TED@State Street Boston
David Grady: How to save the world (or at least yourself) from bad meetings
David Grady: Dünyayı (ya da en azından kendinizi) kötü toplantılardan nasıl kurtarırsınız
Filmed:
Readability: 3
2,459,605 views
Tüm iş dünyasını canından bezdiren ve çalışanları dertli hale getiren kötü, verimsiz, aşırı kalabalık toplantı salgınını durdurmak için David Grady'nin bazı önerileri var.
David Grady - Information security manager
David Grady is on a crusade to help you take back your calendar. Full bio
David Grady is on a crusade to help you take back your calendar. Full bio
Double-click the English transcript below to play the video.
00:13
Picture this:
0
1272
1377
Şunu bir hayal edin:
00:14
It's Monday morning,
1
2649
1093
Bir pazartesi sabahındayız,
00:15
you're at the office,
2
3742
1119
işe geliyorsunuz,
00:16
you're settling in for the day at work,
3
4861
1754
çalışmak için hazırlanmaktasınız
00:18
and this guy that you sort of
recognize from down the hall,
recognize from down the hall,
4
6615
2822
ve etrafta dolanırken gördüğünüz
şu arkadaş sizin masanıza doğru gelip
00:21
walks right into your cubicle
5
9437
1836
sandalyenizi çalıyor.
00:23
and he steals your chair.
6
11273
1402
Tek bir kelime etmeden,
00:24
Doesn't say a word —
7
12675
1242
öylece alıp gidiyor.
00:25
just rolls away with it.
8
13917
1388
Diğer tüm sandalyeler öylece dururken neden
00:27
Doesn't give you any information
about why he took your chair
about why he took your chair
9
15305
2483
sizinkini aldığına dair bir şey söylemeden
00:29
out of all the other chairs
that are out there.
that are out there.
10
17788
2111
Bugün çalışabilmek için sandalyenize
00:31
Doesn't acknowledge the fact
that you might need your chair
that you might need your chair
11
19899
2142
ihtiyacınız olabileceğine dair bir fikri yok.
00:34
to get some work done today.
12
22041
1541
Buna katlanamazsınız ve
00:35
You wouldn't stand for
it. You'd make a stink.
it. You'd make a stink.
13
23582
2257
onu kendi yerine kadar takip eder
00:37
You'd follow that guy
back to his cubicle
back to his cubicle
14
25839
2027
"neden benim sandalyem?" dersiniz.
00:39
and you'd say, "Why my chair?"
15
27866
3312
(Kahkahalar)
Tamam şimdi diyelim ki salı günü ofistesiniz.
00:43
Okay, so now it's Tuesday morning
and you're at the office,
and you're at the office,
16
31178
4121
Takvimizinde bir toplantı daveti belirir.
00:47
and a meeting invitation pops
up in your calendar.
up in your calendar.
17
35299
2729
(Kahkahalar)
00:50
(Laughter)
18
38028
1605
Koridorun sonundaki kadından geliyor
00:51
And it's from this woman who you
kind of know from down the hall,
kind of know from down the hall,
19
39633
3076
ve konu da az biraz bildiğiniz bir proje.
Ama bir gündem yok.
00:54
and the subject line references some
project that you heard a little bit about.
project that you heard a little bit about.
20
42709
3805
Neden çağırıldığınıza dair
00:58
But there's no agenda.
21
46514
1683
bir bilgi yok. Ama sonuçta
01:00
There's no information about why
you were invited to the meeting.
you were invited to the meeting.
22
48197
3076
daveti kabul eder ve gidersiniz.
01:03
And yet you accept the
meeting invitation, and you go.
meeting invitation, and you go.
23
51273
4616
Bu oldukça verimsiz toplantı bitip de
01:07
And when this highly
unproductive session is over,
unproductive session is over,
24
55889
2927
masanıza döndüğünüzde şöyle bir durup
01:10
you go back to your desk,
25
58816
1683
01:12
and you stand at your
desk and you say,
desk and you say,
26
60499
1509
"Ah o iki saati geri alabilseydim" dersiniz.
01:14
"Boy, I wish I had those two hours back,
27
62008
2663
"sandalyemi geri aldığım gibi"
01:16
like I wish I had my chair back."
