TED@State Street Boston
David Grady: How to save the world (or at least yourself) from bad meetings
David Grady: Cum să salvezi lumea (sau măcar pe tine) de la şedinţe prost făcute.
Filmed:
Readability: 3
2,459,605 views
O epidemie de şedinţe proaste, ineficiente, aglomerate, infestează lumea afacerilor - şi-i face pe angajaţi nefericiţi. David Grady are câteva idei despre cum să scăpăm de ele.
David Grady - Information security manager
David Grady is on a crusade to help you take back your calendar. Full bio
David Grady is on a crusade to help you take back your calendar. Full bio
Double-click the English transcript below to play the video.
00:13
Picture this:
0
1272
1377
Imaginează-ţi: e luni dimineaţă,
00:14
It's Monday morning,
1
2649
1093
00:15
you're at the office,
2
3742
1119
eşti la birou şi te pregăteşti de lucru,
când un tip, pe care îl ştii din vedere,
când un tip, pe care îl ştii din vedere,
00:16
you're settling in for the day at work,
3
4861
1754
00:18
and this guy that you sort of
recognize from down the hall,
recognize from down the hall,
4
6615
2822
00:21
walks right into your cubicle
5
9437
1836
intră în boxa ta şi-ţi fură scaunul.
00:23
and he steals your chair.
6
11273
1402
00:24
Doesn't say a word —
7
12675
1242
Nu spune nimic, doar pleacă
trăgând scaunul după el.
trăgând scaunul după el.
00:25
just rolls away with it.
8
13917
1388
00:27
Doesn't give you any information
about why he took your chair
about why he took your chair
9
15305
2483
Nu-ţi spune de ce l-a luat
tocmai pe-al tău dintre toate celelalte.
tocmai pe-al tău dintre toate celelalte.
00:29
out of all the other chairs
that are out there.
that are out there.
10
17788
2111
00:31
Doesn't acknowledge the fact
that you might need your chair
that you might need your chair
11
19899
2142
Nu contează că tu ai nevoie de scaun
ca să-ţi faci treaba.
ca să-ţi faci treaba.
00:34
to get some work done today.
12
22041
1541
00:35
You wouldn't stand for
it. You'd make a stink.
it. You'd make a stink.
13
23582
2257
Nu accepţi asta, faci scandal,
îl urmezi până în boxa lui
îl urmezi până în boxa lui
00:37
You'd follow that guy
back to his cubicle
back to his cubicle
14
25839
2027
00:39
and you'd say, "Why my chair?"
15
27866
3312
şi-l întrebi:
De ce tocmai scaunul meu?”
De ce tocmai scaunul meu?”
00:43
Okay, so now it's Tuesday morning
and you're at the office,
and you're at the office,
16
31178
4121
Acum e marţi dimineaţă, eşti la birou
şi eşti invitat la o şedinţă.
şi eşti invitat la o şedinţă.
00:47
and a meeting invitation pops
up in your calendar.
up in your calendar.
17
35299
2729
00:50
(Laughter)
18
38028
1605
(Râsete)
00:51
And it's from this woman who you
kind of know from down the hall,
kind of know from down the hall,
19
39633
3076
Te invită o femeie
pe care o ştii din vedere,
pe care o ştii din vedere,
00:54
and the subject line references some
project that you heard a little bit about.
project that you heard a little bit about.
20
42709
3805
iar subiectul e-mail-ului face referire
la un proiect despre care ai mai auzit.
la un proiect despre care ai mai auzit.
00:58
But there's no agenda.
21
46514
1683
Dar nicăieri nu apare programul.
01:00
There's no information about why
you were invited to the meeting.
you were invited to the meeting.
22
48197
3076
Nu scrie nimic despre
motivul pentru care tu eşti invitat.
motivul pentru care tu eşti invitat.
01:03
And yet you accept the
meeting invitation, and you go.
meeting invitation, and you go.
23
51273
4616
Totuşi accepţi să participi
şi te duci.
şi te duci.
01:07
And when this highly
unproductive session is over,
unproductive session is over,
24
55889
2927
Când această şedinţă,
teribil de neproductivă, ia sfârşit
teribil de neproductivă, ia sfârşit
01:10
you go back to your desk,
25
58816
1683
te întorci la birou, te aşezi şi-ţi spui:
01:12
and you stand at your
desk and you say,
desk and you say,
26
60499
1509
01:14
"Boy, I wish I had those two hours back,
27
62008
2663
Îmi vreau cele două ore înapoi,
aşa cum mi-am vrut înapoi scaunul."
aşa cum mi-am vrut înapoi scaunul."
01:16
like I wish I had my chair back."
