TED@State Street Boston
David Grady: How to save the world (or at least yourself) from bad meetings
דייויד גריידי: איך להציל את העולם (או לפחות את עצמכם) מפגישות גרועות
Filmed:
Readability: 3
2,459,605 views
מגפה של פגישות גרועות, לא יעילות, וצפופות פוגעת בעולם העסקים -- ועושה את העובדים אומללים. לדיויד גריידי יש כמה רעיונות איך לעצור את זה.
David Grady - Information security manager
David Grady is on a crusade to help you take back your calendar. Full bio
David Grady is on a crusade to help you take back your calendar. Full bio
Double-click the English transcript below to play the video.
00:13
Picture this:
0
1272
1377
דמיינו את זה:
00:14
It's Monday morning,
1
2649
1093
זה יום שני בבוקר,
00:15
you're at the office,
2
3742
1119
אתם במשרד,
00:16
you're settling in for the day at work,
3
4861
1754
אתם מתכוננים להתחיל את היום בעבודה,
00:18
and this guy that you sort of
recognize from down the hall,
recognize from down the hall,
4
6615
2822
והבחור הזה שאתם סוג של
מזהים מהמשך המסדרון,
מזהים מהמשך המסדרון,
00:21
walks right into your cubicle
5
9437
1836
נכנס ישר לקיוביק שלכם
00:23
and he steals your chair.
6
11273
1402
וגונב לכם את הכיסא.
00:24
Doesn't say a word —
7
12675
1242
לא אומר מילה --
00:25
just rolls away with it.
8
13917
1388
פשוט מתגלגל איתו הלאה.
00:27
Doesn't give you any information
about why he took your chair
about why he took your chair
9
15305
2483
לא נותן לכם שום מידע בנוגע
ללמה הוא לקח לכם את הכיסא
ללמה הוא לקח לכם את הכיסא
00:29
out of all the other chairs
that are out there.
that are out there.
10
17788
2111
מכל הכיסאות שנמצאים שם.
00:31
Doesn't acknowledge the fact
that you might need your chair
that you might need your chair
11
19899
2142
לא מכיר בעובדה שאולי תצטרכו את הכיסא
00:34
to get some work done today.
12
22041
1541
כדי לעשות קצת עבודה היום.
00:35
You wouldn't stand for
it. You'd make a stink.
it. You'd make a stink.
13
23582
2257
לא הייתם מסכימים לזה. הייתם עושים בלגן.
00:37
You'd follow that guy
back to his cubicle
back to his cubicle
14
25839
2027
הייתם עוקבים אחרי הבחור חזרה לקיוביק שלו
00:39
and you'd say, "Why my chair?"
15
27866
3312
והייתם אומרים, "למה את הכיסא שלי?"
00:43
Okay, so now it's Tuesday morning
and you're at the office,
and you're at the office,
16
31178
4121
אוקיי, אז עכשיו זה
יום שלישי בבוקר ואתם במשרד,
יום שלישי בבוקר ואתם במשרד,
00:47
and a meeting invitation pops
up in your calendar.
up in your calendar.
17
35299
2729
והזמנה לפגישה קופצת ביומן שלכם.
00:50
(Laughter)
18
38028
1605
(צחוק)
00:51
And it's from this woman who you
kind of know from down the hall,
kind of know from down the hall,
19
39633
3076
וזה מאישה שאתם סוג של
מכירים במורד המזדרון,
מכירים במורד המזדרון,
00:54
and the subject line references some
project that you heard a little bit about.
project that you heard a little bit about.
20
42709
3805
והנושא מתייחס לאיזה פרוייקט
ששמעתם מעט עליו.
ששמעתם מעט עליו.
00:58
But there's no agenda.
21
46514
1683
אבל אין אג'נדה.
01:00
There's no information about why
you were invited to the meeting.
you were invited to the meeting.
22
48197
3076
אין מידע על למה אתם הוזמנתם לפגישה.
01:03
And yet you accept the
meeting invitation, and you go.
meeting invitation, and you go.
