you'd say, "Why my chair?"
15
27866
3312
y le dirías:
"¿Por qué mi silla?"
"¿Por qué mi silla?"
00:43
Okay, so now it's Tuesday morning
and you're at the office,
and you're at the office,
16
31178
4121
Bien, ahora es martes por la mañana
y estás en la oficina,
y estás en la oficina,
00:47
and a meeting invitation pops
up in your calendar.
up in your calendar.
17
35299
2729
y una invitación a una reunión
surge en tu calendario.
surge en tu calendario.
00:50
(Laughter)
18
38028
1605
(Risas)
00:51
And it's from this woman who you
kind of know from down the hall,
kind of know from down the hall,
19
39633
3076
Y es de esta mujer que conoces
más o menos del pasillo,
más o menos del pasillo,
y la línea de asunto hace referencia
00:54
and the subject line references some
project that you heard a little bit about.
project that you heard a little bit about.
20
42709
3805
a algún proyecto de que ya oíste algo.
00:58
But there's no agenda.
21
46514
1683
Pero no hay cualquier programa.
01:00
There's no information about why
you were invited to the meeting.
you were invited to the meeting.
22
48197
3076
No hay explicación de por qué
fuiste invitado para la reunión.
fuiste invitado para la reunión.
01:03
And yet you accept the
meeting invitation, and you go.
meeting invitation, and you go.
23
51273
4616
Y sin embargo aceptas
la invitación y vas.
la invitación y vas.
Y cuando acaba esa sesión
altamente improductiva,
altamente improductiva,
01:07
And when this highly
unproductive session is over,
unproductive session is over,
24
55889
2927
01:10
you go back to your desk,
25
58816
1683
regresas a tu mesa,
01:12
and you stand at your
desk and you say,
desk and you say,
26
60499
1509
te quedas en tu mesa y dices:
01:14
"Boy, I wish I had those two hours back,
27
62008
2663
"Chico, ojalá volviera
a recuperar esas dos horas.
a recuperar esas dos horas.
01:16
like I wish I had my chair back."
28
64671
2003
así como mi silla."
01:18
(Laughter)
29
66674
1506
(Risas)
01:20
Every day, we allow our coworkers,
30
68180
2571
Todos los días, les permitimos
a nuestros compañeros,
a nuestros compañeros,
01:22
who are otherwise very,
very nice people,
very nice people,
31
70751
2214
que por lo demás son
muy buenas personas,
muy buenas personas,
01:24
to steal from us.
32
72965
1667
que nos roben.
01:26
And I'm talking about something far
more valuable than office furniture.
more valuable than office furniture.
33
74632
4078
Y me refiero a algo mucho más valioso
que el mobiliario de oficina.
01:30
I'm talking about time. Your time.
34
78710
3029
Estoy hablando de tiempo.
Tu tiempo.
Tu tiempo.
01:33
In fact, I believe that
35
81739
2653
En efecto, creo que estemos
en medio a una epidemia global
en medio a una epidemia global
01:36
we are in the middle
of a global epidemic
of a global epidemic
36
84392
2485
de una nueva enfermedad
terrible llamada SAI [MAS]:
terrible llamada SAI [MAS]:
01:38
of a terrible new illness
known as MAS:
known as MAS:
37
86877
5040
[Mindless Accept Syndrome].
Síndrome de la Aceptación Insensata
Síndrome de la Aceptación Insensata
01:43
Mindless Accept Syndrome.
38
91917
2273
01:46
(Laughter)
39
94190
1894
(Risas)
Los síntomas básicos del
Síndrome de la Aceptación Insensata
Síndrome de la Aceptación Insensata
01:48
The primary symptom of
Mindless Accept Syndrome
Mindless Accept Syndrome
40
96084
2701
es aceptar inmediatamente invitaciones
01:50
is just accepting a meeting invitation
the minute it pops up in your calendar.
the minute it pops up in your calendar.
41
98785
3920
tan pronto surjan en tu calendario.
