TED@State Street Boston
David Grady: How to save the world (or at least yourself) from bad meetings
David Grady: Rädda världen (eller åtminstone dig själv) från dåliga möten
Filmed:
Readability: 3
2,459,605 views
En epidemi av dåliga, ineffektiva, överbefolkade möten plågar världens företag, och medarbetarna är bedrövade. David Grady framför här sina tankar kring hur man kan stoppa den.
David Grady - Information security manager
David Grady is on a crusade to help you take back your calendar. Full bio
David Grady is on a crusade to help you take back your calendar. Full bio
Double-click the English transcript below to play the video.
00:13
Picture this:
0
1272
1377
Föreställ dig följande;
00:14
It's Monday morning,
1
2649
1093
det är måndag morgon,
00:15
you're at the office,
2
3742
1119
du är på kontoret,
00:16
you're settling in for the day at work,
3
4861
1754
du förbereder dig för dagens arbete,
00:18
and this guy that you sort of
recognize from down the hall,
recognize from down the hall,
4
6615
2822
då killen som ser bekant ut
och sitter i samma korridor,
och sitter i samma korridor,
00:21
walks right into your cubicle
5
9437
1836
går rakt in på din plats
00:23
and he steals your chair.
6
11273
1402
och stjäl din stol.
00:24
Doesn't say a word —
7
12675
1242
Säger inte ett ord,
00:25
just rolls away with it.
8
13917
1388
bara rullar iväg med den.
00:27
Doesn't give you any information
about why he took your chair
about why he took your chair
9
15305
2483
Säger ingeting om varför
han tog just din stol
han tog just din stol
00:29
out of all the other chairs
that are out there.
that are out there.
10
17788
2111
av alla stolar som finns på kontoret.
00:31
Doesn't acknowledge the fact
that you might need your chair
that you might need your chair
11
19899
2142
Bryr sig inte om att du
kanske behöver stolen
kanske behöver stolen
00:34
to get some work done today.
12
22041
1541
för att få något gjort idag.
00:35
You wouldn't stand for
it. You'd make a stink.
it. You'd make a stink.
13
23582
2257
Du skulle inte acceptera det.
Du skulle bråka.
Du skulle bråka.
00:37
You'd follow that guy
back to his cubicle
back to his cubicle
14
25839
2027
Du skulle följa efter honom
till hans plats
till hans plats
00:39
and you'd say, "Why my chair?"
15
27866
3312
och säga, "Varför just min stol?"
00:43
Okay, so now it's Tuesday morning
and you're at the office,
and you're at the office,
16
31178
4121
Okej, nu är det tisdag morgon
och du är på kontoret,
och du är på kontoret,
00:47
and a meeting invitation pops
up in your calendar.
up in your calendar.
17
35299
2729
och en mötesinbjudan
dyker upp i din kalender.
dyker upp i din kalender.
00:50
(Laughter)
18
38028
1605
(Skratt)
00:51
And it's from this woman who you
kind of know from down the hall,
kind of know from down the hall,
19
39633
3076
Det är från kvinnan längre ner
i korridoren som du nästan känner igen,
i korridoren som du nästan känner igen,
00:54
and the subject line references some
project that you heard a little bit about.
project that you heard a little bit about.
20
42709
3805
och ärenderaden refererar till
ett projekt som du hört lite om.
ett projekt som du hört lite om.
00:58
But there's no agenda.
21
46514
1683
Men ingen agenda är bifogad.
01:00
There's no information about why
you were invited to the meeting.
you were invited to the meeting.
22
48197
3076
Det finns inget som talar om
varför just du är inbjuden.
varför just du är inbjuden.
01:03
And yet you accept the
meeting invitation, and you go.
meeting invitation, and you go.
23
51273
4616
Och ändå accepterar du mötesbokningen,
och du går dit.
01:07
And when this highly
unproductive session is over,
unproductive session is over,
24
55889
2927
Och när detta mycket
improduktiva möte är över
improduktiva möte är över
går du tillbaka till ditt skrivbord,
01:10
you go back to your desk,
25
58816
1683
01:12
and you stand at your
desk and you say,
desk and you say,
26
60499
1509
du står där och du säger,
01:14
"Boy, I wish I had those two hours back,
27
62008
2663
"Åh, jag önskar jag kunde
få tillbaka de där timmarna,
få tillbaka de där timmarna,
precis som jag önskar att
jag fick min stol."
jag fick min stol."
01:16
like I wish I had my chair back."
