English-Video.net comment policy

The comment field is common to all languages

Let's write in your language and use "Google Translate" together

Please refer to informative community guidelines on TED.com

TED@State Street Boston

David Grady: How to save the world (or at least yourself) from bad meetings

David Grady: Rädda världen (eller åtminstone dig själv) från dåliga möten

Filmed
Views 2,140,492

En epidemi av dåliga, ineffektiva, överbefolkade möten plågar världens företag, och medarbetarna är bedrövade. David Grady framför här sina tankar kring hur man kan stoppa den.

- Information security manager
David Grady is on a crusade to help you take back your calendar. Full bio

Föreställ dig följande;
00:13
Picture this:
det är måndag morgon,
00:14
It's Monday morning,
du är på kontoret,
00:15
you're at the office,
du förbereder dig för dagens arbete,
00:16
you're settling in for the day at work,
00:18
and this guy that you sort of
recognize from down the hall,
då killen som ser bekant ut
och sitter i samma korridor,
00:21
walks right into your cubicle
går rakt in på din plats
och stjäl din stol.
00:23
and he steals your chair.
Säger inte ett ord,
00:24
Doesn't say a word —
bara rullar iväg med den.
00:25
just rolls away with it.
Säger ingeting om varför
han tog just din stol
00:27
Doesn't give you any information
about why he took your chair
av alla stolar som finns på kontoret.
00:29
out of all the other chairs
that are out there.
Bryr sig inte om att du
kanske behöver stolen
00:31
Doesn't acknowledge the fact
that you might need your chair
för att få något gjort idag.
00:34
to get some work done today.
Du skulle inte acceptera det.
Du skulle bråka.
00:35
You wouldn't stand for
it. You'd make a stink.
Du skulle följa efter honom
till hans plats
00:37
You'd follow that guy
back to his cubicle
och säga, "Varför just min stol?"
00:39
and you'd say, "Why my chair?"
00:43
Okay, so now it's Tuesday morning
and you're at the office,
Okej, nu är det tisdag morgon
och du är på kontoret,
och en mötesinbjudan
dyker upp i din kalender.
00:47
and a meeting invitation pops
up in your calendar.
(Skratt)
00:50
(Laughter)
Det är från kvinnan längre ner
i korridoren som du nästan känner igen,
00:51
And it's from this woman who you
kind of know from down the hall,
00:54
and the subject line references some
project that you heard a little bit about.
och ärenderaden refererar till
ett projekt som du hört lite om.
Men ingen agenda är bifogad.
00:58
But there's no agenda.
01:00
There's no information about why
you were invited to the meeting.
Det finns inget som talar om
varför just du är inbjuden.
01:03
And yet you accept the
meeting invitation, and you go.
Och ändå accepterar du mötesbokningen,
och du går dit.
01:07
And when this highly
unproductive session is over,
Och när detta mycket
improduktiva möte är över
går du tillbaka till ditt skrivbord,
01:10
you go back to your desk,
du står där och du säger,
01:12
and you stand at your
desk and you say,
"Åh, jag önskar jag kunde
få tillbaka de där timmarna,
01:14
"Boy, I wish I had those two hours back,
precis som jag önskar att
jag fick min stol."
01:16
like I wish I had my chair back."
(Skratt)
01:18
(Laughter)
Varenda dag tillåter vi våra kollegor,
01:20
Every day, we allow our coworkers,
vilka annars är väldigt, väldigt trevliga,
01:22
who are otherwise very,
very nice people,
att stjäla från oss.
01:24
to steal from us.
Jag pratar om något som är
bra mycket mer värdefullt
01:26
And I'm talking about something far
more valuable than office furniture.
än kontorsmöbler.
01:30
I'm talking about time. Your time.
Jag pratar om tid. Er tid.
Jag tror faktiskt att,
01:33
In fact, I believe that
vi befinner oss i en global epidemi