01:54
(Laughter)
42
102705
1270
(Risas)
01:55
It's an involuntary reflex — ding,
click, bing — it's in your calendar,
click, bing — it's in your calendar,
43
103975
3668
Es un reflejo involuntario;
ding, clic, bing; está en tu calendario,
ding, clic, bing; está en tu calendario,
01:59
"Gotta go, I'm already late
for a meeting." (Laughter)
for a meeting." (Laughter)
44
107643
3293
"Ya me tengo que ir,
me retraso para una reunión." (Risas)
me retraso para una reunión." (Risas)
02:02
Meetings are important, right?
45
110936
2387
Las reuniones son importantes,
¿verdad?
¿verdad?
02:05
And collaboration is key to
the success of any enterprise.
the success of any enterprise.
46
113323
2946
Y la colaboración es clave
para el éxito de una empresa.
para el éxito de una empresa.
Una reunión bien organizada
02:08
And a well-run meeting can yield
really positive, actionable results.
really positive, actionable results.
47
116269
3393
puede rendir resultados
positivos y aplicables.
positivos y aplicables.
02:11
But between globalization
48
119662
1758
Pero en medio de la globalización
02:13
and pervasive information technology,
49
121420
2315
e informática omnipresente,
02:15
the way that we work
50
123735
1671
la manera como trabajamos
02:17
has really changed dramatically
over the last few years.
over the last few years.
51
125406
3229
se cambió dramáticamente
en los últimos años.
en los últimos años.
02:20
And we're miserable. (Laughter)
52
128635
3207
Y somos desgraciados.
(Risas)
(Risas)
02:23
And we're miserable not because the
other guy can't run a good meeting,
other guy can't run a good meeting,
53
131842
3540
Somos desgraciados no porque
los otros no saben
hacer una buena reunión,
hacer una buena reunión,
02:27
it's because of MAS, our
Mindless Accept Syndrome,
Mindless Accept Syndrome,
54
135382
2812
sino debido al SAI, nuestro
Síndrome de Aceptación Insensata,
Síndrome de Aceptación Insensata,
02:30
which is a self-inflicted wound.
55
138194
3776
que es una herida autoinfligida.
02:33
Actually, I have evidence to prove
that MAS is a global epidemic.
that MAS is a global epidemic.
56
141970
5147
En verdad, puedo evidenciar
que el SAI es una epidemia global.
que el SAI es una epidemia global.
02:39
Let me tell you why.
57
147117
1647
Ya les digo por qué.
02:40
A couple of years ago, I put a video
on Youtube, and in the video,
on Youtube, and in the video,
58
148764
4272
Hace algunos años, yo subí
un vídeo en Youtube,
un vídeo en Youtube,
y en el vídeo representé
todas las llamadas
todas las llamadas
02:45
I acted out every terrible
conference call you've ever been on.
conference call you've ever been on.
59
153036
3198
terribles que suceden en conferencias.
02:48
It goes on for about five minutes,
60
156234
1659
Sigue así unos cinco minutos,
02:49
and it has all the things that we
hate about really bad meetings.
hate about really bad meetings.
61
157893
3191
y contiene todo lo que detestamos
de malas reuniones.
de malas reuniones.
02:53
There's the moderator who has
no idea how to run the meeting.
no idea how to run the meeting.
62
161084
3343
Hay el moderador que no tiene idea
de cómo moderar una reunión.
02:56
There are the participants who
have no idea why they're there.
have no idea why they're there.
63
164427
2558
Están los participantes que no tienen idea
de por qué están allí.
02:58
The whole thing kind of collapses
into this collaborative train wreck.
into this collaborative train wreck.
64
166985
3703
Todo se da, en cierto modo,
como un descarrilamiento colaborativo.
03:02
And everybody leaves very angry.
65
170688
2426
Y todos se van enfadados.
03:05
It's kind of funny.
66
173114
1789
Es un poco gracioso.
03:06
(Laughter)
67
174903
1583
(Risas)
03:08
Let's take a quick look.
68
176486
2152
Echemos un rápido vistazo.