23
51273
4616
ועדיין אתם מקבלים את ההזמנה, ואתם הולכים.
01:07
And when this highly
unproductive session is over,
unproductive session is over,
24
55889
2927
וכשהפגישה המאוד לא יעילה הזו מסתיימת,
01:10
you go back to your desk,
25
58816
1683
אתם חוזרים לשולחן שלכם,
01:12
and you stand at your
desk and you say,
desk and you say,
26
60499
1509
ועומדים ליד השולחן שלכם ואומרים,
01:14
"Boy, I wish I had those two hours back,
27
62008
2663
"וואי, הלוואי שהיו לי
את השעתיים האלו חזרה,
את השעתיים האלו חזרה,
01:16
like I wish I had my chair back."
28
64671
2003
ממש כמו שהלוואי שהיה לי את הכיסא חזרה."
01:18
(Laughter)
29
66674
1506
(צחוק)
01:20
Every day, we allow our coworkers,
30
68180
2571
כל יום, אנחנו מאפשרים לעובדים איתנו,
01:22
who are otherwise very,
very nice people,
very nice people,
31
70751
2214
שאחרת הם אנשים ממש נחמדים,
01:24
to steal from us.
32
72965
1667
לגנוב מאיתנו.
01:26
And I'm talking about something far
more valuable than office furniture.
more valuable than office furniture.
33
74632
4078
ואני מדבר על משהו בעל ערך
הרבה יותר גדול מרהיטי משרד.
הרבה יותר גדול מרהיטי משרד.
01:30
I'm talking about time. Your time.
34
78710
3029
אני מדבר על זמן. הזמן שלכם.
01:33
In fact, I believe that
35
81739
2653
למעשה, אני מאמין
01:36
we are in the middle
of a global epidemic
of a global epidemic
36
84392
2485
שאנחנו באמצע של מגפה גלובלית
01:38
of a terrible new illness
known as MAS:
known as MAS:
37
86877
5040
של מחלה נוראית חדשה שידועה כ MAS:
01:43
Mindless Accept Syndrome.
38
91917
2273
סינדרום הקבלה ללא מחשבה.
01:46
(Laughter)
39
94190
1894
(צחוק)
01:48
The primary symptom of
Mindless Accept Syndrome
Mindless Accept Syndrome
40
96084
2701
הסימפטום העיקרי של סינדרום הקבלה ללא מחשבה
01:50
is just accepting a meeting invitation
the minute it pops up in your calendar.
the minute it pops up in your calendar.
41
98785
3920
הוא פשוט קבלה של הזמנות לפגישה
ברגע שהן קופצות ביומן.
ברגע שהן קופצות ביומן.
01:54
(Laughter)
42
102705
1270
(צחוק)
01:55
It's an involuntary reflex — ding,
click, bing — it's in your calendar,
click, bing — it's in your calendar,
43
103975
3668
זה רפלקס לא רצוני -- דינג, קליק,
בינג -- זה ביומן שלכם,
בינג -- זה ביומן שלכם,
01:59
"Gotta go, I'm already late
for a meeting." (Laughter)
for a meeting." (Laughter)
44
107643
3293
"חייב ללכת, אני כבר מאחר לפגישה."(צחוק)
02:02
Meetings are important, right?
45
110936
2387
פגישות הן חשובות, נכון?
02:05
And collaboration is key to
the success of any enterprise.
the success of any enterprise.
46
113323
2946
ושיתוף פעולה הוא המפתח להצלחה של הארגון.
02:08
And a well-run meeting can yield
really positive, actionable results.
really positive, actionable results.
47
116269
3393
ופגישה שמנוהלת היטב יכולה להוביל
לתוצאות ממש חיוביות שמובילות לפעולות.
לתוצאות ממש חיוביות שמובילות לפעולות.
02:11
But between globalization
48
119662
1758
אבל בין הגלובליזציה
02:13
and pervasive information technology,
49
121420
2315
וטכנולוגיות המידע הנפוצות,
02:15
the way that we work
50
123735
1671
הדרך בה אנחנו עובדים
02:17
has really changed dramatically
over the last few years.
over the last few years.