01:36
we are in the middle
of a global epidemic
en fruktansvärd ny sjukdom känd som MAS:
01:38
of a terrible new illness
known as MAS:
"Mindless Accept Syndrome".
01:43
Mindless Accept Syndrome.
(Skratt)
01:46
(Laughter)
Det viktigaste symtomet
på Mindless Accept Syndrome
01:48
The primary symptom of
Mindless Accept Syndrome
är att tacka ja till ett möte
direkt när det poppar upp i kalendern.
01:50
is just accepting a meeting invitation
the minute it pops up in your calendar.
(Skratt)
01:54
(Laughter)
Det är en ofrivillig reflex - pling,
klick, plong - i kalendern,
01:55
It's an involuntary reflex — ding,
click, bing — it's in your calendar,
"Måste rusa, jag är redan
sen till ett möte."
01:59
"Gotta go, I'm already late
for a meeting." (Laughter)
(Skratt)
02:02
Meetings are important, right?
Men möten är väl viktiga?
Och samarbete är nyckeln
till framgång för företag.
02:05
And collaboration is key to
the success of any enterprise.
Och ett välplanerat möte,
kan ge verkligt positiva resultat.
02:08
And a well-run meeting can yield
really positive, actionable results.
Men mellan globalisering
02:11
But between globalization
och nydanande informationsteknologi,
02:13
and pervasive information technology,
har sättet vi arbetar på
02:15
the way that we work
verkligen förändrats dramatiskt
över de senaste åren.
02:17
has really changed dramatically
over the last few years.
Och vi är bedrövade.
02:20
And we're miserable. (Laughter)
(Skratt)
Bedrövade, inte för att någon annan
inte skulle kunna hålla ett bra möte,
02:23
And we're miserable not because the
other guy can't run a good meeting,
utan på grund av MAS, vårt
Mindless Accept Syndrome,
02:27
it's because of MAS, our
Mindless Accept Syndrome,
vilket är ett självförvållat sår.
02:30
which is a self-inflicted wound.
02:33
Actually, I have evidence to prove
that MAS is a global epidemic.
Jag har rentav bevis för
att MAS är en global epidemi.
Låt mig berätta varför.
02:39
Let me tell you why.
För några år sedan, lade jag ut
ett videoklipp på You Tube,
02:40
A couple of years ago, I put a video
on Youtube, and in the video,
Jag imiterade varenda hemsk
telefonkonferens du någonsin deltagit i.
02:45
I acted out every terrible
conference call you've ever been on.
Det håller på i cirka fem minuter,
02:48
It goes on for about five minutes,
och det återspeglar allt
som vi avskyr med riktigt dåliga möten.
02:49
and it has all the things that we
hate about really bad meetings.
Det finns en moderator som inte har
en aning om hur mötet ska hållas,
02:53
There's the moderator who has
no idea how to run the meeting.
Det finns deltagare som inte har
en aning om varför de är där.
02:56
There are the participants who
have no idea why they're there.
02:58
The whole thing kind of collapses
into this collaborative train wreck.
Alltihop liksom havererar.
Och alla lämnar mötet arga.
03:02
And everybody leaves very angry.
Det är nästan roligt.
03:05
It's kind of funny.
(Skratt)
03:06
(Laughter)
03:08
Let's take a quick look.
Låt oss ta en snabb titt.
03:10
(Video) Our goal today is to come to an
agreement on a very important proposal.
(Video) Målet idag är att komma överens
kring ett väldigt viktigt förslag.
03:14
As a group, we need to decide if —
Vi måste ta beslut om --
pip pip --
03:16
bloop bloop —
(Skratt)
03:19
Hi, who just joined?
Hallå, vem ringde precis in?
Hej, det är Joe. Jag jobbar hemifrån idag.
03:22
Hi, it's Joe. I'm working from home today.
(Skratt)
03:25
(Laughter)
03:27
Hi, Joe. Thanks for
joining us today, great.
Hej Joe. Tack för att
du ringde in, toppen.
Som jag precis sa,
vi har många med oss idag,
03:30
I was just saying, we have a lot of people
on the call we'd like to get through,