28
64671
2003
01:18
(Laughter)
29
66674
1506
(Râsete)
01:20
Every day, we allow our coworkers,
30
68180
2571
Zilnic permitem colegilor noştri,
persoane drăguţe de altfel, să ne fure.
persoane drăguţe de altfel, să ne fure.
01:22
who are otherwise very,
very nice people,
very nice people,
31
70751
2214
01:24
to steal from us.
32
72965
1667
01:26
And I'm talking about something far
more valuable than office furniture.
more valuable than office furniture.
33
74632
4078
Mă refer la ceva mult mai valoros
decât mobilierul de birou.
decât mobilierul de birou.
01:30
I'm talking about time. Your time.
34
78710
3029
Şi anume la timp. Timpul vostru.
01:33
In fact, I believe that
35
81739
2653
Cred că ne aflăm la apogeul
unei epidemii globale
unei epidemii globale
01:36
we are in the middle
of a global epidemic
of a global epidemic
36
84392
2485
a unei boli noi, teribile,
numită SAN (MAS)
numită SAN (MAS)
01:38
of a terrible new illness
known as MAS:
known as MAS:
37
86877
5040
Sindromul Acceptării pe Negândite.
(Mindless Accept Syndrome.)
(Mindless Accept Syndrome.)
01:43
Mindless Accept Syndrome.
38
91917
2273
01:46
(Laughter)
39
94190
1894
(Râsete)
01:48
The primary symptom of
Mindless Accept Syndrome
Mindless Accept Syndrome
40
96084
2701
Primul simptom e
confirmarea participării la întruniri
confirmarea participării la întruniri
01:50
is just accepting a meeting invitation
the minute it pops up in your calendar.
the minute it pops up in your calendar.
41
98785
3920
în clipa în care primim invitaţia.
(Râsete)
(Râsete)
01:54
(Laughter)
42
102705
1270
E un reflex involuntar: ding, click, bing
şi gata, o ai în program:
şi gata, o ai în program:
01:55
It's an involuntary reflex — ding,
click, bing — it's in your calendar,
click, bing — it's in your calendar,
43
103975
3668
„Trebuie să fug.
Deja am întârziat la o şedinţă." (Râsete)
Deja am întârziat la o şedinţă." (Râsete)
01:59
"Gotta go, I'm already late
for a meeting." (Laughter)
for a meeting." (Laughter)
44
107643
3293
02:02
Meetings are important, right?
45
110936
2387
Sunt importante şedinţele, nu-i aşa?
02:05
And collaboration is key to
the success of any enterprise.
the success of any enterprise.
46
113323
2946
Colaborarea e cheia succesului
oricărei acţiuni.
oricărei acţiuni.
02:08
And a well-run meeting can yield
really positive, actionable results.
really positive, actionable results.
47
116269
3393
O şedină bine condusă poate
genera soluţii bune, fezabile.
genera soluţii bune, fezabile.
02:11
But between globalization
48
119662
1758
Datorită globalizării şi răspândirii
informaţiei tehnologice
informaţiei tehnologice
02:13
and pervasive information technology,
49
121420
2315
02:15
the way that we work
50
123735
1671
modul nostru de lucru
s-a schimbat radical în ultimii ani.
s-a schimbat radical în ultimii ani.
02:17
has really changed dramatically
over the last few years.
over the last few years.
51
125406
3229
02:20
And we're miserable. (Laughter)
52
128635
3207
Şi ne face nefericiţi. (Râsete)
Şi nu pentru că celălalt
nu poate să conducă bine o şedinţă,
nu poate să conducă bine o şedinţă,
02:23
And we're miserable not because the
other guy can't run a good meeting,
other guy can't run a good meeting,
53
131842
3540
02:27
it's because of MAS, our
Mindless Accept Syndrome,
Mindless Accept Syndrome,
54
135382
2812
ci din cauza SAN,
a Sindromului Acceptării pe Negândite,
a Sindromului Acceptării pe Negândite,
02:30
which is a self-inflicted wound.
55
138194
3776
rană ce ne-o provocăm singuri.
02:33
Actually, I have evidence to prove
that MAS is a global epidemic.
that MAS is a global epidemic.
56
141970
5147
Am şi dovezi că SAN e o epidemie mondială.
Vă spun şi de ce.
Vă spun şi de ce.
02:39
Let me tell you why.
57
147117
1647
02:40
A couple of years ago, I put a video
on Youtube, and in the video,
on Youtube, and in the video,
58
148764
4272
Acum câţiva ani am pus un video pe Youtube
în care impersonam toate conferinţele
îngrozitoare la care se participă.