28
64671
2003
01:18
(Laughter)
29
66674
1506
(Skratt)
01:20
Every day, we allow our coworkers,
30
68180
2571
Varenda dag tillåter vi våra kollegor,
01:22
who are otherwise very,
very nice people,
very nice people,
31
70751
2214
vilka annars är väldigt, väldigt trevliga,
01:24
to steal from us.
32
72965
1667
att stjäla från oss.
01:26
And I'm talking about something far
more valuable than office furniture.
more valuable than office furniture.
33
74632
4078
Jag pratar om något som är
bra mycket mer värdefullt
bra mycket mer värdefullt
än kontorsmöbler.
01:30
I'm talking about time. Your time.
34
78710
3029
Jag pratar om tid. Er tid.
01:33
In fact, I believe that
35
81739
2653
Jag tror faktiskt att,
01:36
we are in the middle
of a global epidemic
of a global epidemic
36
84392
2485
vi befinner oss i en global epidemi
01:38
of a terrible new illness
known as MAS:
known as MAS:
37
86877
5040
en fruktansvärd ny sjukdom känd som MAS:
01:43
Mindless Accept Syndrome.
38
91917
2273
"Mindless Accept Syndrome".
01:46
(Laughter)
39
94190
1894
(Skratt)
01:48
The primary symptom of
Mindless Accept Syndrome
Mindless Accept Syndrome
40
96084
2701
Det viktigaste symtomet
på Mindless Accept Syndrome
på Mindless Accept Syndrome
01:50
is just accepting a meeting invitation
the minute it pops up in your calendar.
the minute it pops up in your calendar.
41
98785
3920
är att tacka ja till ett möte
direkt när det poppar upp i kalendern.
direkt när det poppar upp i kalendern.
(Skratt)
01:54
(Laughter)
42
102705
1270
01:55
It's an involuntary reflex — ding,
click, bing — it's in your calendar,
click, bing — it's in your calendar,
43
103975
3668
Det är en ofrivillig reflex - pling,
klick, plong - i kalendern,
klick, plong - i kalendern,
"Måste rusa, jag är redan
sen till ett möte."
sen till ett möte."
01:59
"Gotta go, I'm already late
for a meeting." (Laughter)
for a meeting." (Laughter)
44
107643
3293
(Skratt)
02:02
Meetings are important, right?
45
110936
2387
Men möten är väl viktiga?
02:05
And collaboration is key to
the success of any enterprise.
the success of any enterprise.
46
113323
2946
Och samarbete är nyckeln
till framgång för företag.
till framgång för företag.
02:08
And a well-run meeting can yield
really positive, actionable results.
really positive, actionable results.
47
116269
3393
Och ett välplanerat möte,
kan ge verkligt positiva resultat.
kan ge verkligt positiva resultat.
02:11
But between globalization
48
119662
1758
Men mellan globalisering
02:13
and pervasive information technology,
49
121420
2315
och nydanande informationsteknologi,
02:15
the way that we work
50
123735
1671
har sättet vi arbetar på
02:17
has really changed dramatically
over the last few years.
over the last few years.
51
125406
3229
verkligen förändrats dramatiskt
över de senaste åren.
över de senaste åren.
02:20
And we're miserable. (Laughter)
52
128635
3207
Och vi är bedrövade.
(Skratt)
Bedrövade, inte för att någon annan
inte skulle kunna hålla ett bra möte,
inte skulle kunna hålla ett bra möte,
02:23
And we're miserable not because the
other guy can't run a good meeting,
other guy can't run a good meeting,
53
131842
3540
02:27
it's because of MAS, our
Mindless Accept Syndrome,
Mindless Accept Syndrome,
54
135382
2812
utan på grund av MAS, vårt
Mindless Accept Syndrome,
Mindless Accept Syndrome,
02:30
which is a self-inflicted wound.
55
138194
3776
vilket är ett självförvållat sår.
02:33
Actually, I have evidence to prove
that MAS is a global epidemic.
that MAS is a global epidemic.
56
141970
5147
Jag har rentav bevis för
att MAS är en global epidemi.
att MAS är en global epidemi.
02:39
Let me tell you why.
57
147117
1647
Låt mig berätta varför.
02:40
A couple of years ago, I put a video
on Youtube, and in the video,
on Youtube, and in the video,
58
148764
4272
För några år sedan, lade jag ut
ett videoklipp på You Tube,
ett videoklipp på You Tube,
Jag imiterade varenda hemsk
telefonkonferens du någonsin deltagit i.
telefonkonferens du någonsin deltagit i.