28
64671
2003
(Kahkahalar)
01:18
(Laughter)
29
66674
1506
Her gün iş arkadaşlarımızın
01:20
Every day, we allow our coworkers,
30
68180
2571
- her ne kadar iyi insanlar olsalar da -
01:22
who are otherwise very,
very nice people,
very nice people,
31
70751
2214
bizden çalmalarına izin veriyoruz.
01:24
to steal from us.
32
72965
1667
01:26
And I'm talking about something far
more valuable than office furniture.
more valuable than office furniture.
33
74632
4078
Ve bir eşyadan çok daha değerli bir şeyden
01:30
I'm talking about time. Your time.
34
78710
3029
bahsediyorum. Zamandan, sizin zamanınızdan.
01:33
In fact, I believe that
35
81739
2653
Ve inanıyorum ki
01:36
we are in the middle
of a global epidemic
of a global epidemic
36
84392
2485
çok kötü bir illetin neden olduğu
01:38
of a terrible new illness
known as MAS:
known as MAS:
37
86877
5040
küresel bir salgının eşiğindeyiz: DKS
01:43
Mindless Accept Syndrome.
38
91917
2273
Düşünmeksizin Kabul Sendromu
(Kahkahalar)
01:46
(Laughter)
39
94190
1894
Düşünmeksizin Kabul Sendromu'nun temel
01:48
The primary symptom of
Mindless Accept Syndrome
Mindless Accept Syndrome
40
96084
2701
belirtisi, takviminizde beliren bir
01:50
is just accepting a meeting invitation
the minute it pops up in your calendar.
the minute it pops up in your calendar.
41
98785
3920
toplantıyı hemen kabul etmek. (Kahkahalar)
01:54
(Laughter)
42
102705
1270
01:55
It's an involuntary reflex — ding,
click, bing — it's in your calendar,
click, bing — it's in your calendar,
43
103975
3668
İstemsiz bir refleks - bip, tık, dıt - işte takviminizde
"Gitmem gerek toplantıya geciktim" (Kahkahalar)
01:59
"Gotta go, I'm already late
for a meeting." (Laughter)
for a meeting." (Laughter)
44
107643
3293
Toplantılar önemlidir, değil mi?
02:02
Meetings are important, right?
45
110936
2387
02:05
And collaboration is key to
the success of any enterprise.
the success of any enterprise.
46
113323
2946
Uyumluluk her şirkette başarının temelidir.
02:08
And a well-run meeting can yield
really positive, actionable results.
really positive, actionable results.
47
116269
3393
İyi düzenlenmiş bir toplantı gerçekten pozitif
ve hayata geçirilebilir sonuçlar sağlar.
02:11
But between globalization
48
119662
1758
Ama küreselleşme ve her tarafa nüfuz eden
02:13
and pervasive information technology,
49
121420
2315
bilgi teknolojileri arasında
02:15
the way that we work
50
123735
1671
02:17
has really changed dramatically
over the last few years.
over the last few years.
51
125406
3229
çalışma şeklimiz çarpıcı şekilde değişti.
02:20
And we're miserable. (Laughter)
52
128635
3207
Ve acınası haldeyiz. (Kahkahalar)
02:23
And we're miserable not because the
other guy can't run a good meeting,
other guy can't run a good meeting,
53
131842
3540
Bunun kaynağı diğer kişi değil,
DKS, Düşünmeksizin Kabul Sendromu,
02:27
it's because of MAS, our
Mindless Accept Syndrome,
Mindless Accept Syndrome,
54
135382
2812
kendi oluşturduğumuz bir yara.
02:30
which is a self-inflicted wound.
55
138194
3776
Aslında DKS'nin küresel bir salgın olduğuna
02:33
Actually, I have evidence to prove
that MAS is a global epidemic.
that MAS is a global epidemic.
56
141970
5147
dair kanıtım var. Anlatayım.
02:39
Let me tell you why.
57
147117
1647
İki yıl kadar önce Youtube'a bir film koydum
02:40
A couple of years ago, I put a video
on Youtube, and in the video,
on Youtube, and in the video,
58
148764
4272
Her türden kötü telekonferansı canlandırdım.