så låt oss skippa uppropet
03:33
so let's skip the roll call
så dyker jag rakt på ämnet.
03:35
and I'm gonna dive right in.
Målet idag är att komma överens
kring ett väldigt viktigt förslag.
03:37
Our goal today is to come to an
agreement on a very important proposal.
Vi måste ta beslut om --
03:41
As a group, we need to decide if —
pip pip --
03:44
bloop bloop —
(Skratt)
03:45
(Laughter)
Hallå, vem ringde precis in?
03:47
Hi, who just joined?
Ingen? Jag tyckte jag hörde ett pip.
(Skratt)
03:49
No? I thought I heard a beep. (Laughter)
Känner ni igen detta?
03:53
Sound familiar?
Japp, det är välbekant för mig också.
03:55
Yeah, it sounds familiar
to me, too.
Några veckor efter att jag laddat upp det,
03:57
A couple of weeks after I put that online,
hade 500 000 människor
i ett dussintal länder,
03:59
500,000 people in dozens of countries,
jag menar dussintals länder,
04:02
I mean dozens of countries,
sett videoklippet.
04:04
watched this video.
Och tre år senare, får det fortfarande
tusentals tittare varje månad.
04:05
And three years later, it's still getting
thousands of views every month.
Närmare en miljon har hittills sett det.
04:08
It's close to about a million right now.
Faktum är, några av
världens största bolag,
04:10
And in fact, some of the biggest
companies in the world,
välkända bolag, jag nämner inga namn,
04:12
companies that you've
heard of but I won't name,
har bett om min tillåtelse
att använda videon
04:14
have asked for my permission to use
this video in their new-hire training
i sina internutbildningar
04:18
to teach their new employees how
not to run a meeting at their company.
för att lära de nyanställda hur man
inte ska hålla möten i deras företag.
Och om siffrorna,
04:22
And if the numbers —
klippet har visats miljoner gånger
och använts av många företag,
04:24
there are a million views and it's
being used by all these companies —
04:26
aren't enough proof that we have
a global problem with meetings,
inte räcker för att bevisa
att vi har ett globalt problem,
finns det flera, flera tusen
04:30
there are the many, many thousands
kommentarer som postades
04:31
of comments posted online
efter att videon lades upp.
04:33
after the video went up.
Tusentals människor skrev saker som,
04:35
Thousands of people wrote things like,
"Ojoj, så såg min dag ut idag!"
04:37
"OMG, that was my day today!"
"Sån ser varenda dag ut för mig!"
04:39
"That was my day every day!"
"Det där är mitt liv."
04:41
"This is my life."
En kille skrev,
04:42
One guy wrote,
"Det är roligt för det är sant.
04:43
"It's funny because it's true.
Hemskt, sorgligt och deprimerande sant.
04:45
Eerily, sadly, depressingly true.
Jag skrattade tills jag grät.
04:46
It made me laugh until I cried.
Och grät. Och grät lite till."
04:48
And cried. And I cried some more."
(Skratt)
04:51
(Laughter)
Den stackars killen sade,
04:53
This poor guy said,
"Det är min vardag fram tills jag
pensioneras eller dör, suck."
04:54
"My daily life until
retirement or death, sigh."
Detta är riktiga citat
04:59
These are real quotes
och det är riktigt sorgligt.
05:01
and it's real sad.
Ett genomgående tema
för alla kommentarer online
05:02
A common theme running through
all of these comments online
är den grundläggande övertygelsen
att vi är maktlösa
05:05
is this fundamental belief
that we are powerless
och inte kan göra något annat än gå dit
05:08
to do anything other
than go to meetings
och genomlida dessa
dåligt genomförda möten
05:10
and suffer through these
poorly run meetings
i hopp om att nästa möte ska bli bättre.
05:12
and live to meet another day.
Men sanningen är
att vi inte alls är maktlösa.
05:14
But the truth is, we're
not powerless at all.
Faktum är att botemedlet
mot MAS finns i våra händer.