02:45
I acted out every terrible
conference call you've ever been on.
conference call you've ever been on.
59
153036
3198
02:48
It goes on for about five minutes,
60
156234
1659
Det håller på i cirka fem minuter,
02:49
and it has all the things that we
hate about really bad meetings.
hate about really bad meetings.
61
157893
3191
och det återspeglar allt
som vi avskyr med riktigt dåliga möten.
som vi avskyr med riktigt dåliga möten.
02:53
There's the moderator who has
no idea how to run the meeting.
no idea how to run the meeting.
62
161084
3343
Det finns en moderator som inte har
en aning om hur mötet ska hållas,
en aning om hur mötet ska hållas,
02:56
There are the participants who
have no idea why they're there.
have no idea why they're there.
63
164427
2558
Det finns deltagare som inte har
en aning om varför de är där.
en aning om varför de är där.
02:58
The whole thing kind of collapses
into this collaborative train wreck.
into this collaborative train wreck.
64
166985
3703
Alltihop liksom havererar.
03:02
And everybody leaves very angry.
65
170688
2426
Och alla lämnar mötet arga.
03:05
It's kind of funny.
66
173114
1789
Det är nästan roligt.
03:06
(Laughter)
67
174903
1583
(Skratt)
03:08
Let's take a quick look.
68
176486
2152
Låt oss ta en snabb titt.
03:10
(Video) Our goal today is to come to an
agreement on a very important proposal.
agreement on a very important proposal.
69
178638
3827
(Video) Målet idag är att komma överens
kring ett väldigt viktigt förslag.
kring ett väldigt viktigt förslag.
03:14
As a group, we need to decide if —
70
182465
2087
Vi måste ta beslut om --
03:16
bloop bloop —
71
184552
2779
pip pip --
(Skratt)
03:19
Hi, who just joined?
72
187331
3567
Hallå, vem ringde precis in?
Hej, det är Joe. Jag jobbar hemifrån idag.
03:22
Hi, it's Joe. I'm working from home today.
73
190898
3012
03:25
(Laughter)
74
193910
1890
(Skratt)
03:27
Hi, Joe. Thanks for
joining us today, great.
joining us today, great.
75
195800
3068
Hej Joe. Tack för att
du ringde in, toppen.
du ringde in, toppen.
Som jag precis sa,
vi har många med oss idag,
vi har många med oss idag,
03:30
I was just saying, we have a lot of people
on the call we'd like to get through,
on the call we'd like to get through,
76
198868
2790
03:33
so let's skip the roll call
77
201658
1634
så låt oss skippa uppropet
03:35
and I'm gonna dive right in.
78
203292
2673
så dyker jag rakt på ämnet.
03:37
Our goal today is to come to an
agreement on a very important proposal.
agreement on a very important proposal.
79
205965
3875
Målet idag är att komma överens
kring ett väldigt viktigt förslag.
kring ett väldigt viktigt förslag.
03:41
As a group, we need to decide if —
80
209840
2565
Vi måste ta beslut om --
03:44
bloop bloop —
81
212405
1293
pip pip --
03:45
(Laughter)
82
213698
1463
(Skratt)
03:47
Hi, who just joined?
83
215161
2023
Hallå, vem ringde precis in?
03:49
No? I thought I heard a beep. (Laughter)
84
217184
4809
Ingen? Jag tyckte jag hörde ett pip.
(Skratt)
(Skratt)
03:53
Sound familiar?
85
221993
1636
Känner ni igen detta?
03:55
Yeah, it sounds familiar
to me, too.
to me, too.
86
223629
1977
Japp, det är välbekant för mig också.
03:57
A couple of weeks after I put that online,
87
225606
2056
Några veckor efter att jag laddat upp det,
03:59
500,000 people in dozens of countries,
88
227662
2801
hade 500 000 människor
i ett dussintal länder,
i ett dussintal länder,
04:02
I mean dozens of countries,
89
230463
1640
jag menar dussintals länder,
04:04
watched this video.
90
232103
1184
sett videoklippet.
04:05
And three years later, it's still getting
thousands of views every month.
thousands of views every month.
91
233287
3354
Och tre år senare, får det fortfarande
tusentals tittare varje månad.
tusentals tittare varje månad.
04:08
It's close to about a million right now.
92
236641
1967
Närmare en miljon har hittills sett det.