02:45
I acted out every terrible
conference call you've ever been on.
conference call you've ever been on.
59
153036
3198
5 dakika kadar sürüyor ve kötü toplantılara
02:48
It goes on for about five minutes,
60
156234
1659
dair nefret ettiğimiz her şeyi içeriyor.
02:49
and it has all the things that we
hate about really bad meetings.
hate about really bad meetings.
61
157893
3191
02:53
There's the moderator who has
no idea how to run the meeting.
no idea how to run the meeting.
62
161084
3343
Toplantıyı yönetmekten aciz bir moderatör,
Neden orada olduklarını bilmeyen katılımcılar
02:56
There are the participants who
have no idea why they're there.
have no idea why they're there.
63
164427
2558
her şey çökerek, bir enkaza dönüşüyor.
02:58
The whole thing kind of collapses
into this collaborative train wreck.
into this collaborative train wreck.
64
166985
3703
Herkes sinirle oradan ayrılıyor.
03:02
And everybody leaves very angry.
65
170688
2426
Komik aslında.
03:05
It's kind of funny.
66
173114
1789
(Kahkahalar)
03:06
(Laughter)
67
174903
1583
03:08
Let's take a quick look.
68
176486
2152
Hızlıca bir bakalım.
(Video) Bugün hedefimiz çok önemli
03:10
(Video) Our goal today is to come to an
agreement on a very important proposal.
agreement on a very important proposal.
69
178638
3827
bir konuda anlaşmaya varmak.
Grup olarak - ding dong -
03:14
As a group, we need to decide if —
70
182465
2087
Merhaba, kim katıldı?
03:16
bloop bloop —
71
184552
2779
Selam, ben Joe. Evden çalışıyorum bugün.
(Kahkahalar)
03:19
Hi, who just joined?
72
187331
3567
Selam Joe, katıldığın için teşekkürler.
03:22
Hi, it's Joe. I'm working from home today.
73
190898
3012
Diyordum ki, hep birlikte bir karar alacağız.
öyleyse devam edelim,
03:25
(Laughter)
74
193910
1890
03:27
Hi, Joe. Thanks for
joining us today, great.
joining us today, great.
75
195800
3068
doğrudan konuya giriyorum.
03:30
I was just saying, we have a lot of people
on the call we'd like to get through,
on the call we'd like to get through,
76
198868
2790
Bugün hedefimiz çok önemli
03:33
so let's skip the roll call
77
201658
1634
bir konuda anlaşmaya varmak.
03:35
and I'm gonna dive right in.
78
203292
2673
Grup olarak - ding dong -
03:37
Our goal today is to come to an
agreement on a very important proposal.
agreement on a very important proposal.
79
205965
3875
03:41
As a group, we need to decide if —
80
209840
2565
(Kahkahalar)
03:44
bloop bloop —
81
212405
1293
Merhaba, kim katıldı?
03:45
(Laughter)
82
213698
1463
03:47
Hi, who just joined?
83
215161
2023
Yok? Bana öyle gelmiş. (Kahkahalar)
03:49
No? I thought I heard a beep. (Laughter)
84
217184
4809
Tanıdık geldi mi?
03:53
Sound familiar?
85
221993
1636
Aynen bana da öyle geldi.
03:55
Yeah, it sounds familiar
to me, too.
to me, too.
86
223629
1977
Bunu yayınladıktan birkaç hafta sonra
03:57
A couple of weeks after I put that online,
87
225606
2056
Düzinelerce ülkeden 500.000 kişi,
03:59
500,000 people in dozens of countries,
88
227662
2801
gerçekten düzinelerce,
04:02
I mean dozens of countries,
89
230463
1640
bu filmi izledi.
04:04
watched this video.
90
232103
1184
Üç yılın sonunda hala her ay binlerce kere
04:05
And three years later, it's still getting
thousands of views every month.
thousands of views every month.
91
233287
3354
görüntüleniyor. 1 milyona yaklaştı.
04:08
It's close to about a million right now.