îngrozitoare la care se participă.
02:45
I acted out every terrible
conference call you've ever been on.
conference call you've ever been on.
59
153036
3198
02:48
It goes on for about five minutes,
60
156234
1659
Durează cam 5 minute şi conţine cam toate
lucrurile detestabile dintr-o conferinţă.
lucrurile detestabile dintr-o conferinţă.
02:49
and it has all the things that we
hate about really bad meetings.
hate about really bad meetings.
61
157893
3191
02:53
There's the moderator who has
no idea how to run the meeting.
no idea how to run the meeting.
62
161084
3343
E moderatorul care habar n-are
cum să conducă şedinţa.
cum să conducă şedinţa.
02:56
There are the participants who
have no idea why they're there.
have no idea why they're there.
63
164427
2558
Sunt participanţi care habar n-au
de ce se află acolo.
de ce se află acolo.
02:58
The whole thing kind of collapses
into this collaborative train wreck.
into this collaborative train wreck.
64
166985
3703
Totul se aseamănă cu un accident feroviar
la care contribuie toţi.
la care contribuie toţi.
03:02
And everybody leaves very angry.
65
170688
2426
Şi toţi pleacă nervoşi.
03:05
It's kind of funny.
66
173114
1789
E distractiv.
(Râsete)
(Râsete)
03:06
(Laughter)
67
174903
1583
03:08
Let's take a quick look.
68
176486
2152
Să privim un pic.
03:10
(Video) Our goal today is to come to an
agreement on a very important proposal.
agreement on a very important proposal.
69
178638
3827
(Video) Scopul nostru azi e să ajungem
la un acord despre o propunere importantă.
la un acord despre o propunere importantă.
03:14
As a group, we need to decide if —
70
182465
2087
Ca grup, trebuie să decidem dacă
- blup, blup - (Râsete)
- blup, blup - (Râsete)
03:16
bloop bloop —
71
184552
2779
Salut, cine ni s-a alăturat?
03:19
Hi, who just joined?
72
187331
3567
03:22
Hi, it's Joe. I'm working from home today.
73
190898
3012
Salut, sunt Joe. Lucrez de acasă azi.
(Râsete)
(Râsete)
03:25
(Laughter)
74
193910
1890
03:27
Hi, Joe. Thanks for
joining us today, great.
joining us today, great.
75
195800
3068
Salut Joe. Mulţumim că eşti cu noi azi.
Tocmai spuneam că am sunat multă lume
care am dori să fie cu noi,
care am dori să fie cu noi,
03:30
I was just saying, we have a lot of people
on the call we'd like to get through,
on the call we'd like to get through,
76
198868
2790
03:33
so let's skip the roll call
77
201658
1634
nu mai fac prezenţa
şi intru direct în subiect.
şi intru direct în subiect.
03:35
and I'm gonna dive right in.
78
203292
2673
03:37
Our goal today is to come to an
agreement on a very important proposal.
agreement on a very important proposal.
79
205965
3875
Scopul nostru azi e să ajungem
la un acord despre o propunere importantă.
la un acord despre o propunere importantă.
Ca grup, trebuie să decidem dacă
- blup, blup - (Râsete)
- blup, blup - (Râsete)
03:41
As a group, we need to decide if —
80
209840
2565
03:44
bloop bloop —
81
212405
1293
03:45
(Laughter)
82
213698
1463
03:47
Hi, who just joined?
83
215161
2023
Salut, cine ni s-a alăturat?
03:49
No? I thought I heard a beep. (Laughter)
84
217184
4809
Nimeni? Mi s-a părut că aud un bip.
(Râsete)
(Râsete)
Vă pare cunoscut?
Da, şi mie.
Da, şi mie.
03:53
Sound familiar?
85
221993
1636
03:55
Yeah, it sounds familiar
to me, too.
to me, too.
86
223629
1977
După câteva săptămâni,
500 de mii de oameni din multe ţări,
500 de mii de oameni din multe ţări,
03:57
A couple of weeks after I put that online,
87
225606
2056
03:59
500,000 people in dozens of countries,
88
227662
2801
realmente zeci de ţări,
s-au uitat la acest video.
s-au uitat la acest video.
04:02
I mean dozens of countries,
89
230463
1640
04:04
watched this video.
90
232103
1184
04:05
And three years later, it's still getting
thousands of views every month.
thousands of views every month.
91
233287
3354
Acum, după trei ani,
încă mai e vizionat lunar, de mii de ori.
încă mai e vizionat lunar, de mii de ori.
04:08
It's close to about a million right now.
92
236641
1967
Acum are aproape 1 milion de vizionări.