04:10
And in fact, some of the biggest
companies in the world,
companies in the world,
93
238608
2008
Faktum är, några av
världens största bolag,
världens största bolag,
04:12
companies that you've
heard of but I won't name,
heard of but I won't name,
94
240616
1910
välkända bolag, jag nämner inga namn,
04:14
have asked for my permission to use
this video in their new-hire training
this video in their new-hire training
95
242526
3895
har bett om min tillåtelse
att använda videon
att använda videon
i sina internutbildningar
04:18
to teach their new employees how
not to run a meeting at their company.
not to run a meeting at their company.
96
246421
4249
för att lära de nyanställda hur man
inte ska hålla möten i deras företag.
inte ska hålla möten i deras företag.
04:22
And if the numbers —
97
250670
1485
Och om siffrorna,
klippet har visats miljoner gånger
och använts av många företag,
och använts av många företag,
04:24
there are a million views and it's
being used by all these companies —
being used by all these companies —
98
252155
2381
04:26
aren't enough proof that we have
a global problem with meetings,
a global problem with meetings,
99
254536
3526
inte räcker för att bevisa
att vi har ett globalt problem,
att vi har ett globalt problem,
04:30
there are the many, many thousands
100
258062
1777
finns det flera, flera tusen
04:31
of comments posted online
101
259839
1620
kommentarer som postades
04:33
after the video went up.
102
261459
2188
efter att videon lades upp.
04:35
Thousands of people wrote things like,
103
263647
1974
Tusentals människor skrev saker som,
04:37
"OMG, that was my day today!"
104
265621
1854
"Ojoj, så såg min dag ut idag!"
04:39
"That was my day every day!"
105
267475
1963
"Sån ser varenda dag ut för mig!"
04:41
"This is my life."
106
269438
1159
"Det där är mitt liv."
04:42
One guy wrote,
107
270597
930
En kille skrev,
04:43
"It's funny because it's true.
108
271527
1539
"Det är roligt för det är sant.
04:45
Eerily, sadly, depressingly true.
109
273066
1907
Hemskt, sorgligt och deprimerande sant.
04:46
It made me laugh until I cried.
110
274973
1718
Jag skrattade tills jag grät.
04:48
And cried. And I cried some more."
111
276691
2750
Och grät. Och grät lite till."
04:51
(Laughter)
112
279441
1632
(Skratt)
04:53
This poor guy said,
113
281073
1461
Den stackars killen sade,
04:54
"My daily life until
retirement or death, sigh."
retirement or death, sigh."
114
282534
5077
"Det är min vardag fram tills jag
pensioneras eller dör, suck."
pensioneras eller dör, suck."
04:59
These are real quotes
115
287611
1400
Detta är riktiga citat
05:01
and it's real sad.
116
289011
1799
och det är riktigt sorgligt.
05:02
A common theme running through
all of these comments online
all of these comments online
117
290810
2823
Ett genomgående tema
för alla kommentarer online
för alla kommentarer online
05:05
is this fundamental belief
that we are powerless
that we are powerless
118
293633
2541
är den grundläggande övertygelsen
att vi är maktlösa
att vi är maktlösa
05:08
to do anything other
than go to meetings
than go to meetings
119
296174
1901
och inte kan göra något annat än gå dit
05:10
and suffer through these
poorly run meetings
poorly run meetings
120
298075
2378
och genomlida dessa
dåligt genomförda möten
dåligt genomförda möten
05:12
and live to meet another day.
121
300453
2089
i hopp om att nästa möte ska bli bättre.
05:14
But the truth is, we're
not powerless at all.
not powerless at all.
122
302542
3141
Men sanningen är
att vi inte alls är maktlösa.
att vi inte alls är maktlösa.
05:17
In fact, the cure for MAS
is right here in our hands.
is right here in our hands.
123
305683
3093
Faktum är att botemedlet
mot MAS finns i våra händer.
mot MAS finns i våra händer.
05:20
It's right at our fingertips, literally.
124
308792
2185
Det finns bokstavligt talat
i fingertopparna.
i fingertopparna.
05:22
It's something that I call ¡No MAS!
125
310977
3261
Det är nånting som jag kallar,
Nej till MAS!
(Skratt)
05:26
(Laughter)
126
314238
2230
05:28
Which, if I remember my
high school Spanish,
high school Spanish,
127
316468
2398
Vilket, om jag minns min skolspanska,
05:30
means something like,
"Enough already, make it stop!"
"Enough already, make it stop!"
128
318866
2791
betyder ungefär, "Det räcker nu,
sätt stopp för det!"
sätt stopp för det!"