51
125406
3229
באמת השתנתה דרמטית במהלך השנים האחרונות.
02:20
And we're miserable. (Laughter)
52
128635
3207
ואנחנו אומללים. (צחוק)
02:23
And we're miserable not because the
other guy can't run a good meeting,
other guy can't run a good meeting,
53
131842
3540
ואנחנו אומללים לא בגלל שהבחור האחר
לא יכול לנהל פגישות טובות,
לא יכול לנהל פגישות טובות,
02:27
it's because of MAS, our
Mindless Accept Syndrome,
Mindless Accept Syndrome,
54
135382
2812
זה בגלל MAS, סינרום הקבלה ללא מחשבה,
02:30
which is a self-inflicted wound.
55
138194
3776
שזה פצע שנגרם עצמית.
02:33
Actually, I have evidence to prove
that MAS is a global epidemic.
that MAS is a global epidemic.
56
141970
5147
למעשה, יש לי הוכחות שמראות
ש MAS הוא תופעה עולמית.
ש MAS הוא תופעה עולמית.
02:39
Let me tell you why.
57
147117
1647
תנו לי לספר לכם למה.
02:40
A couple of years ago, I put a video
on Youtube, and in the video,
on Youtube, and in the video,
58
148764
4272
לפני כמה שנים,
העלתי סרטון ליוטיוב, ובסרטון,
העלתי סרטון ליוטיוב, ובסרטון,
02:45
I acted out every terrible
conference call you've ever been on.
conference call you've ever been on.
59
153036
3198
שיחקתי כל שיחת ועידה
ממש גרועה שאי פעם הייתם בה.
ממש גרועה שאי פעם הייתם בה.
02:48
It goes on for about five minutes,
60
156234
1659
הוא באורך של בערך חמש דקות,
02:49
and it has all the things that we
hate about really bad meetings.
hate about really bad meetings.
61
157893
3191
ויש בו את כל הדברים שאנחנו
שונאים בפגישות ממש גרועות.
שונאים בפגישות ממש גרועות.
02:53
There's the moderator who has
no idea how to run the meeting.
no idea how to run the meeting.
62
161084
3343
יש את המנהל שאין לו מושג איך לנהל פגישה.
02:56
There are the participants who
have no idea why they're there.
have no idea why they're there.
63
164427
2558
יש את המשתתפים שאין להם מושג למה הם שם.
02:58
The whole thing kind of collapses
into this collaborative train wreck.
into this collaborative train wreck.
64
166985
3703
כל העניין סוג של מתמוטט
לתאונת רכבת שיתופית.
לתאונת רכבת שיתופית.
03:02
And everybody leaves very angry.
65
170688
2426
וכולם עוזבים מאוד עצבניים.
03:05
It's kind of funny.
66
173114
1789
זה די משעשע.
03:06
(Laughter)
67
174903
1583
(צחוק)
03:08
Let's take a quick look.
68
176486
2152
בואו נראה.
03:10
(Video) Our goal today is to come to an
agreement on a very important proposal.
agreement on a very important proposal.
69
178638
3827
(סרטון) המטרה שלנו היום היא להגיע
להסכמה על הצעה מאוד חשובה.
להסכמה על הצעה מאוד חשובה.
03:14
As a group, we need to decide if —
70
182465
2087
כקבוצה, אנחנו צריכים להחליט עם --
03:16
bloop bloop —
71
184552
2779
בלופ בלופ --
03:19
Hi, who just joined?
72
187331
3567
היי, מי כרגע הצטרף?
03:22
Hi, it's Joe. I'm working from home today.
73
190898
3012
היי, זה ג'ו, אני עובד מהבית היום.
03:25
(Laughter)
74
193910
1890
(צחוק)
03:27
Hi, Joe. Thanks for
joining us today, great.
joining us today, great.