92
236641
1967
Adını vermeyeceğim dünyanın
04:10
And in fact, some of the biggest
companies in the world,
companies in the world,
93
238608
2008
en büyük firmalarından birisi
04:12
companies that you've
heard of but I won't name,
heard of but I won't name,
94
240616
1910
videoyu yeni işe alınanların nasıl toplantı
04:14
have asked for my permission to use
this video in their new-hire training
this video in their new-hire training
95
242526
3895
yönetmetmeleri gerektiği eğitiminde
04:18
to teach their new employees how
not to run a meeting at their company.
not to run a meeting at their company.
96
246421
4249
kullanmak için benden izin istedi. (Kahkahalar)
04:22
And if the numbers —
97
250670
1485
Bu sayılar - milyonlarca izleme, filmin bu firmalar
tarafından kullanılması...
tarafından kullanılması...
04:24
there are a million views and it's
being used by all these companies —
being used by all these companies —
98
252155
2381
toplantılarla ilgili küresel bir sorunumuz
olduğunun yeterli kanıtı değil mi?
olduğunun yeterli kanıtı değil mi?
04:26
aren't enough proof that we have
a global problem with meetings,
a global problem with meetings,
99
254536
3526
Film yüklendikten itibaren
04:30
there are the many, many thousands
100
258062
1777
bir sürü, binlerce yorum yapıldı.
04:31
of comments posted online
101
259839
1620
Binlerce insan
04:33
after the video went up.
102
261459
2188
şuna benzer şeyler yazdı,
04:35
Thousands of people wrote things like,
103
263647
1974
"Aman Allahım bugünüm böyleydi!"
04:37
"OMG, that was my day today!"
104
265621
1854
"Benim her günüm böyle!"
04:39
"That was my day every day!"
105
267475
1963
"Benim hayatım bu."
04:41
"This is my life."
106
269438
1159
Bir adam şöyle yazmış,
04:42
One guy wrote,
107
270597
930
04:43
"It's funny because it's true.
108
271527
1539
"Komik çünkü doğru. Anlaşılmaz,
04:45
Eerily, sadly, depressingly true.
109
273066
1907
üzücü, sıkıcı derecede doğru.
04:46
It made me laugh until I cried.
110
274973
1718
Ağlayana kadar güldüm.
04:48
And cried. And I cried some more."
111
276691
2750
ağladım ve biraz daha ağladım."
04:51
(Laughter)
112
279441
1632
(Kahkahalar)
04:53
This poor guy said,
113
281073
1461
Bu zavallı adam diyor ki,
04:54
"My daily life until
retirement or death, sigh."
retirement or death, sigh."
114
282534
5077
"ölene ya da emekli oluncaya kadar hayatım (Off)"
Bunların hepsi gerçek alıntılar
04:59
These are real quotes
115
287611
1400
05:01
and it's real sad.
116
289011
1799
ve gerçekten çok üzücüler.
05:02
A common theme running through
all of these comments online
all of these comments online
117
290810
2823
Bu yorumların ortak teması hepimizin
kötü yönetilen toplantılara
05:05
is this fundamental belief
that we are powerless
that we are powerless
118
293633
2541
girmekten, mağdur olmaktan
05:08
to do anything other
than go to meetings
than go to meetings
119
296174
1901
başka çaremiz olmadığına
05:10
and suffer through these
poorly run meetings
poorly run meetings
120
298075
2378
dair temel bir inancımız olması.
05:12
and live to meet another day.
121
300453
2089
05:14
But the truth is, we're
not powerless at all.
not powerless at all.
122
302542
3141
Ama gerçek şu ki pek de çaresiz değiliz.
Aslında DKS'nin çaresi avucumuzun içinde.
05:17
In fact, the cure for MAS
is right here in our hands.
is right here in our hands.
123
305683
3093
Tam manasıyla parmağımızın ucunda.
05:20
It's right at our fingertips, literally.
124
308792
2185
05:22
It's something that I call ¡No MAS!
125
310977
3261
Buna şöyle diyorum; DKS'ye Hayır!
(Kahkahalar)
05:26
(Laughter)
126
314238
2230
İspanyolca dersinden hatırlıyorum,
05:28
Which, if I remember my
high school Spanish,
high school Spanish,
127
316468
2398
"(No mas!) Artık yeter, durdurun!" gibi bir şeydi.