(Vídeo) Nuestra meta hoy es llegar
03:10
(Video) Our goal today is to come to an
agreement on a very important proposal.
agreement on a very important proposal.
69
178638
3827
a un acuerdo en una
importantísima propuesta.
importantísima propuesta.
Como grupo debemos decidir...
03:14
As a group, we need to decide if —
70
182465
2087
03:16
bloop bloop —
71
184552
2779
blup blup...
03:19
Hi, who just joined?
72
187331
3567
Hola, ¿quién se conectó?
03:22
Hi, it's Joe. I'm working from home today.
73
190898
3012
Hola, soy Joe. Estoy
trabajando desde casa hoy.
trabajando desde casa hoy.
03:25
(Laughter)
74
193910
1890
(Risas)
03:27
Hi, Joe. Thanks for
joining us today, great.
joining us today, great.
75
195800
3068
Hola, Joe. Gracias
por acompañarnos aquí, genial.
por acompañarnos aquí, genial.
Decía, tenemos mucha gente
convocada,
convocada,
03:30
I was just saying, we have a lot of people
on the call we'd like to get through,
on the call we'd like to get through,
76
198868
2790
03:33
so let's skip the roll call
77
201658
1634
omitamos así pasar lista
03:35
and I'm gonna dive right in.
78
203292
2673
y ya voy a comenzar.
03:37
Our goal today is to come to an
agreement on a very important proposal.
agreement on a very important proposal.
79
205965
3875
Nuestra meta hoy es llegar a un acuerdo
en una propuesta importantísima.
03:41
As a group, we need to decide if —
80
209840
2565
Como grupo debemos decidir si...
03:44
bloop bloop —
81
212405
1293
blup, blup...
03:45
(Laughter)
82
213698
1463
(Risas)
03:47
Hi, who just joined?
83
215161
2023
Hola, ¿quién se conectó?
03:49
No? I thought I heard a beep. (Laughter)
84
217184
4809
¿Nadie? Me pareció haber oído un bip.
(Risas)
(Risas)
03:53
Sound familiar?
85
221993
1636
¿Les suena familiar?
03:55
Yeah, it sounds familiar
to me, too.
to me, too.
86
223629
1977
Sí, a mí me suena familiar también.
03:57
A couple of weeks after I put that online,
87
225606
2056
Unas semanas tras haber subido el vídeo,
03:59
500,000 people in dozens of countries,
88
227662
2801
500 mil personas de docenas de países,
04:02
I mean dozens of countries,
89
230463
1640
sí, de docenas de países,
04:04
watched this video.
90
232103
1184
vieron el vídeo.
04:05
And three years later, it's still getting
thousands of views every month.
thousands of views every month.
91
233287
3354
Y tres años después, aún se ve
cientos de veces al mes.
cientos de veces al mes.
04:08
It's close to about a million right now.
92
236641
1967
Está llegando a un millón
ahora mismo.
ahora mismo.
04:10
And in fact, some of the biggest
companies in the world,
companies in the world,
93
238608
2008
Y algunas de las mayores
empresas del mundo,
empresas del mundo,
04:12
companies that you've
heard of but I won't name,
heard of but I won't name,
94
240616
1910
empresas que Uds. conocen
pero no las nombraré,
pero no las nombraré,
04:14
have asked for my permission to use
this video in their new-hire training
this video in their new-hire training
95
242526
3895
me pidieron permiso
para usar este vídeo como formación
de nuevos trabajadores
de nuevos trabajadores
04:18
to teach their new employees how
not to run a meeting at their company.
not to run a meeting at their company.
96
246421
4249
para enseñarles cómo no conducir
una reunión en la empresa.
una reunión en la empresa.
04:22
And if the numbers —
97
250670
1485
Y si los números...
—un millón de visualizaciones
y todas esas empresas—
y todas esas empresas—
04:24
there are a million views and it's
being used by all these companies —
being used by all these companies —
98
252155
2381
no son prueba suficiente
04:26
aren't enough proof that we have
a global problem with meetings,
a global problem with meetings,
99
254536
3526
de que reuniones son un problema global,
04:30
there are the many, many thousands
100
258062
1777
hay aún muchos miles
04:31
of comments posted online
101
259839
1620
de comentarios publicados en línea
04:33
after the video went up.