75
195800
3068
היי ג'ו, תודה שהצטרפת אלינו היום, מעולה.
03:30
I was just saying, we have a lot of people
on the call we'd like to get through,
on the call we'd like to get through,
76
198868
2790
כרגע אמרתי, יש לנו הרבה אנשים
על השיחה שהיינו רוצים לעבור,
על השיחה שהיינו רוצים לעבור,
03:33
so let's skip the roll call
77
201658
1634
אז בואו נדלג על קריאת התפקידים
03:35
and I'm gonna dive right in.
78
203292
2673
ואני אצלול ישר פנימה.
03:37
Our goal today is to come to an
agreement on a very important proposal.
agreement on a very important proposal.
79
205965
3875
המטרה שלנו היום היא להגיע
להסכמה על הצעה מאוד חשובה.
להסכמה על הצעה מאוד חשובה.
03:41
As a group, we need to decide if —
80
209840
2565
כקבוצה, אנחנו צריכים להחליט אם --
03:44
bloop bloop —
81
212405
1293
בלופ בלופ --
03:45
(Laughter)
82
213698
1463
(צחוק)
03:47
Hi, who just joined?
83
215161
2023
היי, מי כרגע הצטרף?
03:49
No? I thought I heard a beep. (Laughter)
84
217184
4809
לא? חשבתי ששמעתי ביפ. (צחוק)
03:53
Sound familiar?
85
221993
1636
נשמע מוכר?
03:55
Yeah, it sounds familiar
to me, too.
to me, too.
86
223629
1977
כן, נשמע מוכר גם לי.
03:57
A couple of weeks after I put that online,
87
225606
2056
כמה שבועות אחרי שהעלתי את זה,
03:59
500,000 people in dozens of countries,
88
227662
2801
500,000 אנשים בעשרות מדינות,
04:02
I mean dozens of countries,
89
230463
1640
אני מתכוון עשרות מדינות,
04:04
watched this video.
90
232103
1184
צפו בסרטון הזה.
04:05
And three years later, it's still getting
thousands of views every month.
thousands of views every month.
91
233287
3354
ולאחר שלוש שנים,
הוא עדיין מקבל אלפי צפיות בחודש,
הוא עדיין מקבל אלפי צפיות בחודש,
04:08
It's close to about a million right now.
92
236641
1967
הוא קרוב לבערך מליון עכשיו.
04:10
And in fact, some of the biggest
companies in the world,
companies in the world,
93
238608
2008
ולמעשה, כמה מהחברות הגדולות בעולם,
04:12
companies that you've
heard of but I won't name,
heard of but I won't name,
94
240616
1910
חברות ששמעתם עליהן אבל אני לא אזכיר,
04:14
have asked for my permission to use
this video in their new-hire training
this video in their new-hire training
95
242526
3895
ביקשו את הרשות שלי להשתמש
בסרטון בהדרכת עובדים חדשים
בסרטון בהדרכת עובדים חדשים
04:18
to teach their new employees how
not to run a meeting at their company.
not to run a meeting at their company.
96
246421
4249
כדי ללמד את העובדים החדשים שלהם
איך לא לנהל פדישות בחברה שלהם.
איך לא לנהל פדישות בחברה שלהם.
04:22
And if the numbers —
97
250670
1485
ואם המספרים --
04:24
there are a million views and it's
being used by all these companies —
being used by all these companies —
98
252155
2381
יש מליון צפיות והוא בשימוש בחברות --
04:26
aren't enough proof that we have
a global problem with meetings,
a global problem with meetings,
99
254536
3526
לא מספיקים להכיח שיש לנו
בעיה עולמית עם פגישות,
בעיה עולמית עם פגישות,
04:30
there are the many, many thousands
100
258062
1777
יש הרבה הרבה אלפים
04:31
of comments posted online
101
259839
1620
של הערות ברשת
04:33
after the video went up.
102
261459
2188
אחרי שהסרטון עלה.
04:35
Thousands of people wrote things like,
103
263647
1974
אלפי אנשים כתבו דברים כמו,
04:37
"OMG, that was my day today!"