04:10
And in fact, some of the biggest
companies in the world,
companies in the world,
93
238608
2008
Unele din marile companii din lume,
de care aţi auzit, dar nu le voi numi,
de care aţi auzit, dar nu le voi numi,
04:12
companies that you've
heard of but I won't name,
heard of but I won't name,
94
240616
1910
04:14
have asked for my permission to use
this video in their new-hire training
this video in their new-hire training
95
242526
3895
mi-au cerut acordul să-l folosească
în trainingurile noilor angajaţi,
în trainingurile noilor angajaţi,
04:18
to teach their new employees how
not to run a meeting at their company.
not to run a meeting at their company.
96
246421
4249
ca să-i înveţe cum să nu ţină şedinţe
la compania lor.
la compania lor.
04:22
And if the numbers —
97
250670
1485
Dacă cifrele - 1 milion de vizionări,
folosit de companii renumite -
folosit de companii renumite -
04:24
there are a million views and it's
being used by all these companies —
being used by all these companies —
98
252155
2381
04:26
aren't enough proof that we have
a global problem with meetings,
a global problem with meetings,
99
254536
3526
nu-s sufuciente să dovedească
problema globală a şedinţelor,
problema globală a şedinţelor,
04:30
there are the many, many thousands
100
258062
1777
atunci sunt miile de comentarii online
la adresa filmuleţului.
la adresa filmuleţului.
04:31
of comments posted online
101
259839
1620
04:33
after the video went up.
102
261459
2188
04:35
Thousands of people wrote things like,
103
263647
1974
Mii de oameni au scris:
„Oh Doamne, aşa a fost ziua mea azi!"
„Oh Doamne, aşa a fost ziua mea azi!"
04:37
"OMG, that was my day today!"
104
265621
1854
04:39
"That was my day every day!"
105
267475
1963
„Asta e viaţa mea în fiecare zi!"
„E chiar viaţa mea."
„E chiar viaţa mea."
04:41
"This is my life."
106
269438
1159
Unul a scris:
,,E amuzant pentru că e adevărat.
,,E amuzant pentru că e adevărat.
04:42
One guy wrote,
107
270597
930
04:43
"It's funny because it's true.
108
271527
1539
04:45
Eerily, sadly, depressingly true.
109
273066
1907
Ciudat, trist şi deprimant de adevărat.
Am râs cu lacrimi. Apoi am plâns.
Am râs cu lacrimi. Apoi am plâns.
04:46
It made me laugh until I cried.
110
274973
1718
04:48
And cried. And I cried some more."
111
276691
2750
Şi iar am plâns."
(Râsete)
(Râsete)
04:51
(Laughter)
112
279441
1632
04:53
This poor guy said,
113
281073
1461
Ăsta săracu' : „Rutina mea zilnică,
până la pensie sau până mor."
până la pensie sau până mor."
04:54
"My daily life until
retirement or death, sigh."
retirement or death, sigh."
114
282534
5077
Oftând.
(Râsete)
(Râsete)
04:59
These are real quotes
115
287611
1400
Sunt citate reale şi e trist.
05:01
and it's real sad.
116
289011
1799
05:02
A common theme running through
all of these comments online
all of these comments online
117
290810
2823
Tema comună a comentariilor online
e credinţa fundamentală că nu avem de ales
e credinţa fundamentală că nu avem de ales
05:05
is this fundamental belief
that we are powerless
that we are powerless
118
293633
2541
05:08
to do anything other
than go to meetings
than go to meetings
119
296174
1901
decât să mergem la şedinţe şi să suferim
pe durata celor prost ţinute
pe durata celor prost ţinute
05:10
and suffer through these
poorly run meetings
poorly run meetings
120
298075
2378
şi să trăim până la următoarea.
05:12
and live to meet another day.
121
300453
2089
Adevărul e că avem de ales.
05:14
But the truth is, we're
not powerless at all.
not powerless at all.
122
302542
3141
05:17
In fact, the cure for MAS
is right here in our hands.
is right here in our hands.
123
305683
3093
Să scăpăm de acest sindrom
stă în puterea noastră.
stă în puterea noastră.
05:20
It's right at our fingertips, literally.
124
308792
2185
În vârful degetelor, chiar.
05:22
It's something that I call ¡No MAS!
125
310977
3261
E ceva ce eu numesc ¡No MAS!
(Râsete)
(Râsete)
05:26
(Laughter)
126
314238
2230
05:28
Which, if I remember my
high school Spanish,
high school Spanish,
127
316468
2398
Şi, dacă-mi amintesc spaniola din liceu,
înseamnă „Gata, destul!"