102
261459
2188
después de que el vídeo
hubiese sido publicado.
hubiese sido publicado.
04:35
Thousands of people wrote things like,
103
263647
1974
Miles de personas escribieron cosas como:
04:37
"OMG, that was my day today!"
104
265621
1854
"Dios mío ¡mi día hoy fue lo mismo!"
04:39
"That was my day every day!"
105
267475
1963
"¡Era igual todos los días!"
04:41
"This is my life."
106
269438
1159
"Es mi vida."
04:42
One guy wrote,
107
270597
930
Un tipo escribió:
"Es gracioso porque es verdad.
"Es gracioso porque es verdad.
04:43
"It's funny because it's true.
108
271527
1539
04:45
Eerily, sadly, depressingly true.
109
273066
1907
La verdad inquietante,
triste y deprimente.
triste y deprimente.
04:46
It made me laugh until I cried.
110
274973
1718
Me hizo reír hasta llorar.
04:48
And cried. And I cried some more."
111
276691
2750
Y lloré. Y lloré un poco más."
04:51
(Laughter)
112
279441
1632
(Risas)
04:53
This poor guy said,
113
281073
1461
Este pobre hombre dijo:
04:54
"My daily life until
retirement or death, sigh."
retirement or death, sigh."
114
282534
5077
"Mi vida diaria hasta la jubilación
o la muerte. Suspiro."
o la muerte. Suspiro."
04:59
These are real quotes
115
287611
1400
Son citas reales y es muy triste.
05:01
and it's real sad.
116
289011
1799
05:02
A common theme running through
all of these comments online
all of these comments online
117
290810
2823
Un tema común que surge
en todos esos comentarios en línea
en todos esos comentarios en línea
05:05
is this fundamental belief
that we are powerless
that we are powerless
118
293633
2541
es esta creencia fundamental
en nuestra impotencia
en nuestra impotencia
para cualquiera otra cosa
que no sea ir a reuniones
que no sea ir a reuniones
05:08
to do anything other
than go to meetings
than go to meetings
119
296174
1901
05:10
and suffer through these
poorly run meetings
poorly run meetings
120
298075
2378
y sufrir con estas reuniones
mal conducidas
mal conducidas
05:12
and live to meet another day.
121
300453
2089
y vivir para cumplir un día más.
05:14
But the truth is, we're
not powerless at all.
not powerless at all.
122
302542
3141
Pero la verdad es que no somos
de manera alguna impotentes.
de manera alguna impotentes.
05:17
In fact, the cure for MAS
is right here in our hands.
is right here in our hands.
123
305683
3093
De hecho, el remedio del SAI
está en nuestras manos.
está en nuestras manos.
Literalmente al alcance de nuestras manos.
05:20
It's right at our fingertips, literally.
124
308792
2185
05:22
It's something that I call ¡No MAS!
125
310977
3261
Es algo que llamo ¡No SAI!
[No MAS]
[No MAS]
05:26
(Laughter)
126
314238
2230
(Risas)
Que si no recuerdo mal
a mi profesora de español,
a mi profesora de español,
05:28
Which, if I remember my
high school Spanish,
high school Spanish,
127
316468
2398
significa algo como:
[No MAS] "¡Basta, ya!"
[No MAS] "¡Basta, ya!"
05:30
means something like,
"Enough already, make it stop!"
"Enough already, make it stop!"
128
318866
2791
05:33
Here's how No MAS
works. It's very simple.
works. It's very simple.
129
321657
2752
Como funciona el No MAS SAI .
Es muy simple.
Es muy simple.
05:36
First of all, the next time you
get a meeting invitation
get a meeting invitation
130
324409
3197
Primero, la próxima vez que Uds.
reciban una invitación
reciban una invitación
05:39
that doesn't have a lot
of information in it at all,
of information in it at all,
131
327606
2847
sin mucha información en sí,
hagan clic en el botón
de provisional.
de provisional.