104
265621
1854
"אוי, זה היה היום שלי היום!"
04:39
"That was my day every day!"
105
267475
1963
"זה היה היום שלי כל יום!"
04:41
"This is my life."
106
269438
1159
"זה החיים שלי."
04:42
One guy wrote,
107
270597
930
בחור אחד כתב,
04:43
"It's funny because it's true.
108
271527
1539
"זה מצחיק בגלל שזה נכון.
04:45
Eerily, sadly, depressingly true.
109
273066
1907
מפחיד, עצוב, ומדכא כמה שזה נכון.
04:46
It made me laugh until I cried.
110
274973
1718
זה גרם לי לצחוק עד שבכיתי.
04:48
And cried. And I cried some more."
111
276691
2750
ובכיתי, ובכיתי עוד."
04:51
(Laughter)
112
279441
1632
(צחוק)
04:53
This poor guy said,
113
281073
1461
הבחור המסכן הזה אמר,
04:54
"My daily life until
retirement or death, sigh."
retirement or death, sigh."
114
282534
5077
"החיים היום יומיים שלי
עד הפרישה או המוות, אנחה."
עד הפרישה או המוות, אנחה."
04:59
These are real quotes
115
287611
1400
אלה ציטוטים אמיתיים
05:01
and it's real sad.
116
289011
1799
וזה ממש עצוב.
05:02
A common theme running through
all of these comments online
all of these comments online
117
290810
2823
רעיון משותף שעובר בין כל ההערות האלו ברשת
05:05
is this fundamental belief
that we are powerless
that we are powerless
118
293633
2541
הוא שהאמונה הבסיסית שאנחנו חסרי אונים
05:08
to do anything other
than go to meetings
than go to meetings
119
296174
1901
לעשות משהו חוץ מללכת לפגישות האלו
05:10
and suffer through these
poorly run meetings
poorly run meetings
120
298075
2378
ולסבול את הפגישות האלו
המנוהלות בצורה גרועה
המנוהלות בצורה גרועה
05:12
and live to meet another day.
121
300453
2089
ולחיות כדי לפגוש יום נוסף.
05:14
But the truth is, we're
not powerless at all.
not powerless at all.
122
302542
3141
אבל האמת היא, אנחנו לא חסרי אונים בכלל.
05:17
In fact, the cure for MAS
is right here in our hands.
is right here in our hands.
123
305683
3093
למעשה, התרופה ל MAS היא ממש פה בידינו.
05:20
It's right at our fingertips, literally.
124
308792
2185
היא ממש פה בקצות אצבעותינו, מילולית.
05:22
It's something that I call ¡No MAS!
125
310977
3261
זה משהו שאני קורא לו, לא MAS!
05:26
(Laughter)
126
314238
2230
(צחוק)
05:28
Which, if I remember my
high school Spanish,
high school Spanish,
127
316468
2398
שזה, אם אני זוכר את הספרדית מהתיכון,
05:30
means something like,
"Enough already, make it stop!"
"Enough already, make it stop!"
128
318866
2791
אומר משהו כמו, "מספיק כבר,
תגרמו לזה להפסיק!"
תגרמו לזה להפסיק!"
05:33
Here's how No MAS
works. It's very simple.
works. It's very simple.
129
321657
2752
כך לא MAS עובד. זה מאוד פשוט.
05:36
First of all, the next time you
get a meeting invitation
get a meeting invitation
130
324409
3197
ראשית, בפעם הבאה שאתם מקבלים הזמנה לפגישה
05:39
that doesn't have a lot
of information in it at all,
of information in it at all,
131
327606
2847
שאין לכם הרבה מידע עליה אם בכלל,
05:42
click the tentative button!
132
330453
1840
תלחצו על כפתור ההיסוס!
05:44
It's okay, you're allowed,
that's why it's there.
that's why it's there.
133
332293
2450
זה בסדר, מותר לכם, לכן הוא שם.
05:46
It's right next to the accept button.