05:33
Here's how No MAS
works. It's very simple.
works. It's very simple.
129
321657
2752
Så här fungerar Nej till MAS.
Det är väldigt enkelt.
Det är väldigt enkelt.
05:36
First of all, the next time you
get a meeting invitation
get a meeting invitation
130
324409
3197
För det första, nästa gång
du får en mötesinbjudan
du får en mötesinbjudan
05:39
that doesn't have a lot
of information in it at all,
of information in it at all,
131
327606
2847
som inte innehåller
någon vettig information,
någon vettig information,
05:42
click the tentative button!
132
330453
1840
klicka på Preliminärt-knappen!
05:44
It's okay, you're allowed,
that's why it's there.
that's why it's there.
133
332293
2450
Det är tillåtet, det är därför den är där.
05:46
It's right next to the accept button.
134
334743
1509
Den finns bredvid Ja-knappen.
05:48
Or the maybe button, or whatever button
is there for you not to accept immediately.
is there for you not to accept immediately.
135
336252
3594
Eller Kanske-knappen, eller vilken
annan så att du inte klickar ja direkt.
annan så att du inte klickar ja direkt.
05:51
Then, get in touch with the person
who asked you to the meeting.
who asked you to the meeting.
136
339846
3783
Därefter, kontakta personen
som bjöd in dig till mötet.
som bjöd in dig till mötet.
05:55
Tell them you're very excited
to support their work,
to support their work,
137
343629
2586
Tala om att du är glad
att kunna stötta deras arbete,
att kunna stötta deras arbete,
05:58
ask them what the goal
of the meeting is,
of the meeting is,
138
346215
2015
fråga vad syftet med mötet är,
06:00
and tell them you're interested in learning
how you can help them achieve their goal.
how you can help them achieve their goal.
139
348230
3687
och säg att du är intresserad av
att hjälpa dem uppnå sina mål.
att hjälpa dem uppnå sina mål.
06:03
And if we do this often enough,
140
351917
1928
Om vi gör så här tillräckligt ofta,
06:05
and we do it respectfully,
141
353845
1338
och vi gör det med respekt,
06:07
people might start to be
a little bit more thoughtful
a little bit more thoughtful
142
355183
2037
kommer folk att tänka efter lite mer
06:09
about the way they put together
meeting invitations.
meeting invitations.
143
357220
2462
kring hur de sätter ihop
mötesinbjudningar.
mötesinbjudningar.
Och du kan göra mer genomtänkta val
om att delta eller inte.
om att delta eller inte.
06:11
And you can make more thoughtful
decisions about accepting it.
decisions about accepting it.
144
359682
2852
Folk kanske till och med börjar skicka
med mötesagendor. Tänk er det!
med mötesagendor. Tänk er det!
06:14
People might actually start
sending out agendas. Imagine!
sending out agendas. Imagine!
145
362534
3260
De håller kanske inte telefonmöte
med tolv personer
med tolv personer
06:17
Or they might not have a conference call
with 12 people to talk about a status
with 12 people to talk about a status
146
365794
3748
för att prata om en status
06:21
when they could just do a quick
email and get it done with.
email and get it done with.
147
369542
3283
när de istället kan skicka
ett snabbt email och få det avklarat.
ett snabbt email och få det avklarat.
06:24
People just might start to change their
behavior because you changed yours.
behavior because you changed yours.
148
372825
4834
Folk kanske till och med börjar ändra
sitt beteende eftersom du har ändrat ditt.
sitt beteende eftersom du har ändrat ditt.
06:29
And they just might bring
your chair back, too. (Laughter)
your chair back, too. (Laughter)
149
377659
3485
Och de kanske till och med
lämnar tillbaka din stol. (Skratt)
lämnar tillbaka din stol. (Skratt)
06:33
No MAS!
150
381144
1375
Inget mer MAS!
06:34
Thank you.
151
382519
1440
Tack.
(Applåder)
06:35
(Applause).
152
383959
2066
ABOUT THE SPEAKER
David Grady - Information security managerDavid Grady is on a crusade to help you take back your calendar.
Why you should listen
David Grady is an information security manager who believes that strong communication skills are a necessity in today’s global economy. He has been a print journalist, a “PR guy” and a website producer, and has ghostwritten speeches and magazine articles for Fortune 500 company executives. A mid-life career change brought him into the world of information risk management, where every day he uses his communications experience to transform complex problems into understandable challenges.
David Grady | Speaker | TED.com