05:30
means something like,
"Enough already, make it stop!"
"Enough already, make it stop!"
128
318866
2791
İşte yöntemi, çok basit.
05:33
Here's how No MAS
works. It's very simple.
works. It's very simple.
129
321657
2752
Öncelikle, bir daha hiçbir bilgi içermeyen
05:36
First of all, the next time you
get a meeting invitation
get a meeting invitation
130
324409
3197
bir davet aldığınızda, "Belirsiz"
05:39
that doesn't have a lot
of information in it at all,
of information in it at all,
131
327606
2847
seçeneğine tıklayın.
05:42
click the tentative button!
132
330453
1840
Sorun yok, buna hakkınız var,
05:44
It's okay, you're allowed,
that's why it's there.
that's why it's there.
133
332293
2450
o yüzden orada, "Kabul Et"
düğmesinin hemen yanında. Ya da
düğmesinin hemen yanında. Ya da
05:46
It's right next to the accept button.
134
334743
1509
05:48
Or the maybe button, or whatever button
is there for you not to accept immediately.
is there for you not to accept immediately.
135
336252
3594
"Belki" tuşu, hemen kabul etmenizi önleyen hangisiyse.
Sonra size daveti atan kişiyle görüşün.
05:51
Then, get in touch with the person
who asked you to the meeting.
who asked you to the meeting.
136
339846
3783
Heyecanla destek olacağınızı söyleyin,
bu toplantının amacını sorun,
05:55
Tell them you're very excited
to support their work,
to support their work,
137
343629
2586
amaçlarına ulaşmak için nasıl yardımcı
05:58
ask them what the goal
of the meeting is,
of the meeting is,
138
346215
2015
olabileceğinizi öğrenmek istediğinizi
06:00
and tell them you're interested in learning
how you can help them achieve their goal.
how you can help them achieve their goal.
139
348230
3687
anlatın. Eğer bunu saygı çerçevesinde ve
yeterli sıklıkta yaparsak belki herkes
06:03
And if we do this often enough,
140
351917
1928
daha düşünceli davranmaya başlar.
06:05
and we do it respectfully,
141
353845
1338
06:07
people might start to be
a little bit more thoughtful
a little bit more thoughtful
142
355183
2037
Böylece kabul ederken daha salim
06:09
about the way they put together
meeting invitations.
meeting invitations.
143
357220
2462
06:11
And you can make more thoughtful
decisions about accepting it.
decisions about accepting it.
144
359682
2852
kararlar alırsınız. Hatta belki insanlar
06:14
People might actually start
sending out agendas. Imagine!
sending out agendas. Imagine!
145
362534
3260
gündem bile göndermeye başlar. Düşünebiliyor musunuz?
06:17
Or they might not have a conference call
with 12 people to talk about a status
with 12 people to talk about a status
146
365794
3748
Belki konuyu kısa bir maille çözer, 12 kişi
06:21
when they could just do a quick
email and get it done with.
email and get it done with.
147
369542
3283
ile telekonferanslar düzenlemezler.
06:24
People just might start to change their
behavior because you changed yours.
behavior because you changed yours.
148
372825
4834
Siz kendi davranışlarınızı değiştirdiğiniz için,
insanlar da değiştirebilir.
insanlar da değiştirebilir.
06:29
And they just might bring
your chair back, too. (Laughter)
your chair back, too. (Laughter)
149
377659
3485
Hatta belki sandalyenizi de geri getirirler (Kahkahalar)
DKS'ye Hayır!
06:33
No MAS!
150
381144
1375
06:34
Thank you.
151
382519
1440
Teşekkürler
06:35
(Applause).
152
383959
2066
(Alkışlar).
ABOUT THE SPEAKER
David Grady - Information security managerDavid Grady is on a crusade to help you take back your calendar.
Why you should listen
David Grady is an information security manager who believes that strong communication skills are a necessity in today’s global economy. He has been a print journalist, a “PR guy” and a website producer, and has ghostwritten speeches and magazine articles for Fortune 500 company executives. A mid-life career change brought him into the world of information risk management, where every day he uses his communications experience to transform complex problems into understandable challenges.
David Grady | Speaker | TED.com