134
334743
1509
זה ממש ליד כפתור ההסכמה.
05:48
Or the maybe button, or whatever button
is there for you not to accept immediately.
is there for you not to accept immediately.
135
336252
3594
או כפתור האולי, או כל כפתור
שיש שם כדי לא להסכים מיידית.
שיש שם כדי לא להסכים מיידית.
05:51
Then, get in touch with the person
who asked you to the meeting.
who asked you to the meeting.
136
339846
3783
אז, צרו קשר עם האדם שהזמין אתכם לפגישה.
05:55
Tell them you're very excited
to support their work,
to support their work,
137
343629
2586
אמרו להם שאתם מאוד מתרגשים
לתמוך בעבודה שלהם,
לתמוך בעבודה שלהם,
05:58
ask them what the goal
of the meeting is,
of the meeting is,
138
346215
2015
ושאלו אותם מה המטרה של הפגישה הזו,
06:00
and tell them you're interested in learning
how you can help them achieve their goal.
how you can help them achieve their goal.
139
348230
3687
ותגידו להם שאתם מעוניינים ללמוד איך
אתם יכולים לעזור להם להשיג את המטרה שלהם.
אתם יכולים לעזור להם להשיג את המטרה שלהם.
06:03
And if we do this often enough,
140
351917
1928
ואם נעשה את זה מספיק פעמים,
06:05
and we do it respectfully,
141
353845
1338
ונעשה את זה בכבוד,
06:07
people might start to be
a little bit more thoughtful
a little bit more thoughtful
142
355183
2037
אנשים אולי יתחילו להיות יותר מתחשבים
06:09
about the way they put together
meeting invitations.
meeting invitations.
143
357220
2462
בנוגע לדרך בה הם מוציאים הזמנות לפגישות.
06:11
And you can make more thoughtful
decisions about accepting it.
decisions about accepting it.
144
359682
2852
ואתם יכולים לעשות החלטות
יותר מושכלות בנוגע ללקבל אותן.
יותר מושכלות בנוגע ללקבל אותן.
06:14
People might actually start
sending out agendas. Imagine!
sending out agendas. Imagine!
145
362534
3260
אנשים אולי למעשה יתחילו
לשלוח אג'נדות. דמיינו!
לשלוח אג'נדות. דמיינו!
06:17
Or they might not have a conference call
with 12 people to talk about a status
with 12 people to talk about a status
146
365794
3748
או שאולי לא יעשו שיחת ועידה
עם 12 אנשים כדי לדבר על מצב
עם 12 אנשים כדי לדבר על מצב
06:21
when they could just do a quick
email and get it done with.
email and get it done with.
147
369542
3283
כשהם יכולים פשוט
לשלוח אימייל מהיר ולסיים עם זה.
לשלוח אימייל מהיר ולסיים עם זה.
06:24
People just might start to change their
behavior because you changed yours.
behavior because you changed yours.
148
372825
4834
אנשים אולי יתחילו לשנות
את ההתנהגות שלהם בגלל ששיניתם את שלכם.
את ההתנהגות שלהם בגלל ששיניתם את שלכם.
06:29
And they just might bring
your chair back, too. (Laughter)
your chair back, too. (Laughter)
149
377659
3485
והם אולי יחזירו לכם גם את הכיסא. (צחוק)
06:33
No MAS!
150
381144
1375
לא MAS!
06:34
Thank you.
151
382519
1440
תודה לכם.
06:35
(Applause).
152
383959
2066
(מחיאות כפיים)
ABOUT THE SPEAKER
David Grady - Information security managerDavid Grady is on a crusade to help you take back your calendar.
Why you should listen
David Grady is an information security manager who believes that strong communication skills are a necessity in today’s global economy. He has been a print journalist, a “PR guy” and a website producer, and has ghostwritten speeches and magazine articles for Fortune 500 company executives. A mid-life career change brought him into the world of information risk management, where every day he uses his communications experience to transform complex problems into understandable challenges.
David Grady | Speaker | TED.com