05:17
In fact, the cure for MAS
is right here in our hands.
05:20
It's right at our fingertips, literally.
Det finns bokstavligt talat
i fingertopparna.
05:22
It's something that I call ¡No MAS!
Det är nånting som jag kallar,
Nej till MAS!
(Skratt)
05:26
(Laughter)
Vilket, om jag minns min skolspanska,
05:28
Which, if I remember my
high school Spanish,
betyder ungefär, "Det räcker nu,
sätt stopp för det!"
05:30
means something like,
"Enough already, make it stop!"
Så här fungerar Nej till MAS.
Det är väldigt enkelt.
05:33
Here's how No MAS
works. It's very simple.
För det första, nästa gång
du får en mötesinbjudan
05:36
First of all, the next time you
get a meeting invitation
som inte innehåller
någon vettig information,
05:39
that doesn't have a lot
of information in it at all,
klicka på Preliminärt-knappen!
05:42
click the tentative button!
Det är tillåtet, det är därför den är där.
05:44
It's okay, you're allowed,
that's why it's there.
Den finns bredvid Ja-knappen.
05:46
It's right next to the accept button.
Eller Kanske-knappen, eller vilken
annan så att du inte klickar ja direkt.
05:48
Or the maybe button, or whatever button
is there for you not to accept immediately.
Därefter, kontakta personen
som bjöd in dig till mötet.
05:51
Then, get in touch with the person
who asked you to the meeting.
Tala om att du är glad
att kunna stötta deras arbete,
05:55
Tell them you're very excited
to support their work,
fråga vad syftet med mötet är,
05:58
ask them what the goal
of the meeting is,
och säg att du är intresserad av
att hjälpa dem uppnå sina mål.
06:00
and tell them you're interested in learning
how you can help them achieve their goal.
Om vi gör så här tillräckligt ofta,
06:03
And if we do this often enough,
och vi gör det med respekt,
06:05
and we do it respectfully,
kommer folk att tänka efter lite mer
06:07
people might start to be
a little bit more thoughtful
kring hur de sätter ihop
mötesinbjudningar.
06:09
about the way they put together
meeting invitations.
Och du kan göra mer genomtänkta val
om att delta eller inte.
06:11
And you can make more thoughtful
decisions about accepting it.
Folk kanske till och med börjar skicka
med mötesagendor. Tänk er det!
06:14
People might actually start
sending out agendas. Imagine!
De håller kanske inte telefonmöte
med tolv personer
06:17
Or they might not have a conference call
with 12 people to talk about a status
för att prata om en status
06:21
when they could just do a quick
email and get it done with.
när de istället kan skicka
ett snabbt email och få det avklarat.
Folk kanske till och med börjar ändra
sitt beteende eftersom du har ändrat ditt.
06:24
People just might start to change their
behavior because you changed yours.
Och de kanske till och med
lämnar tillbaka din stol. (Skratt)
06:29
And they just might bring
your chair back, too. (Laughter)
Inget mer MAS!
06:33
No MAS!
Tack.
06:34
Thank you.
(Applåder)
06:35
(Applause).
Translated by Anette Smedberg
Reviewed by Annika Bidner

▲Back to top

About the speaker:

David Grady - Information security manager
David Grady is on a crusade to help you take back your calendar.

Why you should listen

David Grady is an information security manager who believes that strong communication skills are
a necessity in today’s global economy. He has been a print journalist, a “PR guy” and a website producer, and has ghostwritten speeches and magazine articles for Fortune 500 company executives. A mid-life career change brought him into the world of information risk management, where every day he uses his communications experience to transform complex problems into understandable challenges.

More profile about the speaker
David Grady | Speaker | TED.com