înseamnă „Gata, destul!"
05:30
means something like,
"Enough already, make it stop!"
"Enough already, make it stop!"
128
318866
2791
05:33
Here's how No MAS
works. It's very simple.
works. It's very simple.
129
321657
2752
Iată cum funcţionează.
E foarte simplu.
E foarte simplu.
05:36
First of all, the next time you
get a meeting invitation
get a meeting invitation
130
324409
3197
În primul rând, la următoarea invitaţie
care vine fără detalii,
care vine fără detalii,
05:39
that doesn't have a lot
of information in it at all,
of information in it at all,
131
327606
2847
05:42
click the tentative button!
132
330453
1840
dă click pe butonul „Mă tentează"!
Ai voie! De aia e acolo butonul.
Ai voie! De aia e acolo butonul.
05:44
It's okay, you're allowed,
that's why it's there.
that's why it's there.
133
332293
2450
E chiar lângă butonul „Accept".
05:46
It's right next to the accept button.
134
334743
1509
05:48
Or the maybe button, or whatever button
is there for you not to accept immediately.
is there for you not to accept immediately.
135
336252
3594
Pe butonul „Poate" sau pe orice alt buton
mai aveţi ca să nu acceptaţi imediat.
mai aveţi ca să nu acceptaţi imediat.
05:51
Then, get in touch with the person
who asked you to the meeting.
who asked you to the meeting.
136
339846
3783
Apoi ia legătura cu cei
care te-au invitat la întrunire.
care te-au invitat la întrunire.
05:55
Tell them you're very excited
to support their work,
to support their work,
137
343629
2586
Spune-le că abia aştepţi să-i sprijini
şi întreabă-i despre ce e vorba,
şi întreabă-i despre ce e vorba,
05:58
ask them what the goal
of the meeting is,
of the meeting is,
138
346215
2015
06:00
and tell them you're interested in learning
how you can help them achieve their goal.
how you can help them achieve their goal.
139
348230
3687
apoi spune-le că vrei să ştii
cum îi poţi ajuta să-şi atingă scopul.
cum îi poţi ajuta să-şi atingă scopul.
06:03
And if we do this often enough,
140
351917
1928
Dacă facem asta suficient de des,
respectuos,
respectuos,
06:05
and we do it respectfully,
141
353845
1338
06:07
people might start to be
a little bit more thoughtful
a little bit more thoughtful
142
355183
2037
poate oamenii s-ar gândi mai bine
cum îşi compun invitaţiile.
cum îşi compun invitaţiile.
06:09
about the way they put together
meeting invitations.
meeting invitations.
143
357220
2462
06:11
And you can make more thoughtful
decisions about accepting it.
decisions about accepting it.
144
359682
2852
Iar tu ai putea decide
dacă accepţi sau nu.
dacă accepţi sau nu.
06:14
People might actually start
sending out agendas. Imagine!
sending out agendas. Imagine!
145
362534
3260
Poate ar începe să-ţi trimită
programul întrunirilor. Imaginează-ţi!
programul întrunirilor. Imaginează-ţi!
06:17
Or they might not have a conference call
with 12 people to talk about a status
with 12 people to talk about a status
146
365794
3748
Sau poate n-ar organiza conferinţe
telefonice cu 12 persoane
telefonice cu 12 persoane
06:21
when they could just do a quick
email and get it done with.
email and get it done with.
147
369542
3283
când ar putea rezolva problema
printr-un simplu e-mail.
printr-un simplu e-mail.
06:24
People just might start to change their
behavior because you changed yours.
behavior because you changed yours.
148
372825
4834
Poate că ar începe să se comporte diferit
doar pentru că tu te comporţi diferit.
doar pentru că tu te comporţi diferit.
06:29
And they just might bring
your chair back, too. (Laughter)
your chair back, too. (Laughter)
149
377659
3485
Şi poate ţi-ar aduce şi scaunul înapoi.
(Râsete)
(Râsete)
06:33
No MAS!
150
381144
1375
No MAS!
06:34
Thank you.
151
382519
1440
Vă mulţumesc.
06:35
(Applause).
152
383959
2066
(Aplauze)
ABOUT THE SPEAKER
David Grady - Information security managerDavid Grady is on a crusade to help you take back your calendar.
Why you should listen
David Grady is an information security manager who believes that strong communication skills are a necessity in today’s global economy. He has been a print journalist, a “PR guy” and a website producer, and has ghostwritten speeches and magazine articles for Fortune 500 company executives. A mid-life career change brought him into the world of information risk management, where every day he uses his communications experience to transform complex problems into understandable challenges.
David Grady | Speaker | TED.com