05:42
click the tentative button!
132
330453
1840
05:44
It's okay, you're allowed,
that's why it's there.
that's why it's there.
133
332293
2450
Está bien, pueden hacerlo,
por eso está allá.
por eso está allá.
Está al lado del botón de Aceptar.
05:46
It's right next to the accept button.
134
334743
1509
05:48
Or the maybe button, or whatever button
is there for you not to accept immediately.
is there for you not to accept immediately.
135
336252
3594
Es el botón Quizás
o cualquier botón
o cualquier botón
existente para no aceptar
inmediatamente.
inmediatamente.
05:51
Then, get in touch with the person
who asked you to the meeting.
who asked you to the meeting.
136
339846
3783
Después, pónganse en contacto
con quien les invitó a la reunión.
05:55
Tell them you're very excited
to support their work,
to support their work,
137
343629
2586
Díganle de su entusiasmo
para respaldar su trabajo,
para respaldar su trabajo,
05:58
ask them what the goal
of the meeting is,
of the meeting is,
138
346215
2015
pregúntenle cuál es
el objetivo de la reunión,
el objetivo de la reunión,
06:00
and tell them you're interested in learning
how you can help them achieve their goal.
how you can help them achieve their goal.
139
348230
3687
y díganle que les gustaría saber
cómo pueden ayudarlo
a alcanzar su objetivo.
a alcanzar su objetivo.
06:03
And if we do this often enough,
140
351917
1928
Y si lo hacemos frecuentemente,
y con respecto,
y con respecto,
06:05
and we do it respectfully,
141
353845
1338
06:07
people might start to be
a little bit more thoughtful
a little bit more thoughtful
142
355183
2037
quizás se vuelven los otros
más concienzudos
más concienzudos
06:09
about the way they put together
meeting invitations.
meeting invitations.
143
357220
2462
sobre como crean las invitaciones.
06:11
And you can make more thoughtful
decisions about accepting it.
decisions about accepting it.
144
359682
2852
Y Uds. pueden decidir más
concienzudamente si las aceptan.
concienzudamente si las aceptan.
06:14
People might actually start
sending out agendas. Imagine!
sending out agendas. Imagine!
145
362534
3260
Pueden incluso mismo empezar
a enviar programas. ¡Imaginen!
a enviar programas. ¡Imaginen!
06:17
Or they might not have a conference call
with 12 people to talk about a status
with 12 people to talk about a status
146
365794
3748
O pueden no convocar una conferencia
con 12 personas
para hablar de un estatus,
para hablar de un estatus,
06:21
when they could just do a quick
email and get it done with.
email and get it done with.
147
369542
3283
si pueden tan solo
enviar un corto e-mail
y resolverlo luego.
y resolverlo luego.
06:24
People just might start to change their
behavior because you changed yours.
behavior because you changed yours.
148
372825
4834
Los otros pueden empezar
a cambiar su comportamiento
a cambiar su comportamiento
a causa de sus cambios.
06:29
And they just might bring
your chair back, too. (Laughter)
your chair back, too. (Laughter)
149
377659
3485
Y quizás incluso
le devuelvan la silla. (Risas)
le devuelvan la silla. (Risas)
06:33
No MAS!
150
381144
1375
¡No MAS SAI!
06:34
Thank you.
151
382519
1440
Gracias.
06:35
(Applause).
152
383959
2066
(Aplausos)
ABOUT THE SPEAKER
David Grady - Information security managerDavid Grady is on a crusade to help you take back your calendar.
Why you should listen
David Grady is an information security manager who believes that strong communication skills are a necessity in today’s global economy. He has been a print journalist, a “PR guy” and a website producer, and has ghostwritten speeches and magazine articles for Fortune 500 company executives. A mid-life career change brought him into the world of information risk management, where every day he uses his communications experience to transform complex problems into understandable challenges.
David Grady | Speaker | TED.com